Ertappt! So kommen Sie dem Fehlerteufel in der Zeiterfassung auf die Schliche

von Gabriele Kaier, 05.06.2023

Fehleralarm! Wir haben unser Support-Team gefragt, bei welchen Funktionen unsere Kundinnen und Kunden am häufigsten Fragen stellen und wie sich Unklarheiten schnell lösen lassen. Hier geht es zu den fünf gängigsten Stolpersteinen und den dazugehörigen Quick Fixes.

Wie Sie Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung vermeiden

Schleicht sich bei der Zeiterfassung der eine oder andere Fehler ein, wirkt sich das wiederum auf anknüpfende Prozesse wie beispielsweise auf die Stundenabrechnung oder Urlaubsverwaltung aus. Und gerade, wenn wir es stressig haben, beispielsweise zum Abschluss des Monats, möchten wir uns nicht auf die Suche nach der Nadel im Heuhaufen machen. In diesem Blogpost werden wir uns gemeinsam fünf häufig vorkommende Fehlerquellen ansehen und Ihnen zeigen, wie Sie diese ganz leicht umgehen können.

#1 Warum werden meine Zeitbuchungen von TimeTac nicht korrekt bewertet?

Häufige Fehler:

Der Tagesplan wurde nicht bedacht bzw. korrekt eingerichtet.

• Die Uhrzeit wurde im Tagesplan nicht korrekt festgelegt.
• Die Stundenart wurde im Tagesplan nicht richtig definiert.
• Arbeitsfreie Tage oder halbe Urlaubstage wurden falsch ausgewählt oder ignoriert.

Ursache:

Wenn ein Arbeitszeitmodell angelegt wird, muss auch der Wochen- und der Tagesplan für die einzelnen Wochentage definiert werden.

• Zeitperiode je Arbeitstag: Nur innerhalb der definierten Von- und Bis-Zeiten erfolgt eine bewertete Zeiterfassung in der Stundenabrechnung. Wird außerhalb der definierten Zeitspanne gebucht, erscheint diese Buchung zwar in der Zeitbuchungsliste, wird aber nicht in der Stundenabrechnung gewertet.
• Stundenart: In Zeitperioden ohne festgelegte Stundenart kann TimeTac Ihre Zeitbuchungen nicht korrekt bewerten. Diese scheinen dann nicht oder nicht richtig in der Stundenabrechnung auf.
• Arbeitsfreie Tage / Halbe Urlaubstage: Arbeitsfreie Tage werden als „Arbeitstag” definiert, „Halbe Urlaubstage” automatisch angeklickt.

Lösung:

Beim Tagesplan definieren Sie für jeden Wochentag die Zeitperiode (Von- / Bis-Zeit) und die Stundenart (Arbeitszeit oder diverse Überstunden). Diese Definition stellt die Basis für die Bewertung der Arbeitszeiterfassung dar und ist daher wesentlich für die korrekte Berechnung Ihrer Arbeitszeiten.

• Wählen Sie die richtige Zeitperiode für jeden Arbeitstag: Standardmäßig ist die Zeit von 00:00 bis 24:00 als Arbeitszeit festgelegt. Die Von- und Bis-Zeit kann per Doppelklick geändert werden. Denken Sie immer von Beginn bis Ende des Tages, d.h. 00 Uhr = Tagesbeginn und 24 Uhr = Tagesende. Beispielsweise: 00 Uhr bis 24 Uhr und nicht 00 Uhr bis 00 Uhr
• Legen Sie die richtige Stundenart für jeden Arbeitstag fest: Sie können zwischen Arbeitszeit, Überstunden ohne Zuschlag und mit verschiedenen Zuschlägen wählen. Beispiel: Sie vergessen einen Zuschlag für Sonntag zu definieren, dann wird die Arbeitszeit am Sonntag auch ohne Zuschlag in TimeTac berechnet. Sollte der von Ihnen benötigte Zuschlag nicht in TimeTac vorhanden sein, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team.
• Arbeitsfreie Tage / Halbe Urlaubstage checken: Arbeitsfreie Wochentage nicht als „Arbeitstag” kennzeichnen, für halbe Urlaubstage die Checkbox ankreuzen. Bitte das Häkchen „Halber Urlaubstag” nicht automatisch anklicken, wenn Sie den Tag nicht als halben Urlaubstag definieren möchten.

#2 Weshalb kann ich die mobile TimeTac-App auf meinem Smartphone nicht verwenden?

Häufige Fehler:

• Sie sind (noch) kein TimeTac-Kunde und testen auch (noch) nicht TimeTac.
• Sie sind TimeTac-User/in und kommen nicht in die App.

