Employee Self Service: Worauf es bei der Einführung ankommt

von Gabriele Kaier, 15.01.2019

Ob am Flughafen oder an der Tankstelle - Self Service-Technologien, zu Deutsch Selbstbedienung, sind in der heutigen, digitalen Welt keine Seltenheit mehr. Sie nehmen auch im Personalmanagement bereits einen bedeutenden Stellenwert ein, wie beispielsweise bei der Arbeitszeiterfassung. Was es mit den Abkürzungen ESS und MSS auf sich hat und worauf es bei der Einführung ankommt, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag.

Was man unter Self Service, ESS und MSS versteht

Bei Self Service im HR-Bereich handelt es sich um Prozesse der Selbstverwaltung. Diese werden meist durch webbasierte Anwendungsprogramme oder mobile Anwendungen in die Realität umgesetzt. Dabei bekommen Arbeitnehmer Einblick in die eigene Personalakte, buchen und verwalten eigenständig ihre Arbeitszeiten oder starten Genehmigungsprozesse. Diese Einbeziehung des Mitarbeitenden nennt sich Employee Self Service (kurz ESS). Im Gegensatz dazu kann auch der Arbeitgeber einen Überblick über die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer gewinnen als auch bestimmte Prozesse vereinfachen, wie z.B. die Genehmigung von Urlaubsanträgen oder die Personalbedarfsplanung. Dabei handelt es sich um das sogenannte Manager Self Service (kurz MSS).

Welche Vorteile bieten Ihnen Self-Service-Technologien?

• Verbesserung der Datenqualität und Verringerung der Fehlerquote
• Einsparung von Kosten
• Entlastung der Personalabteilung
• Erhöhte Kapazität für strategische Personalaufgaben
• Einbindung der Mitarbeitenden in Prozesse der Personalwirtschaft
• Erhöhte Eigenverantwortung und Unabhängigkeit der Mitarbeitenden
• Transparenz der Genehmigungswege
• orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf das System
• Beitrag zum Employer Branding
• Verringerung der Druckkosten, da Prozesse digital abgewickelt werden

Wie Sie Employee Self Service in Ihr Unternehmen implementieren

Die Einführung von Self Service bietet Arbeitnehmern und Arbeitgebern zahlreiche Vorteile. Diese sind den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jedoch nicht immer bewusst. Daraus ergibt sich eine gewisse Abwehrhaltung gegenüber der Nutzung von Self Service-Technologien. Bei der Implementierung sollten Sie deshalb auf folgende Dinge achten, um Akzeptanz unter Ihren Mitarbeitenden zu schaffen.

Überzeugen Sie Ihre Mitarbeitenden durch den persönlichen Mehrwert

Legen Sie den Nutzen offen dar und erklären Sie, was mit Hilfe von Self Service möglich ist. Dazu zählt beispielsweise die Zeitersparnis und die Vereinfachung der Urlaubsbeantragungen. Ebenso profitieren Arbeitnehmer von der unbeschränkten Einsicht in die eigenen Zeitbuchungen und der Freiheit, diese eigenverantwortlich einzuteilen. Darüber hinaus können Überstunden zuverlässig und eindeutig nachgewiesen werden. Um diesen Mehrwert nicht zu vermindern, sollten Sie darauf achten, dass einfache Workflows entstehen, Terminals verständlich und in der Muttersprache bedienbar sind und der zusätzliche Lernaufwand der Arbeitnehmer so gering wie möglich gehalten wird. Das können Sie erreichen, indem Sie einen qualifizierten und zuverlässigen Anbieter wählen.

Bieten Sie Unterstützung in den ersten Nutzungsphasen

Helfen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das System zu verstehen und es infolge gerne zu nutzen. Besonders für ältere Arbeitnehmer sind webbasierte Programme keine Alltäglichkeit und der Umgang muss Schritt für Schritt angelernt werden. Deshalb empfehlen wir Ihnen das Ohr bei den Mitarbeitenden zu haben und für etwaige Schwierigkeiten einen Ansprechpartner zur Verfügung zu stellen. Auch wenn die Nutzung meist leicht erlernbar ist, schafft die bloße Kenntnis, dass es einen Ansprechpartner gibt, Sicherheit. Dabei hängt es maßgeblich vom Anbieter und dessen Unterstützungsbereitschaft ab, wie viel Aufwand Ihnen selbst bleibt. Bei TimeTac wird Ihnen beispielsweise eine persönliche Kontaktperson zur Verfügung gestellt.

Versichern Sie Ihren Mitarbeitenden den Schutz ihrer persönlichen Daten

In Zeiten der DSGVO ist klar, dass man bei Self Service-Technologien, bei welchen personenbezogene Daten in webbasierten Anwendungen verarbeitet werden, auf der Hut sein muss. Viele Anbieter, darunter auch TimeTac, versichern jedoch einen DSGVO-konformen Umgang mit diesen Daten. Das bedeutet, dass Sie einen einwandfreien Datenschutz garantieren können, um dessen Risikowahrnehmung schwinden zu lassen.

Fazit

Bei ganzheitlicher Betrachtung dieses Themas kann gesagt werden, dass Self Service für Arbeitnehmer und Arbeitgeber vorteilhaft ist und Prozesse vereinfachen und beschleunigen. Ebenso tragen ESS und MSS dazu bei, dass Mitarbeitende von größerer Eigenverantwortung und Freiheit profitieren, als auch dass Arbeitgeber Administrationskosten einsparen. Bei der Implementierung von Self Service, ist es wichtig, die Mitarbeitenden auf seiner Seite zu haben. Dazu müssen Sie sie von ihrem persönlichen Nutzen überzeugen, ihnen Hilfestellung anbieten sowie die Risikowahrnehmung bzgl. Datenschutz mindern. Wie gut Ihnen das gelingt, hängt auch von der Self Service Lösung ab, die sie beanspruchen. Dabei gilt es, einen zuverlässigen, flexiblen und vertrauenswürdigen Partner zu finden, der diesen Anforderungen gerecht wird.

Das können die Self Service-Technologien bei TimeTac

Die Zeiterfassungssoftware von TimeTac bietet Ihnen selbstverwaltende Services für Arbeitnehmer (ESS) als auch Arbeitgeber (MSS). Das System ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeitsalden, Überstunden und Pausen zu jeder Zeit einzusehen. Des Weiteren kann dieser Anträge auf Urlaub oder andere Abwesenheiten bequem in der Software stellen und erhält einen Überblick über die restlichen Urlaubstage. Die Genehmigung oder Ablehnung dieser wird mittels E-Mail übermittelt.

Führungskräfte haben einen Überblick über die Arbeitszeiten und Abwesenheiten aller Mitarbeitenden. Urlaubsanträge können Sie per Knopfdruck genehmigen oder ablehnen. Zudem behalten Sie einen Überblick über die Abwesenheiten und vermeiden so Kollisionen. Sie können jederzeit und mit geringem Aufwand individuelle Auswertungen und Berichte erstellen.

TimeTac ist DSGVO-konform sowie als „Certified Cloud“-Anbieter ausgezeichnet und erfüllt höchste Qualitätsstandards in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit. Auf Wunsch unterstützt Sie ein Onboarding Service bei der Implementierung. Eine zeitsparende und sichere Zeiterfassung!