Die besten Zeitmanagement-Methoden

von Anna Eisner-Kollmann, 25.07.2024

In einer Welt voller Herausforderungen und Möglichkeiten ist effektives Zeitmanagement der Schlüssel zum Erfolg. Mit den richtigen Tipps können Sie Ihr tägliches Arbeitspensum bewältigen, Stress reduzieren und mehr Zeit für die Dinge haben, die Ihnen wirklich wichtig sind. Wir haben die besten Zeitmanagement-Methoden gesammelt, die Ihnen helfen werden, Ihren Arbeitsalltag noch besser zu organisieren!

Zeitmanagement wichtiger denn je

Während manche Zeitmanagement-Methoden möglicherweise als veraltet erscheinen, bleiben bewährte Techniken wie die Pomodoro-Technik, die Eisenhower-Matrix und GTD-Getting things done, auch heute noch relevant. In einer Welt, die geprägt ist von Ablenkungen und einem ständigen Informationsfluss, sind Struktur und Effizienz wichtiger denn je. Zeitmanagement-Methoden helfen dabei, den Fokus zu behalten, Prioritäten zu setzen und effektiv zu arbeiten. Indem sie uns helfen, unsere Zeit besser zu organisieren und zu nutzen, können sie einen wertvollen Beitrag zur Bewältigung der heutigen Arbeitsanforderungen leisten. Wir haben in dieser Sammlung praktischer Tipps alle bewährten Zeitmanagement-Methoden zusammengefasst:

2-Minuten-Regel

Wir starten mit der 2-Minuten-Regel, da diese die Notwendigkeit anderer Zeitmanagement-Methoden garantiert reduzieren kann.

Die Zwei-Minuten-Regel besagt, dass man Aufgaben, die zwei Minuten oder weniger Zeit in Anspruch nehmen, sofort erledigen sollte, anstatt sie aufzuschieben. Indem man kleine Aufgaben sofort erledigt, anstatt sie auf die lange Bank zu schieben, kann man Zeit sparen und verhindern, dass sich kleine Aufgaben ansammeln und zu größerem Stress führen. Die Umsetzung der Zwei-Minuten-Regel hilft dabei, die Produktivität zu steigern, den Arbeitsfluss aufrechtzuerhalten und die Effizienz im Zeitmanagement zu verbessern.

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine bewährte Zeitmanagement-Methode, die von Francesco Cirillo entwickelt wurde und darauf abzielt, die Produktivität zu steigern und die Konzentration zu verbessern. Der Name leitet sich vom italienischen Wort für Tomate ab, da Cirillo seine Aufgaben mit einer Küchenuhr in Form einer Tomate timte. Die Grundidee hinter der Pomodoro-Technik ist, die Arbeitszeit in kurze Intervalle, so genannte „Pomodoros“, von typischerweise 25 Minuten zu unterteilen. Während eines Pomodoros arbeitet man ungestört und konzentriert sich auf eine einzige Aufgabe. Nach jedem Pomodoro gönnt man sich eine kurze 5-minütige Pause. Nach vier Pomodoros folgt eine längere Pause von ca. 15-30 Minuten.

Durch diese strukturierte Arbeitsweise wird die Arbeitsbelastung in überschaubare Abschnitte unterteilt und die Motivation aufrechterhalten. Die Pomodoro-Technik hilft dabei, Ablenkungen zu reduzieren, die Konzentration zu steigern und effizienter zu arbeiten. Indem man sich in kurzen Intervallen voll auf die Aufgabe fokussiert, wird auch die Kreativität angeregt und die Produktivität gesteigert. Die regelmäßigen Pausen tragen dazu bei, der Erschöpfung vorzubeugen und die geistige Frische aufrechtzuerhalten. Die Pomodoro-Technik ermöglicht somit eine effektive Arbeitsstruktur und eine verbesserte Zeitnutzung im beruflichen Alltag.

