Ihr Team hat Probleme beim Zeitmanagement?

von Gabriele Kaier, 21.03.2017

Sie kennen sicher den Ausspruch "Zeit ist Geld". Gelungenes Zeitmanagement ist für ein erfolgreiches Unternehmen essenziell. Vorab werden Prioritäten festgelegt und Ziele gesteckt, aber dennoch klappt es mit den Deadlines nicht? Stress ist da vorprogrammiert. Wir stellen Methoden vor, wie Sie die Zeit in Ihrem Unternehmen effektiv managen.

Methoden für ein fokussiertes Arbeiten

Zeitmanagement ist ein viel benutzter Begriff. Einerseits ist Selbstmanagement ein wichtiger Teil davon, andererseits fallen Deadlines oft den mangelnden Regeln im Unternehmen zum Opfer. Viele Führungskräfte meinen, dass ihr Team Probleme beim Zeitmanagement hat und holen sich einen Trainer ins Haus, um ihrem Team Tipps und Techniken rund ums Zeitmanagement beizubringen. Viele sind der Meinung, dass das Problem mit Listen für Prioritäten und Ziele gelöst sei. Aber es stellt sich schnell heraus, dass das Team gar keine Zeitmanagement-Tipps benötigt. Was sie hingegen in erster Linie benötigen würden, wäre eine Umgebung, in der sie sich konzentrieren können, um ihre beste Leistung zu erbringen. Maura Thomas, eine internationale und mehrfach ausgezeichnete Sprecherin und Trainerin für Unternehmensproduktivität, Attention Management und Work-Life-Balance gibt Ihnen hierzu einige Ansätze, die wir für Sie in diesem Beitrag zusammengefasst haben.

Reduzieren Sie Unterbrechungen – schaffen Sie die richtige Arbeitsumgebung

Zeitmanagement-Tipps nutzen nicht viel, wenn Ihre Teammitglieder von einer Aufgabe zur nächsten springen müssen. Ein Grund für Unterbrechungen ist, dass das Team das Gefühl hat, dass sie Kundenanfragen sofort erledigen müssen. Aber wenn Ihre Mitarbeiter immer alarmbereit sind, dann haben sie nie die Möglichkeit sich ihren anderen Aufgaben mit ungeteilter Aufmerksamkeit zu widmen. Prioritäten müssen klar festgelegt werden.

Das Problem:
• Jede eingehende Nachricht hat die gleiche Stufe an Dringlichkeit.
• Die Führungskräfte ordern an, dass „zeitig“ darauf reagiert werden muss, das ist unspezifisch und unrealistisch.
• Die Arbeitnehmer müssen konstant alle Nachrichten ansehen, da der Level der eingehenden Nachrichten nicht sofort erkennbar ist.
• Alle anderen Aufgaben werden ständig unterbrochen und nur in Etappen erledigt.
• Ziele geraten dadurch in den Hintergrund.

• Spielen Sie wichtige Mitarbeiter frei und übergeben Sie Kundenanfragen an eigene Mitarbeiter im Kunden-Support.
• Schaffen Sie ein realistisches Zeitfenster wie beispielsweise 4 Stunden oder einen Werktag.
• Richten Sie bei Ihren Kundenanfragen eine automatische Rückantwort ein, dass diese beispielsweise anrufen sollen, wenn eine sofortige Rückantwort benötigt wird.

Klären Sie die Kommunikationspraktiken im Unternehmen

Wenn alle Kommunikationsinstrumente für jeden Umstand genutzt werden, dann gibt es keinen Weg, um hereinkommende Kommunikation vorab zu bewerten, außer alles zu checken. Auch das garantiert konstante Ablenkung. Bieten Sie Prinzipien und Richtlinien an, die flexibel aber dennoch klarstellen, wie man die Kommunikationskanäle des Unternehmens effektiv nutzt.

Das Problem:
• Ihre Mitarbeiter haben keine klare Anweisung, welcher Kommunikationskanal der passende für welche Situation ist.
• Daher müssen Sie jede eingehende Kommunikation checken, weil sie nicht erkennen können, ob diese dringlich oder weniger dringlich ist.

