8 Dinge, die Ihr Team an der neuen Zeiterfassung lieben wird

von Gabriele Kaier, 26.02.2025

Endlich haben Sie die ideale Zeiterfassung gefunden, doch statt Begeisterung ernten Sie Skepsis von Ihren Mitarbeitenden. Um dem entgegenzuwirken und Ihr Team von Anfang an zu gewinnen, präsentieren wir Ihnen 8 Argumente, die selbst Zweifelnde überzeugen werden.

Begeistern Sie Ihr Team für die neue Zeiterfassung

In der heutigen Arbeitswelt ist eine effiziente Zeiterfassung unerlässlich, um den Überblick über Arbeitsstunden, Überstunden und Abwesenheiten zu behalten. Nach langem Suchen haben Sie nun die optimale Lösung gefunden. Doch anstatt Begeisterung ernten Sie möglicherweise Skepsis von Ihren Mitarbeitenden. Um diesem ersten Eindruck entgegenzuwirken und Ihr Team von den Vorzügen der digitalen Zeiterfassung zu überzeugen, präsentieren wir Ihnen 8 Funktionen, die Ihr Team lieben wird. Diese Features erleichtern den Arbeitsalltag erheblich und schaffen ein positives Arbeitsumfeld.

1. Einfach Zeit erfassen per Click

Die mühsame und oft zeitraubende Eingabe von Arbeitszeiten gehört der Vergangenheit an. Mit einer Zeiterfassungs-Software können Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten schnell und unkompliziert per Klick erfassen. Eine intuitive Lösung macht die Zeiterfassung zu einem stressfreien Prozess, der es den Mitarbeitenden ermöglicht, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, anstatt sich mit komplizierten Buchungsverfahren auseinandersetzen zu müssen. So wird wertvolle Zeit gespart und die Genauigkeit der erfassten Daten erhöht.

2. Transparenz dank Echtzeit-Reporting

Mit einer digitalen Zeiterfassung haben Sie sofortigen Zugriff auf die erfassten Arbeitsstunden, was ein hohes Maß an Transparenz schafft. Diese Echtzeitdaten ermöglichen es sowohl Führungskräften als auch Mitarbeitenden, den aktuellen Stand der Arbeitszeiten auf einfache Weise nachzuvollziehen, was die Planung erheblich erleichtert. Dank dieser Übersichtlichkeit können Engpässe frühzeitig erkannt und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, sodass langfristige Strategien besser umgesetzt werden können.

3. Auswertungen per Knopfdruck

Die Erstellung von Berichten über Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten ist oft eine zeitaufwändige Aufgabe, die in der Regel viel manuelle Arbeit erfordert. Die digitale Zeiterfassung automatisiert diesen Prozess, sodass Sie regelmäßig und mühelos präzise Berichte generieren können. Dies erleichtert nicht nur die monatliche Abrechnung, sondern stellt auch sicher, dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Mit dieser Funktion haben Sie immer eine klare und umfassende Übersicht über die geleisteten Arbeitsstunden und können fundierte Entscheidungen treffen.

4. Benachrichtigungen helfen auf die Sprünge

Ein durchdachtes Benachrichtigungssystem erinnert Ihre Mitarbeitenden proaktiv an die Erfassung ihrer Arbeitszeiten oder an offene Urlaubsanträge. Diese Erinnerungen tragen dazu bei, dass keine wichtigen Fristen oder Anforderungen übersehen werden, wodurch die gesamte Teamorganisation verbessert wird. So wird der Überblick über die Arbeitszeiten gewahrt und die Mitarbeitenden sind stets informiert, ohne sich aktiv daran erinnern zu müssen.

5. Überstunden und Urlaubstage korrekt & fair

Mit einer digitalen Urlaubsplanung behalten Mitarbeitende jederzeit den Überblick über ihre Überstunden sowie ihren Resturlaub. Das Abfragen bei der Personalabteilung entfällt, was sowohl Zeit spart als auch unnötigen Stress reduziert. Was die Überstunden betrifft: Nie mehr raten, wie viele Stunden man wirklich geleistet hat. Man sieht es in Zukunft digital und sicher. Diese Transparenz fördert ein faires Arbeitsumfeld, in dem jeder Mitarbeitende seine Ansprüche und verfügbare Zeit selbstständig verwalten kann, und trägt zur Erhöhung der Zufriedenheit im Team bei.

6. Smart Urlaub und Abwesenheiten beantragen

Die integrierte Funktion zur Beantragung und Verwaltung von Urlaubstagen sowie anderen Abwesenheiten ist ein wertvolles Asset für jedes Team. Diese Funktion ermöglicht es Mitarbeitenden, Urlaubsanträge einfach und schnell zu stellen, während Führungskräfte den Überblick über die Abwesenheiten im Team behalten können. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erleichtert auch die Planung und Koordination von Ressourcen, sodass Projekte unabhängig von Urlaubszeiten reibungslos weiterlaufen können.

7. Flexibel Zeit erfassen mit der mobilen App

Eine mobile App, die mit der Zeiterfassung verbunden ist, bietet den Mitarbeitenden die Flexibilität, ihre Arbeitszeiten bequem von ihren Smartphones aus zu erfassen. Diese Funktion ermöglicht es, Arbeitszeiten auch unterwegs oder bei Außenterminen zu buchen, was den Erfassungsprozess erheblich vereinfacht. Die Benutzerfreundlichkeit der App sorgt dafür, dass Mitarbeitende jederzeit und überall ihre Zeiten anlegen können, wodurch die Erfassung noch effizienter wird und alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen.

8. Datensicherheit schafft Vertrauen

Der Schutz hochsensibler Daten ist von größter Bedeutung. Umfassende Sicherheitsmaßnahmen stellen sicher, dass sämtliche personenbezogene und geschäftliche Informationen jederzeit sicher und vertraulich behandelt werden. Wir von TimeTac nutzen fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien und regelmäßige Sicherheitsaudits, um potenzielle Risiken zu minimieren und die Integrität der Daten zu gewährleisten. Dieses Engagement für Datensicherheit schafft nicht nur Vertrauen bei den Nutzenden, sondern gibt ihnen auch die Gewissheit, dass die Informationen in einem geschützten Umfeld verwaltet werden.

Wir Menschen sind Gewohnheitstiere. Die Furcht vor Veränderungen, die Vertrautheit mit Altbewährtem und eine gesunde Portion Skepsis gegenüber zusätzlichem Aufwand sind die klassischen Hürden, wenn Ihr Team bei der Einführung einer neuen Zeiterfassungs-Software zögert.

Fragen wie „Was, wenn ich damit nicht zurechtkomme?“ oder „Wird das nicht mehr Aufwand als Unterstützung bringen?“ oder „Werden wir jetzt kontrolliert?“ werden sicherlich aufkommen. Diese Bedenken sollten Sie im Hinterkopf behalten und sich in die Situation Ihrer Mitarbeitenden hineinversetzen.

Da Sie jedoch gut vorbereitet sind, können Sie Ihrem Team die Vorteile transparent machen und die Einführung der digitalen Zeiterfassung zu einem erfolgreichen Projekt gestalten.