Der Jahresabschluss Ihrer Zeiterfassung

von Gabriele Kaier, 07.11.2024

Am Jahresende benötigen Sie die Daten aus der Zeiterfassung und stellen fest, dass die Stundenabrechnung aufgrund von Unstimmigkeiten nicht ordnungsgemäß abgeschlossen werden kann? Fehlersuche unter Zeitdruck kann äußerst stressig sein. Damit Ihnen dieses Szenario in Zukunft erspart bleibt, haben wir eine hilfreiche Checkliste erstellt, die Ihnen den Jahresabschluss deutlich erleichtern wird

Stressfreier Abschluss der Stundenabrechnung

Keine Zeit zu verlieren? Mit unserer Checkliste lassen sich Unklarheiten in der Stundenabrechnung rasch aufklären. Und falls nicht, ist unser Support-Team natürlich gerne für Sie da.

4 Tipps, wie Stress zum Jahresende gar nicht erst aufkommt

Mit diesen 4 Tipps vermeiden Sie mögliche Ungereimtheiten in Ihrer Stundenabrechnung.

1. Kontrollieren Sie die Stundenabrechnung am besten monatlich

Um die Stundenabrechnung Ihrer Mitarbeitenden optimal zu verwalten, empfehlen wir, regelmäßig während des Jahres einen Blick darauf zu werfen. Der empfohlene Ablauf sieht vor, dass zunächst die Mitarbeitenden die Stundenabrechnung prüfen und anschließend die Checkbox zur Bestätigung aktivieren. Danach kann der zuständige Manager die Abrechnung überprüfen. Warum ist das wichtig? Mitarbeitende sind oft in der Lage, Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und diese sofort zu korrigieren. So verhindern Sie, dass sich Fehler in der Stundenabrechnung einschleichen und im Laufe der Zeit summieren. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie die Stundenabrechnung erfolgreich abschließen können?

Zuerst schließt der Mitarbeitende ab, dann der Manager

2. Überfliegen Sie regelmäßig den Arbeitszeitsaldo

Sind die Werte des Arbeitszeitsaldos realistisch oder absurd hoch? Überfliegen Sie immer wieder, zumindest stichprobenartig, die Stundenabrechnung. Nutzen Sie dafür unbedingt unsere Auswertungsmöglichkeiten, um sich möglichst rasch einen Überblick zu verschaffen.

TimeTac bietet Ihnen zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten

3. Bearbeiten Sie Anträge Ihrer Mitarbeitenden zeitgerecht

Damit Ihre Stundenabrechnung und Urlaubsverwaltung korrekt sind, ist es ratsam, dass Sie regelmäßig die Anträge auf Urlaub, Abwesenheit oder Änderung von Zeitbuchungen etc. Ihrer Mitarbeitenden einsehen und diese rechtzeitig genehmigen bzw. ablehnen. Denn offene Anträge, die erst zu Jahresende genehmigt werden, wirken sich selbstverständlich auf den Urlaubssaldo und auf die Stundenabrechnung aus. Mehr zum Thema „Genehmigungsworkflow Abwesenheit/Urlaub”

Anträge rasch genehmigen per Klick

4. Trotz Regelverletzungen, Stundenabrechnung abschließen

Sie können in den Accounteinstellungen definieren, dass die Mitarbeitenden und/oder Manager trotz Regelverletzungen den Abschluss der Stundenabrechnung vornehmen können.

Wählen Sie ob und wie Sie den Abschluss trotz Regelverletzungen freigeben