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als das 80/20-Prinzip, besagt, dass etwa 80 % der Ergebnisse durch 20 % der Ursachen erzeugt werden. Dies bedeutet, dass ein Großteil der Effekte auf eine geringe Anzahl von Ursachen zurückzuführen ist. Zum Beispiel: 80 % der Einnahmen eines Unternehmens stammen oft von 20 % der Kunden. Das Pareto-Prinzip wird häufig in der Wirtschaft und im Projektmanagement angewendet, um zu betonen, dass nicht alle Aufgaben gleich wichtig sind – und dass es effektiver sein kann, sich auf die wenigen wichtigen Dinge zu konzentrieren, die den größten Nutzen bringen. Lernen Sie, wie 20 % der Arbeit 80 % des Erfolgs beeinflussen können.

Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip, auch bekannt als Eisenhower-Box oder Vier-Felder-Methode, geht auf den ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück und ist ein hilfreiches Werkzeug für die effektive Priorisierung von Aufgaben. Die Zeitmanagement-Methode basiert auf der Unterscheidung zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit und teilt Aufgaben in vier Kategorien ein: dringend und wichtig, wichtig aber nicht dringend, dringend aber nicht wichtig, weder dringend noch wichtig. Das Eisenhower-Prinzip hilft dabei, Zeit effizient zu nutzen und eine gut strukturierte Arbeitsweise zu fördern. Lesen Sie, wie Sie mehr Erfolg in weniger Zeit erzielen.

Eat the frog

Die „Eat the Frog“ Methode wurde von Autor Brian Tracy populär gemacht. Der Ausdruck leitet sich von der Idee ab, dass man, wenn man jeden Tag einen lebendigen Frosch essen müsste, diese unangenehme Aufgabe am besten früh am Morgen erledigen sollte, um den Rest des Tages mit einem guten Gefühl und ohne Aufschieben fortsetzen zu können. In Bezug auf Aufgaben bedeutet dies, sich zuerst den unangenehmsten oder schwierigsten Task des Tages vorzunehmen, anstatt ihn ständig vor sich herzuschieben. Durch das Priorisieren und Erledigen dieser „Froschaufgabe“ zu Beginn des Tages erhöht sich die Produktivität und es wird verhindert, dass wichtige Aufgaben aufgeschoben werden. Mit der Eat-the-Frog-Methode arbeiten Sie effizienter und verbessern so Ihr Zeitmanagement.

Timeboxing / Timeblocking

Beim Timeboxing werden bestimmte Zeiträume fix für Aufgaben festgelegt. Man definiert also klare Zeitfenster, innerhalb derer man sich ausschließlich auf eine bestimmte Tätigkeit konzentriert. Man nennt es deshalb auch Timeblocking. Dadurch wird verhindert, dass man sich in Details verliert oder durch Ablenkungen abgelenkt wird. Timeboxing ermöglicht eine bessere Strukturierung des Tagesablaufs und hilft dabei, den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben zu legen. Diese Methode fördert eine disziplinierte Arbeitsweise und trägt dazu bei, dass Zeit effektiver genutzt wird. In diesem Artikel gibt es mehr Infos rund um Timeboxing und Timeblocking.

GTD-Methode

Die GTD-Methode (Getting Things Done), entwickelt von David Allen, ist ein umfassendes System für effektives Zeitmanagement und Aufgabenorganisation. Der Ansatz hinter GTD besteht darin, eine klare Struktur zu schaffen, um alle Aufgaben und Verpflichtungen effizient zu erfassen, zu verarbeiten und zu erledigen. Das Hauptziel von GTD ist es, den Kopf frei zu bekommen, indem man alle Gedanken, Ideen und Aufgaben in ein externes System überführt.

In der GTD-Methode werden Aufgaben anhand verschiedener Schritte organisiert, darunter:

• Erfassen Sie alle Aufgaben, Gedanken und Ideen in einem externen System, z.B. einer To-Do-Liste oder einer App.
• Kategorisieren Sie die Aufgaben nach Kontext, Dringlichkeit und Wichtigkeit.
• Organisieren Sie Aufgaben in geeigneten Listen, z.B. in Listen für heute, diese Woche oder später.
• Überprüfen Sie die Aufgabenlisten, um Prioritäten zu setzen und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
• Erledigen Sie die Aufgaben.Durch die GTD-Methode wird eine klare Struktur geschaffen, um effektiv mit Aufgaben umzugehen, den Überblick zu behalten und Stress zu reduzieren.

