7 Anzeichen, dass es Zeit für eine digitale Zeiterfassung ist

von Gabriele Kaier, 11.01.2024

Warum sollten Sie sich für eine digitale Zeiterfassung entscheiden? Nicht nur, dass das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung in greifbare Nähe rückt und die Einführung eines elektronischen Systems zur Arbeitszeiterfassung fordert. Eine digitale Zeiterfassung bietet Ihnen noch viele weitere Vorteile. Sie zweifeln noch, ob sich eine neue Zeiterfassung für Ihren Betrieb rentiert? Dann ist es Zeit für unseren Kurzcheck.

Ist es Zeit für eine digitale Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen?

Wenn Sie eine Entscheidung darüber treffen möchten, ob eine digitale Zeiterfassung für Ihr Unternehmen die richtige Wahl ist, sollten Sie verschiedene Aspekte berücksichtigen. Hier ist ein kurzer Test, der Ihnen dabei helfen kann, die Notwendigkeit einer digitalen Zeiterfassung zu überprüfen. Wenn Sie bei einem oder mehreren der folgenden Punkte zustimmen, dann kann es sehr vorteilhaft sein, auf ein digitales System umzusteigen:

1. Sie erfassen die Arbeitszeit noch via Excel oder Papier

Natürlich sind beide auf den ersten Blick kostengünstige Methoden, um die Arbeitszeit im Unternehmen zu erfassen. Aber bei genauerer Betrachtung werden Sie sehen, dass sie umständlich, ungenau und fehleranfällig sind. Für mehr Details dazu lesen Sie gerne unseren Blogartikel zum Thema „Excel versus digitale Zeiterfassung“. Laut der Arbeitszeiterfassungspflicht in Deutschland wird diese Form der Zeiterfassung auch schon bald nicht mehr gesetzeskonform sein, da sie weder objektiv noch verlässlich ist.

2. Sie haben keinen Überblick über die Arbeitszeit im Unternehmen

Sie haben keine Übersicht über Überstunden, Krankenstände oder Urlaubstage Ihrer Mitarbeitenden oder Abteilungen? Sie müssen diese Informationen erst mühsam von der Personalabteilung erfragen?

Mit einer digitalen Zeiterfassung können Sie als Arbeitgebender nicht nur die Zeiten Ihrer Mitarbeitenden von überall aus abrufen und einsehen. Dank zahlreicher Auswertungsmöglichkeiten per Knopfdruck können Sie sich auch jederzeit über verschiedene Arbeitszeiten, Überstunden, Krankentage oder Urlaubstage im Unternehmen informieren. Bonus: Ihre Mitarbeitenden müssen nicht lange nachfragen, sondern können selbstständig Ihre Arbeitszeit und verbleibenden Urlaubstage einsehen.

3. Das Verwalten verschiedener Arbeitszeitmodelle kostet Sie Zeit und Nerven

Ein großer Vorteil der digitalen Zeiterfassung ist die Flexibilität. Ob Gleitzeit, Arbeiten im Homeoffice, Teilzeitarbeit oder Änderungen beim Arbeitszeitmodell während des Jahres: Mit einer Software zur Zeiterfassung können sämtliche Zeitmodelle übersichtlich abgebildet und jederzeit leicht abgeändert werden. TimeTac prüft für Sie die Einhaltung der Vorgaben und erinnert Sie bzw. die betreffenden Mitarbeitenden bei einem Verstoß.

4. Die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitvorgaben ist schwer überprüfbar

Arbeitgebende sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeitvorgaben ihrer Mitarbeitenden einzuhalten und zu dokumentieren. Das betrifft unter anderem auch die Einhaltung der Pausen- und Ruhezeiten sowie der Höchstarbeitszeiten.

Eine digitale Zeiterfassung erleichtert Ihnen nicht nur die Erfassung dieser Zeiten, sondern auch die Einhaltung, da Sie und die betreffenden Mitarbeitenden auf Regelverstöße aufmerksam gemacht werden. Schützen Sie Ihre Mitarbeitenden und Ihr gesamtes Unternehmen!

5. Die monatliche Lohnabrechnung bereitet Ihnen Kopfzerbrechen

Jeden Monat die Mitarbeitenden an die Stundenabrechnung zu erinnern und mögliche Ungereimtheiten zu überprüfen ist nicht nur zeitaufwendig, sondern führt leicht zu Unstimmigkeiten. Das wiederum verzögert die pünktliche Lohnabrechnung.

Das passiert Ihnen mit einer digitalen Zeiterfassung nicht. Hier werden die Arbeitszeiten automatisch auf Basis der erfassten Zeiten und Ihrer Voreinstellungen berechnet und via Schnittstellen oder Export zügig an die Lohnabrechnung weitergeleitet.

6. Ihre Personalabteilung versinkt im Administrationsaufwand

Ihre Mitarbeitenden in der Personalverwaltung müssen einen großen Teil ihrer Zeit der Verwaltung rund um Zeiterfassung widmen, anstatt sich um wichtigere Herausforderungen wie die Akquise oder Personalentwicklung zu kümmern?

Das muss nicht sein. Mit einer digitalen Zeiterfassung automatisieren Sie operative Arbeitsabläufe rund um die Arbeits- und Abwesenheitszeit. Ihre Mitarbeitenden arbeiten nicht nur genauer und fehlerfreier, sondern sparen dank Workflows und Automatisierungen eine Menge Zeit, die sie für andere Tätigkeiten nutzen können.

7. Sie haben die Überstunden in Ihrem Unternehmen nicht im Blick

Es gibt Zeiten, da lassen sich Überstunden leider nicht vermeiden. Diese müssen laut Arbeitsgesetz, mit wenigen Ausnahmen, erfasst und aufbewahrt werden. Zudem ist es wichtig, die maximal erlaubten Arbeitszeiten und Ruhepausen einzuhalten. Mit einer Softwarelösung können diese Stunden automatisch erfasst werden. Das System weist Sie auch auf die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten sowie Pausen hin. Sie haben somit den Vorteil, dass die gesetzlich geforderte Aufzeichnung und Aufbewahrung zuverlässig und rechtssicher ist und erleichtern sich so Ihre gesamte Personalverrechnung.

In Summe sorgt die digitale Zeiterfassung für eine transparente, einfache und rechtskonforme Handhabung aller mit der Arbeitszeit verbundenen Prozesse und Anforderungen, was sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug in der modernen Arbeitswelt macht.

Haben Sie das eine oder andere Anzeichen auch schon in Ihrem Unternehmen bemerkt? Sie haben es erraten: Dann ist es Zeit für eine digitale Zeiterfassungslösung. Wir wissen, dass die Einführung neuer Systeme oft mühsam und schwierig sein kann. Darum machen wir bei TimeTac Ihnen den Umstieg auf ein papierloses Büro einfach.