Dienstreisezeit: Alle Regelungen sicher in TimeTac abbilden

von Gabriele Kaier, 17.02.2025

Ob für ein Meeting, eine Messe oder einen Kundentermin – Dienstreisen sind in vielen Unternehmen Alltag. Doch ohne klare Regelungen zu Kostenübernahme und Arbeitszeit können sie schnell zu Unstimmigkeiten führen. Erfahren Sie, wie TimeTac Ihnen hilft, alle relevanten Vorgaben zur Dienstreisezeit rechtssicher abzubilden und welche Aspekte bei einer Geschäftsreise wichtig sind.

Vorgaben zur Reisezeit in TimeTac abbilden – einfach und effizient

In TimeTac haben Sie die Möglichkeit, alle Vorgaben zur Dienstreisezeit optimal zu konfigurieren. Die Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, zwischen aktiver und passiver Reisezeit zu unterscheiden und diese direkt auf die entsprechenden Aufgaben zu buchen. Nutzen Sie die Vorteile der mobilen Zeiterfassung über unsere App oder den Webbrowser: Ihre Mitarbeitenden können ihre Zeiten direkt am Einsatzort erfassen, und Sie haben jederzeit einen umfassenden Überblick über alle Aufzeichnungen.

So bilden Sie Reisezeit in TimeTac ab

In TimeTac können Sie Dienstreisezeiten als separate Arbeitszeitbuchungen anlegen. Dazu erstellen Sie in der Arbeitszeiterfassung zwei Aufgaben: aktive und passive Reisezeit.

In Kombination mit der Projektzeiterfassung können Sie Aufwände auch auf Projektebene verbuchen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Blogbeitrag zur Wirtschaftlichkeit von Projekten.

Typische Anwendungsfälle für aktive Reisezeit aus der Praxis

Aktive Reisezeit sollte separat erfasst werden, jedoch genauso wie normale Arbeitszeit gewertet werden – ohne Zuschläge. Erhält beispielsweise ein Mitarbeitender ab der 10. Stunde einen 25%-Zuschlag, kann die Reisezeit entweder hinzugerechnet oder davon ausgeschlossen werden.

Beispiele für passive Reisezeit

Passive Reisezeiten werden nicht immer im gleichen Maße wie Arbeitszeiten gewertet – möglicherweise zählen sie nur zur Hälfte, oder es gibt verschiedene Regelungen je nach Wochentag. Zum Beispiel könnte die Reisezeit an einem Sonntag höher angerechnet werden, um keine Minusstunden zu erzeugen.

Buchen Sie Reisezeit, die nicht als Arbeitszeit gezählt wird, direkt als passive Reisezeit.

Aktive und passive Reisezeit lassen sich in der Stundenabrechnung separat auswerten (Hier ins den Spalten als AR und PR).

Gut zu Wissen: Wichtige Informationen zu Dienstreisen

Was versteht man unter einer „Dienstreise“?

Eine Dienstreise bezeichnet die Zeit, die ein Mitarbeitender benötigt, um zu einem temporären Dienstort zu gelangen. Dies geschieht im Auftrag des Arbeitgebenden und kann für Kundentermine, Messeauftritte oder Meetings außerhalb des Unternehmensstandorts erforderlich sein.

Gilt eine Dienstreise als Arbeitszeit?

In vielen Fällen gilt die Reisezeit als Arbeitszeit, sowohl in Österreich als auch in Deutschland. Aktive Reisezeiten gelten allgemein als Arbeitszeiten, während passive Zeiten variabel bewertet werden können. Mehr zum Thema welche Stunden zur Arbeitszeit zählen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag

In der Schweiz gilt die Dienstreisezeit grundsätzlich als Arbeitszeit. Gemäß Artikel 13 der Arbeitsgesetzverordnung zählen die Hin- und Rückreise bei Auslandreisen sowie zusätzliche Reisezeiten innerhalb der Schweiz als Arbeitszeit.

Muss man Arbeitszeiten auf Dienstreisen erfassen?

Ja, Dienstreisen, die zur Arbeitszeit zählen, müssen im DACH-Raum verpflichtend erfasst werden.

Wie kann man die Arbeitszeiten erfassen?

Mitarbeitende auf Dienstreise haben die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten mit einer Zeiterfassungs-App zu erfassen. Die mobile Zeiterfassung lässt sich optional mit NFC-Technik und GPS-Positionsdaten kombinieren, um die Leistungen zu verorten und nachzuweisen.

Welche Kosten zählen zu den Dienstreisekosten?

Reisekosten umfassen alle Ausgaben, die während einer Dienstreise anfallen, wie Fahrtkosten, Übernachtungsgebühren, Verpflegung und weitere Nebenkosten, z. B. Park- oder Mautgebühren. In der Regel sind die Erstattungsmodalitäten in Kollektiv- oder Tarifverträgen sowie Betriebsvereinbarungen festgelegt.