60-60-30-Methode

Die 60-60-30-Methode ist eine Zeitmanagement-Technik, die darauf abzielt, die Produktivität zu steigern und die Konzentration zu verbessern, indem man seine Arbeitszeit in bestimmte Zeitblöcke einteilt. Nach dieser Methode arbeitet man zunächst 60 Minuten ununterbrochen konzentriert an einer einzigen Aufgabe. Anschließend folgt eine Pause von ebenfalls 60 Minuten, in der man sich komplett entspannt und regeneriert. Danach kehrt man zurück zur nächsten 60-minütigen Arbeitssession.

• 50 Minuten konzentriertes Arbeiten
• 10 Minuten Pause
• 60 Minuten konzentriertes Arbeiten
• 30 Minuten Pause

Diese Methode basiert auf der Idee, dass längere Konzentrationsphasen durch regelmäßige Erholungspausen effektiver gestaltet werden können. Die 60-60-30-Methode sorgt für eine ausgewogene Strukturierung der Arbeitszeit, die es ermöglicht, sich auf die Aufgabe zu fokussieren, ohne sich zu überlasten oder auszubrennen. Durch regelmäßige Pausen wird die Leistungsfähigkeit erhalten und die Arbeitsqualität verbessert.

SMART / SMAACT-Methode

Die SMART bzw. SMAACT-Ziele-Methode ist ein bewährter Ansatz, um klare und effektive Ziele zu setzen. SMART steht für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. SMAACT erweitert dieses Konzept um achtsam und transparent. Durch die Festlegung von Zielen nach diesen Kriterien wird sichergestellt, dass sie klar definiert, überprüfbar und umsetzbar sind. Durch die SMART / SMAACT-Ziele-Methode wird die Planung und Umsetzung effizienter gestaltet und die Erfolgschancen erhöht. Wir erklären in diesem wissenschaftlich fundierten Blogartikel genau mit welchen Tipps Sie Ziele setzen, die Sie auch erreichen können.

ABC-Methode

Die ABC-Methode ist eine Strategie des Zeitmanagements, die darauf abzielt, Prioritäten zu setzen und Aufgaben basierend auf ihrer Wichtigkeit zu organisieren. Sie ist angelehnt an die Eisenhower-Methode, bei der allerdings vier Bereiche zum Einsatz kommen. Bei der ABC-Methode werden Aufgaben in drei Kategorien eingeteilt:

• A-Aufgaben sind dringend und wichtig
• B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend
• C-Aufgaben sind weder dringend noch wichtig.

Die ABC-Methode hilft dabei, den Fokus auf das Wesentliche zu richten, die Effizienz zu steigern und die Produktivität zu erhöhen.

Warren Buffet 5/25-Methode

Bei der Warren Buffett 5/25-Methode erstellt man eine Liste mit den 25 wichtigsten Zielen oder Aufgaben, die man erreichen oder erledigen möchte. Anschließend wählt man die fünf wichtigsten Punkte aus dieser Liste aus und konzentriert sich vollständig darauf, während die restlichen Ziele vorerst zurückgestellt werden. Die Warren Buffett 5/25-Methode hilft dabei, Klarheit zu schaffen, die persönlichen Ziele zu priorisieren und erfolgreich daran zu arbeiten.

Pickle-Jar-Methode

Die Pickle-Jar-Methode ist eine effektive Strategie, um die Arbeit in Prioritäten zu strukturieren und den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben zu legen. Ähnlich wie bei der Aufbewahrung von Gewürzgurken im Glas werden die verschiedenen Arbeitsaufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in „Einmachgläser“ sortiert. Die dringendsten und wichtigsten Aufgaben kommen zuerst ins Glas, gefolgt von den weniger dringenden und wichtigen Aufgaben.

Die besten Methoden erklärt

Sie haben die Qual der Wahl! Mit unserer praktischen Zusammenfassung von den besten Zeitmanagement-Methoden, gelingt es Ihnen in Zukunft hoffentlich noch leichter, Ihre Aufgaben zu erledigen. Je nach Aufgabe, können Sie nun aus diesen Tipps wählen, um Ihr Zeitmanagement aufs nächste Level zu bringen!