Bauchgefühl adé: Deckungsbeitrag Ihres Projekts präzise ermitteln

von Gabriele Kaier, 16.08.2024

Im letzten Teil der Serie „Wirtschaftlichkeitsanalyse mit TimeTac" erhalten Sie wertvolle Empfehlungen zur Abbildung typischer Projekte verschiedener Branchen in TimeTac, um die Rentabilität Ihrer Aufträge zu überprüfen. Anhand eines Praxisbeispiels zeigen wir Ihnen wie Sie Kosten und Umsätze bei einer Gebäudereinigungsfirma hinterlegen, um so den Deckungsbeitrag der Aufträge zu ermitteln.

Wirtschaftlichkeitsrechnung in der Praxis

Im ersten Beitrag der Blogserie haben wir Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten aufgezeigt, wie Umsätze und Kosten erfasst und berechnet werden können. Im zweiten Artikel haben wir uns die Berechnung und Zuordnung der Kosten nach dem Verursacherprinzip angesehen. Im aktuellen Blogpost geben wir Ihnen individuelle Empfehlungen, wie Sie mit TimeTac die Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte in unterschiedlichen Branchen ermitteln können.

Anwendungsfall Gebäudereinigung

Als Reinigungsunternehmen bieten Sie unterschiedliche Dienste, wie beispielsweise Gebäudereinigung, Anlagenbetreuung oder Winterdienst an. Die Kundinnen und Kunden befinden sich dabei üblicherweise an verschiedenen Örtlichkeiten, zu denen Ihre Mitarbeitenden beispielsweise mit dem Dienstauto fahren müssen. Sobald sie die Aufgaben vor Ort erledigt haben, geht es zum nächsten Einsatzort oder zurück ins eigene Unternehmen. Während all dieser Tätigkeiten sollen Ihre Mitarbeitenden nicht nur die Arbeitszeit protokollieren, sondern diese auch Projekten (= Aufträgen) zuordnen. Dies gelingt in folgenden Schritten:

1. Projekte in TimeTac anlegen

Bevor Ihre Mitarbeitenden mit der Zeiterfassung starten können, müssen Sie eine Projektstruktur in TimeTac anlegen. Die Objekte, die Sie für Ihre Kundinnen und Kunden betreuen, befinden sich zumeist an verschiedenen Standorten. Wir empfehlen Ihnen daher, bei der Projektbezeichnung die tatsächliche Anschrift der Immobilie zu verwenden, wie beispielsweise „Senefelderstraße 49, Stuttgart”. Denn es könnte vorkommen, dass Sie bei einer Immobilie mehrere Aufträge von unterschiedlichen Unternehmen oder sogar mehrere Aufträge vom gleichen Unternehmen erhalten haben.

Nehmen wir an, das Gebäude, in dem Sie die Stiegenhausreinigung machen, gehört „Immo GmbH“. Das „Unternehmen A“ und das „Unternehmen B“ haben in diesem Gebäude Büros gemietet. Für diese Firmen übernehmen Sie die Büroreinigung. Die Aufgaben können Sie gemäß der Tätigkeiten anlegen, wie beispielsweise „Büroreinigung Unternehmen B” oder „Stiegenhausreinigung Immo GmbH”. Jeder dieser Aufgaben ordnen Sie nun das entsprechende Projekt und auch den jeweiligen Kunden zu.

2. Kosten und Umsatz hinterlegen

Wie bereits im ersten Beitrag der Serie erwähnt, macht es je nach Branche Sinn, Kosten und Umsätze Personen, Aufgaben oder Aufgabenarten zuzuordnen. Im Fall einer Gebäudereinigung empfiehlt es sich, Kosten auf Personen- und Aufgabenebene zu hinterlegen. Auf Personenebene werden die anfallenden Lohnkosten und auf Aufgabenebene die variablen Kosten, die ausschließlich bei der Leistungserbringung anfallen, wie Verbrauch von Reinigungsmitteln, Verschleiß von Reinigungsgeräten etc. abgebildet. Stellt der Kunde diese Mittel zur Verfügung, werden die Kosten einfach auf „0” gesetzt. Der für die Leistung vereinbarte (Netto-)Umsatz wird ebenfalls auf Aufgabenebene hinterlegt.

