5 Tipps für produktive Meetings plus Checkliste

von Anna Eisner-Kollmann, 13.03.2024

Sie sitzen in einem Meeting, es werden keine relevanten Themen besprochen und am Ende sind Sie gleich schlau wie zuvor? In diesem Beitrag stellen wir Ihnen fünf Tipps für mehr Effizienz in Besprechungen vor, die Sie auch gerne Ihrem Team weitergeben können - inklusive Checkliste.

Wenn nach dem Meeting zu viele Fragen offen sind

Mitarbeitende verbringen rund 15 Prozent ihrer Arbeitszeit pro Jahr in Besprechungen. Führungskräfte halten sich rund zwei Tage pro Woche in Sitzungen mit mehr als drei Teilnehmenden auf, so eine Studie von Bain & Company. Mindestens acht der Besprechungen pro Woche davon sind jedoch überflüssig. Viele Sitzungen finden oft aus reiner Gewohnheit statt und werden kontraproduktiv geführt. Aber vergeudete Zeit aufgrund zu vieler und schlecht organisierter Meetings verursacht enorme Kosten. Wenn Sie zu einem Meeting eingeladen wurden und daran teilnehmen müssen, dann nutzen Sie diese Zeit bestmöglich.

Jedes Jahr gehen Unternehmen Millionen verloren, weil die Arbeitszeit nicht so effizient gemanagt wird wie Kapital oder andere knappe Ressourcen. „Wäre Zeit tatsächlich Geld und würde sie auch so behandelt, hätten viele Unternehmen mit riesigen Verlusten zu kämpfen“, sagt Dr. Imeyen Ebong, Leiter der deutschen Praxisgruppe Organisation bei Bain & Company. „Nur wenn der Zeitaufwand gemessen und strengere Kontrollen eingeführt werden, ist die Verschwendung dieser wertvollen Ressource künftig vermeidbar.“

Hier unsere fünf Tipps, wie Sie produktive Meetings planen und durchführen:

1. Terminfindung fürs Meeting vereinfachen

Nicht nur Besprechungen sind oft ineffektiv, wir verschwenden auch viel Zeit bei der Planung von Meetings. Was steht bei wem auf der Agenda? Vermeiden Sie ein ewiges hin und her Kommunizieren, um den Termin und den Ort der Besprechung festzulegen bzw. auch beim Einladen der Teilnehmenden. Stattdessen sollten wir effizienter vorgehen und klare Strukturen schaffen, um Zeit zu sparen. Eine gute Möglichkeit wäre beispielsweise die Verwendung von Terminfindungs-Tools, um schnell einen passenden Termin für alle Beteiligten zu finden. Zudem könnten regelmäßig stattfindende Besprechungen automatisch in den Kalendern der Teilnehmenden eingetragen werden, um das Einladen zu erleichtern und Fehlkommunikationen zu vermeiden.

2. Prüfen Sie die Notwendigkeit

Meeting um jeden Preis? Wir haben immer Management-Meetings am Montag — sind diese jedoch immer notwendig? In einer Besprechung sollte es um einen Austausch gehen, eine Diskussion, in der sich alle einbringen können, Vorschläge machen und am Schluss soll gemeinsam eine Lösung erarbeitet werden. Wenn es bereits im Vorfeld klar ist, dass das anstehende Meeting keine relevanten Themen oder erreichbaren Ziele beinhalten wird, kann man es für einen späteren Zeitpunkt auf die Agenda setzen.

Zudem sollten alle Teilnehmenden sich auf das Meeting vorbereiten. Fehlen einzelne Teilnehmenden beziehungsweise sind sie nicht vorbereitet, werden Meetings oft obsolet.

3. Definieren Sie Ziele für Ihr Meeting

Berufen Sie erst eine Besprechung ein, wenn Sie konkrete Ziele haben. Und teilen Sie diese gewünschten Ergebnisse vorab allen Teilnehmenden mit. Es ist wichtig, dass Sie eine klare Agenda für jede Besprechung haben, um sicherzustellen, dass alle Punkte effizient abgearbeitet werden können. Die Agenda sollte im Voraus an alle verteilt werden, damit sich jeder darauf vorbereiten kann. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Zeit sinnvoll nutzen und die Besprechungen effektiv gestalten.

Laden Sie sich jetzt unsere Checkliste herunter und strukturieren Sie so den Ablauf Ihres Meetings.

Am Ende eines Meetings soll es Entscheidungen, konkrete Ergebnisse und einen Umsetzungsplan mit einzelnen Punkten geben. Dafür sollten Moderierende oder Organisierende sorgen, insbesondere bei großen Besprechungen. So bleiben keine Fragen offen und alle Teilnehmenden wissen, was die nächsten wichtigen Punkte sind.

4. Vermeiden Sie Multitasking während der Sitzung

Vier von zehn Teilnehmenden erledigen private Dinge während Besprechungen. 67 Prozent lesen Nachrichten, sechs Prozent kaufen online ein. Gleichzeitig sagen ¾ der befragten Berufstätigen, dass sie dieses Verhalten als störend empfinden. „Wenn man sich während einer Besprechung auf andere Dinge konzentriert, ist man an dieser nicht aktiv beteiligt und das Meeting ist eine reine Zeitverschwendung”, so Maura Thomas von Regain Your Time.

Vorbereitung hilft oft gegen Desinteresse. Wenn Sie sich davor einlesen und vorbereiten, sind Sie schon involvierter in das Thema und ein Abschweifen fällt schwerer. Durch gute Vorbereitung steigern Sie nicht nur Ihr Interesse, sondern auch Ihre Kenntnisse. So fällt es Ihnen während der Sitzung leichter, konzentriert zu bleiben und aktiv am Geschehen teilzuhaben. Nehmen Sie sich daher die Zeit für eine gründliche Vorbereitung – es wird sich lohnen!

5. Definieren Sie Spielregeln fürs Miteinander

Teilnehmende unterschiedlicher Hierarchieebenen sollen in die Diskussion einbezogen werden, die Informationen sollten nicht nur von oben nach unten fließen. Als Führungskraft sollte man deutlich machen, dass es um Lösungen geht. Eine sachlich geführte Diskussion muss gewährleistet und persönliche Auseinandersetzungen sollten unterbunden werden. Schaffen Sie eine Atmosphäre in der das Stellen von Fragen nicht nur geduldet, sondern auch willkommen ist. Es ist wichtig, dass sich alle Beteiligten an diese Spielregeln halten.

Um produktive Meetings zu gewährleisten, ist es wichtig, dass die Themen der Sitzung klar definiert sind. Jeder Punkt sollte präzise und verständlich formuliert werden, damit alle Beteiligten wissen, worüber gesprochen wird. Während der Besprechung ist es wichtig, dass alle Teilnehmenden aktiv Fragen stellen und Feedback geben. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Aspekte des Themas beleuchtet und keine wichtigen Punkte übersehen werden. Indem Sie alle aktiv einbeziehen und sicherstellen, dass alle Fragen beantwortet werden, können Sie sicherstellen, dass Ihre Meetings produktiv und effektiv sind.