• Leiten Sie Ihre Kunden an, wie diese im Falle von dringlichen Anfragen kommunizieren, beispielsweise durch Einrichten einer automatischen Rückantwort oder einer Zeile in der E-Mail-Signatur
• Gehen Sie sicher, dass die interne Kommunikation nicht sofort beantwortet werden muss.
• Bieten Sie Richtlinien an, die flexibel und spezifisch genug sind, wie man die verschiedenen Kommunikationskanäle des Unternehmens effektiv nutzt.

Sehen Sie Kontrolltätigkeiten als richtige Arbeit an, nicht nur im Notfallszenario

Haben Sie Teammitglieder wie beispielsweise IT-Manager, die nie richtig abschalten können von ihrer Arbeit, weil sie ein wichtiges System überwachen? Ohne Pausen zum Aufladen, befinden sich diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Stress und sind überdies stark Burnout gefährdet. Daher ist es wichtig, dass Sie dafür sorgen, dass jeder in Ihrem Team eine zuverlässige Vertretung hat, auf die er und Sie sich verlassen können.

Das Problem:
• Das Überwachen von Systemen bedeutet, auch wenn kein seltener Notfall eintritt, ständig Arbeit.
• Der Mitarbeiter ist ununterbrochen gedanklich bei dieser Tätigkeit, das bedeutet einen hohen Stresslevel und nicht den besten Output.
• Mitarbeiter, die nie abschalten können, können sich nicht erholen und leisten nicht ihre beste Arbeit. Sie sind besonders gefährdet, ein Burnout zu erleiden beziehungsweise oftmals Krankenstände in Anspruch zu nehmen.

• Versichern Sie sich, dass jeder in Ihrem Team eine verlässliche Vertretung hat.
• Eine Vertretung bedeutet auch für das Unternehmen eine Absicherung, falls der betreffende Mitarbeiter das Unternehmen plötzlich verlassen sollte.

Als Führungskraft sind Sie auf Steigerung der Produktivität und um Reduzierung von Stress bemüht. Daher müssen Sie eine Arbeitskultur entwickeln, die Ablenkungen reduziert und die das Team lehrt, wie sie ihre Aufmerksamkeit am besten managen.

In Wirklichkeit passiert eine produktive Arbeitskultur nicht einfach so. Sie benötigt einen Plan, eine klare Strategie. Wenn Sie als Führungskraft der Meinung sind, dass Ihre Mitarbeitenden Probleme mit dem Zeitmanagement haben, dann untersuchen Sie zuerst diese oben angeführten Probleme. Im ersten Schritt sollten Sie Ihre Unternehmensprobleme rund um das Aufmerksamkeits-Management angehen. Auch wenn viele Arbeitnehmer Probleme bei ihrem Selbstmanagement von Zeit und Aufmerksamkeit haben, die Lösungen werden nicht erfolgreich sein, bis Führungskräfte sich dem zugrunde liegenden Kulturproblem widmen.

Greifen Sie auf bekannte Zeitmanagement-Methoden zurück

Orientieren Sie sich am ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower und greifen Sie auf sein Prinzip zurück: Alle anstehenden Aufgaben in wichtige/nicht wichtige und dringende/nicht dringende Arbeiten trennen.

Oder schauen Sie sich doch das ALPEN-Konzept näher an:

• Aufgaben und Aktivitäten für den Tag notieren und zügig bearbeiten.
• Länge der Aktivitäten kalkulieren und möglichst genau einhalten.
• Puffer berücksichtigen – beachten Sie, dass Sie maximal 60 Prozent Ihrer Zeit so effektiv arbeiten, wie Sie glauben.
• Entscheidungen treffen, welche Arbeiten erledigt werden müssen und welche verschoben werden können.
• Nachkontrolle – Haben Sie Ihre Tagesziele erreicht? Wie könnten Sie sich morgen besser organisieren?