Für den Fall, dass die zu verrechnenden Stundensätze nicht individuell verhandelt werden können und immer gleich sind, können auch Aufgabenarten verwendet werden, um Kosten und Umsätze nur bei diesen pflegen zu müssen. Hier könnten Aufgabenarten wie beispielsweise “Stiegenhausreinigung”, “Innenraumpflege” oder “Winterdienst” verwendet werden. In weiterer Folge würden dann statt bei den Aufgaben keine Kosten hinterlegt, sondern nur der Aufgabentyp zugeordnet werden.

3. Wegzeit zum Kunden abbilden

Um die Anfahrtszeit zur Kundin oder zum Kunden mit einzukalkulieren, können Sie die Aufgaben „aktive Reisezeit” und „passive Reisezeit” anlegen. Sobald Mitarbeitende in das Dienstauto steigen, buchen sie Arbeitszeit auf die jeweilige Aufgabe:Die Person, die das Auto lenkt, bucht „aktive Reisezeit”, die Personen, die mitfahren, buchen auf „passive Reisezeit”. Der Aufgabe “aktive Reisezeit” können Sie außerdem die variablen Kosten für Ihre Autos zuordnen: Die Kosten für den durchschnittlichen Benzinverbrauch pro Stunde und andere Kosten für die Verwendung des Fahrzeugs können hier ebenfalls hinterlegt werden.

Damit Sie die Auslastung Ihrer verschiedenen Autos besser im Blick haben, empfehlen wir Ihnen für jedes Fahrzeug eine separate Aufgabe „aktive Reisezeit” mit dem Kennzeichen als Zusatz zu hinterlegen. So können Sie auch die Verwendungshäufigkeit steuern und ermitteln, wie viele Stunden mit welchem Fahrzeug gefahren wurden. Bei diesen Aufgaben wird das Häkchen für „verrechenbar” nicht gesetzt. Die hier anfallenden Kosten müssen in der Regel vom Deckungsbeitrag aller Aufträge getragen werden.

4. Die Arbeitsaufwände mit NFC-Stickern erfassen

Mit NFC-Stickern buchen Ihre Mitarbeitenden mittels Smartphone schnell und einfach die Zeit auf die richtigen Aufgaben. Dafür wird jeder zuvor erwähnten Aufgabe ein NFC-Sticker zugeordnet. Der Sticker wird dann am Standort angebracht, an dem die Tätigkeit erfasst werden soll. Die Mitarbeitenden halten ihr Smartphone an den Sticker und die Zeiterfassung für die Aufgabe startet. Sie können beispielsweise einen NFC-Sticker der Aufgabe „Stiegenhaus reinigen” zuordnen und diesen im Stiegenhaus anbringen. Praktisch ist der Einsatz von NFC-Stickern im Dienstauto: Sie können beispielsweise zwei Sticker, einen für „aktive Reisezeit” und einen für „passive Reisezeit” im Auto anbringen.

5. Vergleich Umsatz und Kosten

Nachdem Sie allen Aufgaben (oder Aufgabenarten), Kosten und Umsatz zugeordnet haben, können Sie die Projekte mit der Auswertung „Projekt-, Mitarbeiter-, Kunden-, Aufgabenauswertung” beobachten. Sie sehen in den Ergebnissen unterschieden nach Mitarbeitenden, Hauptprojekt, Kundinnen/Kunden oder Aufgaben, ob Sie einen positiven Deckungsbeitrag erreicht haben.

Anwendungsfall Werbeagentur

In einer gut ausgelasteten Agentur wird das Projektcontrolling oft zugunsten der operativen Arbeit vernachlässigt. Doch wenn sich die wirtschaftliche Beurteilung allein auf das Firmenkonto oder die Buchhaltung stützt, können Probleme zu spät erkannt werden. Wie Sie mithilfe von TimeTac die Wirtschaftlichkeit eines Projekts effektiv überwachen und kontrollieren können, zeigen wir Ihnen anhand eines konkreten Beispiels.

