Wie finde ich das richtige Arbeitszeiterfassungssystem für mein Unternehmen?

von Gabriele Kaier, 12.09.2017

Die Arbeitszeiterfassung diente bisher in erster Linie dem gesetzlichen Nachweis und der Stundenabrechnung für die Mitarbeitenden. Zunehmend flexiblere Arbeitsformen, aber auch organisatorische Gründe stellen aber höhere Ansprüche an ein Arbeitszeiterfassungssystem. Moderne Arbeitszeiterfassungssysteme bieten Unternehmen vielfältige Möglichkeiten bei der Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeit. Erfahren Sie, welche Dienstleistung zur Arbeitszeiterfassung sich für Ihr Unternehmen am besten eignet und was Sie bei der Auswahl beachten sollten.

Warum muss die Zeit erfasst werden?

Kaum ein Unternehmen kommt um die Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden herum. Sie dient immer als Nachweis, einerseits um der gesetzlichen Dokumentationspflicht wie beispielsweise in Österreich, Deutschland und der Schweiz nachzukommen, aber auch zum Leistungsnachweis gegenüber Kunden und internen Abteilungen. Auch organisatorische Gründe können für ein modernes Arbeitszeiterfassungssystem sprechen. Sie eröffnet Unternehmen überdies zahlreiche Möglichkeiten: Geschäftsprozesse können optimiert werden, Kommunikations- und Kollaborationslösungen stehen zur Verfügung und das Wesentliche lässt sich einfach und schnell im Blick behalten.

Welche Funktionen sollte eine Dienstleistung zur Arbeitszeiterfassung anbieten?

Als Leistungsnachweis dienen

Die Arbeitszeiterfassung dient in jedem Fall dem externen oder internen Nachweis von Arbeitszeit und Leistung.

• Gesetzliche Dokumentationspflicht gegenüber Behörden: Arbeitgeber sind in beispielsweise Österreich, Deutschland und der Schweiz generell gesetzlich verpflichtet, die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter nachzuweisen.
• Präzises Projektcontrolling und Deckungsbeitragsrechnung: Durch

  Gegenüberstellung von fakturierten Stundenhonoraren und internen Stundenverrechnungssätzen kann beispielsweise der Rohertrag aus den geleisteten Arbeitsstunden ermittelt werden.

• Nachweis für den Arbeitnehmer: Der Mitarbeiter kann seine geleisteten Stunden nachweisen. Der Einblick hilft auch das persönliche Zeitmanagement und die Effektivität der Arbeitsprozesse zu verbessern.

Organisationsprozesse und Arbeitsabläufe optimieren

Die Daten lassen sich für Controlling, Lohnverrechnung oder Personalverwaltung effektiv, ohne großen Aufwand weiterverarbeiten.

• Stundenabrechnung als Basis für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Ressourcenplanung aufs Basis der Arbeitszeiterfassung und Urlaubs- und Abwesenheitsplanung
• Mitarbeiterauswertungen als Grundlage für Personalgespräche und Boni

Welche Möglichkeiten an Arbeitszeiterfassungssystemen gibt es?

Hier bekommen Sie einen guten Überblick, welche Möglichkeiten Ihnen eine Dienstleistung zur Zeiterfassung bieten kann, aber auch welche sich am besten für Ihr Unternehmen eignet.

Manuelle Arbeitszeiterfassungssysteme

Die einfachste Form ist die manuelle Erfassung der Arbeitszeit auf Stundenzetteln und die digitale Erfassung via Excel-Tabelle. Diese Formen haben jedoch den Nachteil, dass sie aufwendig und ungenau die Arbeitszeit erfassen und die gesamte Arbeitszeit umständlich berechnet werden muss. Die Daten müssen mühsam manuell in andere Systeme wie beispielsweise in die Entgeltabrechnung übertragen werden. Und natürlich sind die erfassten Daten nicht fälschungssicher.

Elektronische Arbeitszeiterfassungssysteme

In Industrie- und Produktionsbetrieben haben moderne Hardware-Terminals die Stempeluhr abgelöst. Die Mitarbeiter erfassen Arbeitsbeginn und -ende mittels Chipkarte, NFC-Technologie, Code oder Fingerprint. Die Identifikation mittels Fingerabdruck ist fälschungssicher gegenüber dem späteren Ausstempeln von Kollegen und gehört wie auch der Retinascan und die Gesichtserkennung zu den biometrischen Methoden der Zeiterfassung.

Browser-basiertes Arbeitszeiterfassungssystem

Professioneller und effizienter ist eine spezielle Software zur Zeiterfassung. Diese ist als Standardsoftware erhältlich, wird individuell für Kundinnen und Kunden konfiguriert und kann somit viele Anforderungen und Business Cases abbilden. Es gibt aber auch Zeiterfassungssysteme, die speziell auf bestimmte Branchen zugeschnitten sind wie beispielsweise Branchensoftware für Agenturen, Handwerk, Pflege, Bauwirtschaft und viele weitere Fachberufe.

Die Online-Zeiterfassung hat den Vorteil, dass die Arbeitszeit vom Mitarbeiternden unmittelbar erfasst werden kann und diese einfach sowie ohne großen Schulungsaufwand bedienbar ist. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter loggen sich zu Arbeitsbeginn ein und erfassen ihre Zeit orts- und geräteunabhängig. Das hat den Vorteil, dass die Arbeitszeit über Webbrowser, Terminal oder auch mobil via Zeiterfassungs App, je nach Arbeitssituation passend, erfasst werden kann.

