Adieu Laufzettel! Diese 8 Vorteile sprechen für digitale Urlaubsanträge

von Gabriele Kaier, 05.05.2022

Die Urlaubssaison rückt näher und schon stapeln sich wieder die Urlaubsanträge auf Ihrem Schreibtisch. Zig E-Mails werden hin und her geschickt, das reinste Papier- und E-Mail-Chaos! Hinzu kommt der nachträgliche Abstimmungsaufwand und die hohe Fehleranfälligkeit beim Berechnen der verbleibenden Urlaubstage. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Ihnen die Digitalisierung Ihrer Urlaubsanträge viel Arbeit und Zeit sparen hilft.

Werden Sie das Papierchaos auf Ihrem Schreibtisch los!

Sie kennen das bestimmt: Ein Mitarbeitender plant seinen Urlaub, füllt einen Urlaubsantrag aus und schickt Ihnen diesen zur Freigabe auf Papier. Das bedeutet: Formular ausdrucken, Antrag ausfüllen und unterzeichnen, einscannen und Ihnen zusenden. Sie erhalten den Antrag und müssen diesen in eine Tabelle eintragen, mit den Urlauben herum jonglieren und die Planung mühsam managen. Beim Mitarbeitenden kommt bei der mühsamen Beantragung bestimmt keine große Urlaubsvorfreude auf und Sie sind zurecht vom umständlichen und fehleranfälligen Papier- und Verwaltungschaos genervt. Diese acht Vorteile sprechen für die Digitalisierung Ihrer Urlaubsanträge:

1. Einfach und schnell mit wenigen Klicks, auch mobil

In der Urlaubsverwaltung stellen Ihre Mitarbeitenden ganz einfach und online alle Anträge auf Urlaub (und natürlich auch für Zeitausgleich, Krankenstand oder andere Abwesenheiten). Mit der TimeTac-App ist es auch möglich unterwegs bzw. mobil Urlaubsanträge zu stellen oder zu genehmigen. Kein umständliches Zettel-Ping-Pong mehr!

2. Workflows sorgen dafür, dass kein Antrag unter den Tisch fällt

Die/der zuständige Vorgesetzte, in TimeTac als Manager bezeichnet, erhält dank digitalem Genehmigungs-Workflow automatisch eine Benachrichtigung über den Antrag am Dashboard, in der Antragsverwaltung und falls gewünscht per E-Mail. So wird kein Antrag mehr übersehen und alle Beteiligten werden über den Status der Beantragung am Laufenden gehalten.

3. Zusatzinfos vor Genehmigung mit einem Klick einholen

Kann ich den Urlaub von Herrn Meier genehmigen oder ist Kollege Müller in dieser Woche schon auf Urlaub? Hat der Mitarbeitende auch noch genügend Urlaubstage zur Verfügung? Besonders praktisch ist, dass Sie sich vor Genehmigung des Antrags per Klick ein Bild über die Abwesenheiten des betreffenden Mitarbeitenden oder der ganzen Abteilung machen können. Damit gehen Sie sicher, dass der Mitarbeitende noch ausreichend Urlaubstage offen hat und es zu keinen unerwünschten Urlaubsüberschneidungen im Team kommt.

4. Im Vorfeld regeln, wer für den Antrag zuständig ist

In TimeTac lässt sich ganz klar regeln, wer für die Bearbeitung welcher Anträge zuständig ist. Für die Genehmigung von Anträgen können nur Manager ausgewählt werden. Die Einstellungen der Zuständigkeiten können Sie ganz einfach in der Benutzerverwaltung von TimeTac vornehmen.

5. Vertretung wählen und sicher gehen, dass der Betrieb weiterläuft

Wer ist zuständig, wenn ein Mitarbeitender auf Urlaub ist? Wenn Sie auf Nummer sicher gehen möchten, dass alle Mitarbeitenden auch während ihres Urlaubs vertreten werden, dann können Sie in TimeTac definieren, dass diese eine Vertretung auswählen müssen, bevor sie den Antrag absenden können.

6. Automatische Berechnung der Urlaubstage, fehlerfrei

Das mühsame Berechnen und Eintragen in Excel-Listen hat ein Ende. Sobald ein Urlaubsantrag genehmigt wurde, werden diese Urlaubstage automatisch vom Urlaubsguthaben des betreffenden Mitarbeitenden abgezogen und der Urlaubs-Saldo aktualisiert. Und die Urlaubstage werden gleich in der Stundenabrechnung korrekt von der Software berücksichtigt. Zusätzlich sparen Sie sich Rückfragen der Mitarbeitenden, wie es um den Stand der Urlaubstage steht bzw. gibt es keine Unklarheiten oder Diskussionen zu den Berechnungen der Urlaubstage.

7. Übersicht über alle Urlaube bei der Urlaubsplanung

Eine große Herausforderung bei der Urlaubsplanung ist die Sicherstellung des Personalbedarfs. Wie beim dritten Vorteil bereits beschrieben, können Sie vor Genehmigung eines Urlaubs sicher stellen, dass es zu keinen Personalengpässen in der Abteilung bzw. im Unternehmen kommt. Dafür steht Ihnen der Jahres-, Abteilungs- und Teamkalender zur Verfügung. Der Urlaubskalender lässt sich auch in andere Kalenderprogramme exportieren. Die Mitarbeitenden können auch sehen, wann welche/r Kollegin/Kollege abwesend sind, was die Terminkoordination und Zusammenarbeit erheblich erleichtert.

8. Datenschutzvorgaben sicher einhalten

Die europaweite Datenschutz-Grundverordnung schreibt Unternehmen vor, dass gespeicherte und verarbeitete Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden müssen. Excel-Listen und Papierzettel lassen sich schwer vor unbefugtem Zugriff schützen. Mit einem digitalen System für Urlaubsanträge entsprechen Sie den DSGVO-Vorgaben. Urlaubsanträge finden in einem geschlossenen System statt. Abwesenheiten der Mitarbeitenden können im digitalen Urlaubskalender von TimeTac anonymisiert dargestellt werden.