Bye bye Verwaltungschaos rund um Urlaub und Abwesenheit!

von Gabriele Kaier, 08.11.2021

Urlaub beantragen, genehmigen, Resturlaub berechnen und den Überblick über Urlaubs- und Krankenstände behalten – all diese Aufgaben können zeitaufwendig und mühsam sein. Es ist an der Zeit, auf eine digitale Abwesenheitsverwaltung umzusteigen.

Weniger Aufwand, mehr Überblick, bessere Planung

Der Verzicht auf eine Software zur Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung bedeutet oftmals eine enorme Belastung für Personalabteilungen. Die Berechnung des Jahresurlaubs eines jeden Mitarbeitenden, die Nachverfolgung von Abwesenheiten, das Managen von Krankenstand usw. ist ohne entsprechendes Tool mühsam und aufwendig. Viele Abteilungen nutzen jedoch nach wie vor einen einfachen Excel-Urlaubsplaner zur Urlaubsverwaltung ihrer Mitarbeitenden.

Eine Software für die Abwesenheits- und Urlaubsplanung hilft Ihnen, viel effektiver und effizienter zu arbeiten. Diese Software ist darauf ausgerichtet, die Aufgaben der Personalverwaltung zu optimieren, zu beschleunigen und zu vereinfachen. Werfen wir daher einen Blick auf die Vorteile und Funktionen, die Ihnen diese Software bieten kann.

Aufgaben automatisieren

Die Automatisierung von Aufgaben gehört zu den Hauptvorteilen, denn diese ermöglicht einen besseren und reibungslosen Arbeitsprozess. Der Urlaubskalender der Mitarbeitenden wird stets aktualisiert. Sie sehen jederzeit, über wie viel Resturlaub Sie noch verfügen, denn bereits konsumierte Urlaubstage werden automatisch abgezogen.

Im Excel-Formular müssen alle Informationen händisch eingetragen werden. Jeder Urlaubsantrag der Mitarbeitenden muss eingegeben und der Resturlaub manuell aktualisiert werden. So passieren leicht Fehler, die zu Unstimmigkeiten mit der betreffenden Person führen können.

Wenn Sie die TimeTac Arbeitszeiterfassung nutzen, ohne diese mit dem Modul der TimeTac Urlaubsverwaltung zu kombinieren, dann müssen Sie die Abwesenheiten manuell in der Stundenabrechnung eintragen. Wenn Sie beide Software-Module kombinieren, werden die Urlaube und Abwesenheiten automatisch berücksichtigt.

Zeitersparnis

Abwesenheitsmanagement und Urlaubsverwaltung verursachen einen hohen Administrationsaufwand in der Personalabteilung. Verwaltungsaufgaben wie Urlaubsanträge bearbeiten, Fehlzeiten in Excel-Listen eintragen etc. gehören zu den größten Zeitfressern bei Personalverantwortlichen und kosten das Unternehmen nicht nur Zeit, sondern de facto Geld. Durch den Einsatz der entsprechenden Software können Sie Ihre Ressourcen optimieren und bessere Ergebnisse erzielen.

Zu den aufwendigsten Aufgaben für die/den Personalmanager/in zählt dabei die Verwaltung des Jahresurlaubs. Die Mitarbeitenden suchen per Mail bei der/dem zuständigen Managerin/Manager an und beantragen ihre Urlaubstage. Danach überprüft der zuständige Mitarbeitende die Urlaubsplanung und antwortet auf die E-Mail. Die gewünschten Urlaubstage werden dann noch in die Tabelle manuell eingetragen. Dieser Prozess generiert nicht nur eine große Anzahl an E-Mails im Posteingang, sondern nimmt auch noch dazu viel Zeit in Anspruch.

In der Urlaubsverwaltung von TimeTac können die Mitarbeitenden direkt über das System Urlaub beantragen und die/der Vorgesetzte genehmigt oder lehnt diesen mit wenigen Klicks ab. Die/der Manager/in kann sich vor dieser Entscheidung den Urlaubskalender der betroffenen Person anzeigen lassen und so ganz leicht sicherstellen, dass alle Erfordernisse abgedeckt sind.

Erreichbarkeit und Teamwork

Die TimeTac Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung ist webbasiert. Das bedeutet, dass alle Daten in der Cloud gespeichert sind und so die Teamarbeit erheblich erleichtert wird. Warum? Jeder Mitarbeitende der Personalabteilung hat Zugriff auf die Software und kann alle darin enthaltenen Informationen jederzeit einsehen. Diese Informationen werden wiederum mit dem Rest des Teams geteilt und in Echtzeit aktualisiert.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Personalabteilung von jedem Gerät aus und zu jeder Zeit auf die Plattform zugreifen kann. Sie müssen nicht mehr im Büro sein, um damit arbeiten zu können. Verwalten Sie Ihr Team von wo und wann auch immer Sie wollen, gerne auch via Smartphone.

Wertvolle Einblicke

Mit wenigen Klicks gelangen Sie zu den Abwesenheitsquoten für einzelne Mitarbeitende oder ganze Abteilungen, sei es für den internen Gebrauch oder zur Weitergabe an das Management.