Arbeitszeiterfassung mit Excel oder Zeiterfassungssoftware?

von Gabriele Kaier, 25.09.2022

Viele Unternehmen erfassen nach wie vor ihre Arbeitszeiten in Excel. Das scheint auf den ersten Blick kostengünstig zu sein. Aber vergessen Sie nicht, dass gerade das Arbeitszeitgesetz in Deutschland überarbeitet und die elektronische Zeiterfassung zur Pflicht wird. Warum sollte man sich also noch für Excel und nicht für eine digitale Zeiterfassung entscheiden?

Im Vergleich: Excel versus digitale Zeiterfassung

Vor allem kleinere Unternehmen verwenden Excel gerne zur Arbeitszeiterfassung, da Sie keine Zusatzkosten haben und diese Lösung auf den ersten Blick kostengünstig erscheint. Denn auch Excel eignet sich dazu Fehltage oder Überstunden auszuwerten bzw. die Arbeitszeit der Mitarbeitenden zu dokumentieren. Allerdings schleichen sich bei manuellen Eingaben leicht Fehler ein. Vergleicht man die Arbeitszeiterfassung mit Excel mit einer Softwarelösung zur Arbeitszeiterfassung zeigen sich schnell die Grenzen der Zeiterfassung mit Excel.

Arbeitszeiterfassung mit Excel

Keine Investitionskosten, aber Mehrkosten

In fast jedem Unternehmen ist bereits ein Excel-Programm vorhanden. Somit ist die Stundenerfassung mit keiner zusätzlichen Investition verbunden. Dieser Punkt geht an Excel.

Rückfragen, Korrekturen und die manuelle Übertragung der Daten kosten viel Zeit und verzögern die Stundenabrechnung bei der Verrechnung. Hinzu kommt, dass die Mitarbeitenden ihre Stunden meist zeitverzögert im Nachhinein eintragen und somit ihre geleistete Arbeitszeit aus dem Gedächtnis abrufen. Bei Schätzungen der Arbeitszeit kann es leicht zu Ungenauigkeiten kommen, die sich finanziell negativ auf das Unternehmen auswirken. Wird die Zeit beabsichtigt oder unbeabsichtigt in der Excel-Zeiterfassung aufgerundet, erhöhen sich die Personalkosten im Unternehmen nicht unwesentlich. Und wertvolle Arbeitszeit, die an Kundinnen und Kunden verrechnet werden könnte, kann durch Schätzungen verloren gehen.

Erschwert flexible Arbeitszeiten

Für Unternehmen wird eine flexible Arbeitszeitgestaltung immer mehr zu einem zentralen Wettbewerbsfaktor. Die Verwaltung vieler verschiedener Arbeitszeitmodelle im Unternehmen wird mit Excel zur Herausforderung. Dasselbe trifft für die Verwaltung und Kontrolle von Fehlzeiten oder Überstunden zu.

Die Nachteile im Überblick

• Manuelle Arbeitszeiterfassung ohne Kontrollmechanismen
• Manueller Übertrag der erfassten Daten für die Lohnverrechnung
• Kein Datenschutz
• Keine elektronische Zeiterfassung

5 klare Vorteile digitaler Zeiterfassung

Einfach und bequem

Die Zeiterfassung erfolgt gegenüber der Arbeitszeiterfassung per Excel in wenigen Sekunden, vor Ort und ohne Mehraufwand. Zusätzlich zur Erfassung der Arbeitszeit ist auch eine Projektzeiterfassung möglich. Die Arbeitszeiten werden dabei Projekten, Tätigkeiten und Kundinnen / Kunden zugeordnet. Ein großer Vorteil für Unternehmen, die ausschließlich projektbezogen arbeiten.

Gesetzes- und datenschutzkonform

Bereits der EuGH hat mit seinem Urteil 2019 ein System zur Zeiterfassung vorgegeben, das verlässlich, objektiv und zugänglich sein muss. Objektivität, Zuverlässigkeit und Zugänglichkeit kann nur mit einer elektronischen Zeiterfassung sichergestellt werden.

Mit April 2023 kam in Deutschland der Gesetzesentwurf zur elektronischen Zeiterfassung. Damit folgt das Bundesministerium den Vorgaben des EuGH. Das Gesetz wird noch 2023 erwartet.

Korrekt und weniger Aufwand

Eine Zeiterfassungssoftware wie TimeTac überprüft die Eingaben und macht unter anderem auf Verletzungen der Arbeitszeitvorgaben oder auf das Vergessen von Ein- und Ausbuchen aufmerksam. Die Stundenabrechnung erfolgt automatisch auf Basis Ihrer Voreinstellungen. Die Daten sind somit korrekt und optimal zur weiteren Bearbeitung, wie beispielsweise zum gesetzlichen Nachweis und für die Lohnabrechnung aufbereitet. Mittels Schnittstellen können sie nahtlos an bestehende Systeme übertragen oder exportiert werden.

Überblick und Transparenz

Im Gegensatz zur Arbeitszeiterfassung mit Excel haben Sie mit einem webbasierten Zeiterfassungssystem die Übersicht über alle Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Überstunden und weitere wichtige Kennzahlen in Ihrem Unternehmen. Die Überstundenkonten der Mitarbeitenden werden automatisch nach Ihren Einstellungen berechnet, sodass man auf Knopfdruck einen perfekten Überblick erhält und sich diese gezielt reduzieren lassen.

Auch sämtliche Fehlzeiten, wie beispielsweise Urlaubs- oder Krankheitstage, lassen sich mit einer Software zur Zeiterfassung einfach und übersichtlich verwalten. Verschiedene Arbeitszeitmodelle können praktisch erstellt und verwaltet werden.

Orts- und zeitunabhängig

Ihre Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeit über Browser oder mobil via App, geräte- und ortsunabhängig via Cloud. Zusätzlich ist die Software in Kombination mit einem Zeiterfassungsterminal möglich. Alle Daten stehen unmittelbar für Auswertungen und beispielsweise die Entgeltabrechnung zur Verfügung und müssen nicht umständlich wie bei der Arbeitszeiterfassung via Excel eingesammelt werden. Vorgesetzte erhalten jederzeit auf Knopfdruck einen perfekten Überblick über die Mitarbeitenden und Projekte.

Die Vorteile im Überblick

• Genaue, korrekte und unmittelbare Zeiterfassung
• Flexible Zeitdokumentation, passend zur Arbeitssituation (PC/Mac, Smartphone, Terminal)
• Überprüft gesetzliche, betriebliche und sonstige individuelle Vorgaben wie beispielsweise Vergessen von Buchungen, Nichteinhaltung Höchstarbeitszeiten und Pausen etc.
• Unterstützt frei definierbare Arbeitszeitmodelle
• Vereinfachte Auswertungen per Knopfdruck
• Automatisierte Stundenabrechnung als Basis für die Lohnverrechnung
• Direkte Datenübernahme in bestehende Systeme wie Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Reduziert Personalaufwand und Kosten in der Administration