Die Daten können nahtlos in die Entgeltabrechnungs-Software und andere Systeme übertragen werden. Die umständliche Berechnung der gesamten Arbeitszeit entfällt. Die Daten aus dem Arbeitszeiterfassungssystem können auch in die Kalkulation übertragen werden, so bietet die Zeiterfassung auch optimale Planungsmöglichkeiten. Die Überstunden der Mitarbeiter werden automatisch geführt, Urlaube und Abwesenheiten lassen sich übersichtlich und einfach mit definierbaren Freigabeworkflows verwalten.

Das Online-Arbeitszeiterfassungssystem bietet auch die Möglichkeit die Arbeitszeiten Projekten und Kunden zuzuordnen, was die stundenbezogene Abrechnung erheblich erleichtert.

Zeiterfassungsservice in der Cloud

Dank der ständigen Weiterentwicklung der Datenübertragungsraten ist ein lokaler Betrieb der Software nicht mehr zwingend notwendig: Bei Nutzung einer Cloud-Lösung oder einer sogenannten “Software-as-a-Service”, haben Sie so gut wie keinen Ressourcenaufwand. Das ist besonders auch für KMUs interessant, da nur wenige über eine eigene IT-Abteilung verfügen und diese Dienstleistung an externe Dienstleister auslagern müssen, was wiederum mit Kosten verbunden ist.

Investitionen in Rechner, Softwarelizenzen oder Erfassungsgeräte entfallen. Die komplette Programmlogik, Datenverarbeitung und Datenspeicherung erfolgt in Rechenzentren. Die Datenübertragung erfolgt über sichere SSL-Verschlüsselung, gegen Verlust der Daten bei Ausfällen werden diese mehrmals täglich durch Backups gesichert.

Welche Dienstleistung zur Arbeitszeiterfassung benötige ich für mein Unternehmen?

Eine moderne Zeiterfassung eröffnet Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten auf Basis der erfassten Arbeitszeiten: Sie optimiert Geschäftsprozesse, stellt Kommunikations- und Kollaborationslösungen zur Verfügung und ermöglicht einfach und schnell den Blick aufs Wesentliche zu behalten. Da es viele verschiedene Dienstleistungen am Markt gibt, lohnt es sich im Vorfeld der Recherche gut zu überlegen, welche Funktionen Sie benötigen und kombinieren möchten. Was wiederum von den Anforderungen Ihres Unternehmens und der Branche bzw. bereits bestehender Systeme abhängig ist.

Welches Arbeitszeiterfassungssystem ist am besten für mein Unternehmen geeignet?

• Reicht uns die Verwaltung, Kontrolle und Dokumentation der Arbeitszeiten? Dann kommen Sie mit einer reinen Arbeitszeiterfassung aus.
• Oder wollen wir die Arbeitszeiten auf Aufgaben, Tätigkeiten und Projekte erfassen? Dann empfehlen wir Ihnen eine Kombination aus Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung.
• Benötigen wir eine umfassende Verwaltung der Abwesenheitszeiten wie Urlaub, Zeitausgleich oder Krankenstand? Dann sind Sie am besten mit einer Arbeits- und/oder Projektzeiterfassung in Kombination mit einer Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung beraten.
• Welche Möglichkeiten der Zeiterfassung hat der Anbieter und können diese jederzeit miteinander kombiniert und um weitere Funktionen, auch zu einem späteren Zeitpunkt, erweitert werden?

Weitere wichtige Faktoren

Für mittelständische bis große Unternehmen – insbesondere im Produktionsbereich – ist die Zeiterfassung mithilfe eines Hardwareterminals ideal. Auf mobile Zeiterfassungssysteme setzen Unternehmen, die hauptsächlich Mitarbeitende angestellt haben, die auswärts arbeiten. Kleine und mittlere Unternehmen nutzen in der Regel eine Zeiterfassungssoftware ohne Hardware.

Für wie viele Mitarbeiter kann ich das Zeiterfassungssystem nützen? Gerade kostenfreie oder sehr günstige Zeiterfassungsprogramme beschränken oftmals die Buchungen pro Tag oder nach Mitarbeiterzahl.

Ist das präferierte Zeiterfassungssystem sowohl bei der Erfassung für die Mitarbeiter als auch in der Verwaltung für die Personalabteilung einfach zu bedienen?

Wie steht es um das Verhältnis von Investitionskosten zur Amortisationszeit? Gute Zeiterfassungsdienstleistungen bringen die Investitionskosten häufig bereits wieder nach wenigen Monaten ein.

Mit welchen Kosten ist bei der Einführung der Zeiterfassung zu rechnen?

Was umfasst die Dienstleistung zur Arbeitszeiterfassung von TimeTac?

Zusätzlich zum Nachweis der gesetzlichen Anforderungen unterstützt TimeTac interne Abläufe und generiert wertvolle Daten für die Projekt- und Auftragssteuerung, die Abrechnung und das Controlling. Der Einsatz neuer Technologien bietet für Unternehmen weitreichende Möglichkeiten. TimeTac ist sehr flexibel und in die täglichen Arbeitsabläufe sinnvoll integrierbar. Moderne, flexible Arbeitssituationen werden optimal berücksichtigt. TimeTac unterstützt Sie bei der Zeiterfassung Ihrer Mitarbeitenden und Projekte als auch bei der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung im Unternehmen. Darüber hinaus bietet die Dienstleistung zur Arbeitszeiterfassung von TimeTac eine persönliche Beratung und einen umfassenden Support.