1. Die Agentur erhält einen Auftrag vom Kunden

Ein Unternehmen beauftragt eine renommierte Werbeagentur damit, die Unternehmenswebsite neu zu gestalten. Der Stundensatz wird zwischen den Vertragspartnern auf EUR 100,- netto festgelegt. Als grobe Richtlinie nennt der Kunde der Agentur im ersten Gespräch ein Zeitbudget von 40 Stunden.

2. Das neue Projekt wird in TimeTac angelegt

Die Werbeagentur legt dafür in der TimeTac Projektzeiterfassung ein Projekt mit dem Projektnamen „Relaunch der Unternehmenswebsite“ für den Kunden„Max Mustermann GmbH” an und definiert den internen Projektleiter. Zusätzlich werden verschiedene Aufgaben angelegt, auf die der Arbeitsaufwand für das Projekt von den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gebucht wird. Bei der Erstellung dieser Tasks werden alle verrechenbaren Arbeitsleistungen, aber auch die nicht verrechenbaren Leistungen als Aufgaben angelegt:

• Externes Meeting (zum Erfassen von Arbeitszeit, die mit dem Kunden verbracht wird)
• Konzeptionierung (alle projektbezogenen Tätigkeiten bis zur Umsetzungsfreigabe des Kunden)
• Umsetzung (für Zeitbuchungen während der konkreten Durchführung)
• Administration/Overhead (für alle Aufwände wie Verrechnung, Projektmanagement etc.)
• Internes Meeting (Besprechungen innerhalb des Agentur-Projektteams)

3. Verrechenbare/nicht verrechenbare Aufgaben, Umsatz und Zeitbudget werden definiert

Der nächste Schritt besteht darin, jede einzelne Aufgabe des Projekts als „verrechenbar“ oder „nicht verrechenbar” zu definieren. Zusätzlich wird bei verrechenbaren Aufgaben im Reiter Finanzen auch der Umsatz von EUR 100,- hinterlegt, sowie pro Aufgabe ein Zeitbudget festgelegt:

• Externes Meeting, geplante Dauer 5 Stunden
• Konzeptionierung, geplante Dauer 15 Stunden
• Umsetzung, geplante Dauer 20 Stunden

• Administration/Overhead, geplante Dauer 5 Stunden
• Internes Meeting, geplante Dauer 5 Stunden

Bei den verrechenbaren Aufgaben wird das Zeitbudget von 40 Stunden auf die drei verrechenbaren Aufgaben verteilt sowie bei den zwei nicht verrechenbaren Aufgaben noch einmal zusätzliche fünf Stunden als Dauer hinterlegt. Der Gesamtaufwand des Projekts aus Sicht der Agentur liegt somit bei 50 Stunden. Vergessen Sie nicht das Aktivieren des Häkchens Sollzeit automatisch berechnen im Reiter Details.

4. So berechnet die Agentur alle anfallenden Kosten

Wie schon mehrmals angesprochen, macht es je Branche mehr oder weniger Sinn die Kosten und Umsätze, Personen, Aufgaben/Projekten oder Aufgabenarten zuzuordnen. Im Fall der Werbeagentur lautet unsere Empfehlung, die Kosten auf Personenebene und den Umsatz wie oben beschrieben direkt auf Aufgabenebene zu hinterlegen.

Wie Sie konkret die Kosten auf Personenebene ermitteln, können Sie in unserem Beitrag „So berechnen Sie die Kosten für Ihre Mitarbeitenden und Projekte“ nachlesen.

5. Die Auswertung zeigt, ob sich der Auftrag gelohnt hat

Der Vergleich von Umsatz und Kosten zeigt der Agentur nun, ob sich das Projekt rechnet oder nicht. Dafür gibt es in TimeTac die Auswertung Projekt-, Mitarbeiter-, Aufgaben-, Kunden-, Aufgabenartauswertung. Insbesondere die Übersichten Auswertung pro Mitarbeitende und Auswertung pro Hauptprojekt sind hierfür interessant. Ebenfalls aufschlussreich sind Details zu den einzelnen Aufgaben.