Für einen perfekten Start – das Onboarding-Service von TimeTac

von Gabriele Kaier, 25.11.2020

Gleich vorweg: Wir freuen uns sehr, gemeinsam mit Ihnen, die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen! Bevor Sie nun mit Ihrer neuen Zeiterfassung loslegen können, muss Ihr Account noch eingerichtet und mit allen notwendigen Daten befüllt werden. Wenn Sie beim Setup-Prozess Unterstützung benötigen, können Sie einfach unser Onboarding-Service nutzen! Und so schaut Ihr Weg bis zum erfolgreichen Start mit TimeTac aus.

In 4 Schritten zu Ihrer Zeiterfassung

Der Onboarding-Prozess läuft in vier Phasen ab und dauert im Schnitt sechs bis acht Wochen, abhängig von den jeweiligen Kundenanforderungen. Wir begleiten Sie in dieser Zeit und stehen Ihnen für Fragen und Auskünfte persönlich zur Seite.

1. Vorbereitungs-Phase: Wir klären Ihre Anforderungen ab

Bevor wir mit dem Onboarding-Prozess beginnen, benötigen wir die Kontaktdaten Ihrer Key-User. Das sind Mitarbeitende Ihres Unternehmens, die für die Einführung und fachliche Betreuung der Software verantwortlich sind. Sie sind unsere Hauptansprechpartner.

In dieser Phase klären wir Ihre betrieblichen Anforderungen wie Pausenregelungen, Zuschläge und Gleitzeitrahmen ab und Sie übergeben uns alle für den Betrieb der Zeiterfassung notwendigen Daten. Wir überprüfen Ihre Stammdaten und machen Sie aktiv auf unvollständige Daten aufmerksam. Sind alle relevanten Daten vorhanden, legen wir die Stammdaten an.

• Kontaktdaten der TimeTac-Key-User
• Abklärung der betrieblichen Anforderungen per Telefon und Fragebogen
• Übergabe des Stammdaten-Files
• Überprüfung der Stammdaten

2. Konfigurations-Phase: Ihr Account wird für Sie eingerichtet

In der zweiten Phase richten wir den TimeTac-Account basierend auf Ihren definierten Anforderungen ein. Parallel dazu erhalten Sie eventuell bestellte und für Sie vorkonfigurierte Zeiterfassungsterminals inklusive Zubehör wie etwa Transponder-Chips oder Wandhalterungen. Unser Tipp: Binden Sie unbedingt Ihre IT-Abteilung / IT-Ansprechperson vor Inbetriebnahme der Terminals mit ein, um einen reibungslosen Ablauf mit Ihrem betriebsinternen Sicherheitsnetzwerk zu gewährleisten.

• Konfiguration des Accounts basierend auf Ihren Anforderungen
• Zusendung der bestellten und fertig eingerichteten TimeTac-Hardware

3. Trainings-Phase: Sie lernen TimeTac kennen

In der dritten Phase machen Sie sich mit TimeTac vertraut und lernen, damit im Testbetrieb zu arbeiten. Wir begleiten Sie dabei und geben Ihnen Feedback bzw. unterstützen wir Sie bei allen Fragen und Unklarheiten.

• Persönliche Begleitung
• Schulung der TimeTac Key-User via Webinar
• Kontrolle und Erinnerung bei fehlenden Daten

4. Go-live-Phase: Sie sind bereit für den Start

Es ist so weit! Nach zirka sechs bis acht Wochen können Sie und Ihre Mitarbeitenden beginnen, die Arbeitszeiten mit TimeTac zu erfassen. Wir betreuen Sie noch weitere zwei bis vier Wochen, bis Sie sicher im Umgang mit TimeTac sind. Danach endet das Onboarding-Service und ab hier steht Ihnen unser Support-Team mit Rat und Tat bei allen Ihren Fragen kostenlos zur Verfügung.

• Übertragung von Resturlaubstagen und Überstundensalden
• Weitere Begleitung 2 bis 3 Wochen nach Go-live
• Danach Übergabe an das Support-Team