Ursache:

• Die Nutzung der App ist für unsere Kundinnen und Kunden kostenlos. Ohne TimeTac-Account oder kostenlosen Testzugang ist die Nutzung der App nicht möglich.
• Ihr Unternehmen hat einen TimeTac-Account, aber Ihr/e TimeTac-Administrator/in im Haus hat Ihnen nicht die Nutzung der mobilen App im Account freigegeben.

Lösung:

• Laden Sie sich die Android- oder iOS-App im Playstore kostenlos herunter. Der Kontoname ist derselbe wie für Ihren Webbrowser-Login (go.timetac.com/Kontoname).
• Als User/in: Informieren Sie Ihre/n TimeTac-Administrator/in, dass Ihnen die Nutzung der App freischalten wird. Als TimeTac-Administrator/in: Gehen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden, die die TimeTac-App verwenden dürfen, auch in den Accounteinstellungen freigeschaltet sind. Hat der Mitarbeitende keine Freigabe erhalten, kann die App nicht genutzt werden.

#3 Wieso lässt sich die Stundenabrechnung nicht abschließen?

Häufige Fehler:

• Die Höchstarbeitszeiten wurden überschritten (tägliche oder wöchentliche).
• Der Urlaubssaldo stimmt nicht, da Anträge auf Abwesenheit nicht bearbeitet wurden.
• Die Ruhezeiten wurden verletzt.
• Weder eine Zeitbuchung, noch eine eingetragene Abwesenheit wurde an einem Arbeitstag eingetragen.

Ursache:

Verletzungen der Arbeitszeiten werden in TimeTac deutlich angezeigt. Werden diese nicht korrigiert, können sie in der Stundenabrechnung nicht korrekt bewertet werden und die Stundenabrechnung lässt sich nicht abschließen.

Lösung:

Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Stundenabrechnung stimmt und Sie keine Regelverletzungen / Warnungen in TimeTac vorfinden. Genehmigen Sie Anträge auf Abwesenheit zeitig, am besten sobald diese bei Ihnen eintreffen. Vermeiden Sie unnötigen Stress und warten Sie nicht bis zum Monats- bzw. Jahresabschluss mit der Korrektur, wenn die Abrechnung unmittelbar ansteht.

Unser Tipp: In der Accountverwaltung können Sie den Abschluss trotz offener Warnhinweise erlauben.

#4 Warum werden einzelne Feiertage als Minusstunden gezählt?

Häufige Fehler:

• Der falsche Feiertagskalender wurde dem Mitarbeitenden zugeordnet.
• Einzelne Feiertage betreffen nur spezifische Gemeinden in Deutschland und der Schweiz.

Ursache:

• TimeTac stellt für den gesamten EU-Raum und viele weitere Länder einen Feiertagskalender zur Verfügung. Gesetzliche Feiertage, die ausschließlich in einem bestimmten Bundesland oder Kanton gelten, stehen ebenfalls zur Verfügung. Jedem Mitarbeitenden kann ein Feiertagskalender freier Wahl zugeordnet werden.
• Die Feiertagskalender von Deutschland und der Schweiz sind für einzelne Bundeländer bzw. Kantone erhätlich, jedoch nicht für einzelne Gemeinden.

Lösung:

• Gehen Sie sicher, dass Sie jedem Mitarbeitenden den passenden Feiertagskalender zugeordnet haben. Achten Sie insbesondere darauf, ob Sie kantons- und bundesspezifische Feiertagskalender bedacht haben. Der Kalender kann auch um nicht-gesetzliche Feiertage erweitert werden.
• Sie benötigen Feiertage, die nur für einzelne Gemeinden gelten? Tragen Sie manuell diese Zusatz-Feiertage in TimeTac nach.

#5 Weshalb habe ich so viele Minusstunden, obwohl ich doch die Zeit gebucht habe?

Häufiger Fehler:

• Das Arbeitszeitmodell ist nicht richtig eingestellt.

Ursache:

• Eventuell wurde im Laufe des Jahres das Arbeitszeitmodell geändert und die Arbeitstage oder Stunden wurden nicht angepasst. Die Bewertung der Zeiterfassung basiert auf dem eingestellten Arbeitszeitmodell. Alle Stunden außerhalb Ihrer Vorgaben werden somit nicht in der Stundenabrechnung bewertet.

Lösung:

• Gehen Sie sicher, dass Sie bei einem Wechsel das neue Arbeitszeitmodell in der Benutzerverwaltung zugewiesen haben. Nach dem Umstieg muss der Urlaub unbedingt manuell nachkorrigiert werden, beispielsweise bei einem Umstieg von einer 5-Tage-Woche auf eine 4-Tage-Woche reduziert sich auch der Urlaubsanspruch von 25 auf 20 Tage.