Fehlzeitenmanagement: So reduzieren Sie Krankenstände in Ihrem Unternehmen

von Gabriele Kaier, 04.11.2024

Krankenstände von Mitarbeitenden und Führungskräften haben direkte Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens, da sie nicht nur das Team belasten, sondern auch zu Demotivation und einer erhöhten Fehlerquote führen. Um Fehlzeiten zu minimieren, ist es entscheidend, die Ursachen zu verstehen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Entdecken Sie mit uns sieben effektive Strategien für ein erfolgreiches Fehlzeitenmanagement!

Krankenstände: Zahlen und Trends

Österreich: Seit dem Jahr 2021 ist in Österreich ein klarer Anstieg der Fehlzeiten zu erkennen. Waren es im Jahr 2021 noch durchschnittlich 12,1 Krankenstandstage pro Person, wurden 2022 durchschnittlich 14,9 und 2023 15,4 Tage im Krankenstand pro Person verzeichnet.

Deutschland: Vergleicht man diese Zahlen jetzt mit Deutschland, sind Parallelen zu erkennen. 2021 war eine beschäftigte Person im Durchschnitt 11,2 Tage krank. Es folgte im Jahr 2022 ein großer Anstieg auf durchschnittlich 14,8 Krankenstandstage pro Person. 2023 waren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland durchschnittlich 15,1 Arbeitstage krank gemeldet.

7 Tipps für Ihr Fehlzeitenmanagement

Nutzen Sie verschiedene Methoden im Fehlzeitenmanagement, um die Fehlzeitenquote in Ihrem Unternehmen zu reduzieren.

1. Führen Sie eine Fehlzeitenanalyse durch

Um wirksame Präventivmaßnahmen im Fehlzeitenmanagement zu ergreifen, sollten Führungskräfte die Ursachen für häufige Fehlzeiten genau untersuchen. Eine gründliche Analyse ist der erste Schritt, um die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden nachhaltig zu fördern.

• Welche Krankheitsbilder treten im Team regelmäßig auf?
• Welche Rückschlüsse können Sie hierbei auf den Arbeitsplatz ziehen?
• Gibt es Konflikte oder Spannungen am Arbeitsplatz?
• Welche Faktoren könnten diese Erkrankungen begünstigen oder auslösen?
• Wie können Sie diese Einflussfaktoren gezielt minimieren?

Wenn Ihr Unternehmen über kein internes medizinisches Fachpersonal verfügt, empfehlen wir, Unterstützung bei den Krankenkassen in Anspruch zu nehmen. Diese bieten wertvolle Tipps und Informationen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement, um ein gesundes Arbeitsumfeld zu fördern.

2. Achten Sie auf das Betriebsklima

Ein gesundes Betriebsklima ist entscheidend für das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden. Viele Krankheiten haben psychosomatische Ursachen, die durch Frust, Demotivation, Über- oder Unterforderung sowie ein schlechtes Arbeitsumfeld ausgelöst werden können. Als Unternehmer/in haben Sie die Möglichkeit, bereits während der Personalauswahl aktiv Einfluss zu nehmen. Dies gilt sowohl für die Einstellung neuer Mitarbeitender als auch für die Zusammenstellung von Projektteams.

Das Ziel ist ein zufriedener Mitarbeitender, der seltener krank ist und somit produktiver arbeitet. Berücksichtigen Sie folgende Aspekte in Ihrem Fehlzeitenmanagement:

• Passt die Bewerberin/der Bewerber hinsichtlich seiner sozialen Kompetenzen und Werte gut ins Unternehmen?
• Wer eignet sich am besten für welche Aufgaben im Team?
• Welcher Mitarbeitende ist in seinem Arbeitsbereich über- bzw. unterfordert?
• Wo bestehen Über- oder Unterforderungen bei einzelnen Mitarbeitenden?
• Welche Mitarbeitenden haben Karriereziele und benötigen gezielte Förderung?
• Wer integriert sich nicht optimal ins Team?

Indem Sie diese Fragen beantworten, schaffen Sie die Grundlage für ein positives Betriebsklima und fördern die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden.

3. Schaffen Sie flexible Arbeitszeiten, wo immer es möglich ist

Starren Arbeitszeiten steht die persönliche Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden oft im Weg. Sie können nicht auf ihren Biorhythmus achten, was dazu führt, dass private und berufliche Bedürfnisse schwerer in Einklang zu bringen sind. Dies schränkt die Work-Life-Balance erheblich ein. Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, diese aktiv mitzugestalten, steigern nicht nur die Motivation und Zufriedenheit, sondern reduzieren auch Stress – ein entscheidender Schritt zur Senkung von Krankenständen. Könnte eine Vier-Tage-Woche in Ihrem Unternehmen der richtige Weg sein?

4. Optimieren Sie Ihren Arbeitsplatz für mehr Wohlbefinden

Um Ihren Arbeitsplatz optimal zu gestalten, sollten Sie verschiedene Aspekte berücksichtigen:

• Ergonomie: Achten Sie darauf, dass Ihre Arbeitsplätze so eingerichtet sind, dass Sie körperliche Beschwerden vermeiden. Dazu gehören höhenverstellbare Tische, ergonomische Stühle und eine optimale Bildschirmhöhe, um Verspannungen und Fehlhaltungen vorzubeugen.
• Bewegungsförderung: Zusätzlich sollten regelmäßige Bewegungspausen eingeplant werden, um den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, sich zu dehnen und ihre Muskulatur zu aktivieren.
• Lichtverhältnisse: Sorgen Sie für ausreichend Tageslicht oder geeignete künstliche Beleuchtung, um die Konzentration zu fördern.
• Lärmminderung: Reduzieren Sie störende Geräusche durch schallisolierende Maßnahmen oder ruhige Zonen im Büro.
• Raumklima: Gewährleisten Sie eine angenehme Temperatur und Luftfeuchtigkeit für ein gesundes Arbeitsumfeld.
• Gestaltungsfreiheit: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden, ihren Arbeitsplatz individuell zu gestalten und persönliche Akzente zu setzen.
• Rückzugsmöglichkeiten: Stellen Sie ruhige Rückzugsorte bereit, um konzentriertes Arbeiten und Erholung zu ermöglichen.
• Flexible Zeiterfassungssysteme: Implementieren Sie Systeme, die den Mitarbeitenden Flexibilität bieten und gleichzeitig die Transparenz erhöhen.

5. Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden führen

Im Rahmen eines effektiven Fehlzeitenmanagements sind zwei wichtige Gespräche von großer Bedeutung:

• Gespräch mit häufig kurzzeitig Erkrankten: Hier geht es darum, potenzielle betriebliche Faktoren zu identifizieren, die zu häufigen, aber kurzen Fehlzeiten führen könnten. Ein offener Dialog kann helfen, die Ursachen zu klären und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
• Rückkehrgespräch bei längeren Fehlzeiten: Dieses Gespräch erleichtert den Mitarbeitenden die Eingliederung zurück in ihren Arbeitsalltag. Es bietet die Gelegenheit, Bedürfnisse und Sorgen zu besprechen und zeigt Wertschätzung für die Rückkehr.

Beide Gespräche dienen in erster Linie der Ermittlung der Ursachen von Fehlzeiten und dem Erarbeiten passender Lösungsmöglichkeiten. Es ist entscheidend, dass diese Gespräche mit Sensibilität und Empathie geführt werden – ohne Androhung von Sanktionen oder Generalverdächtigungen. So schaffen Sie ein vertrauensvolles Umfeld, das die Offenheit fördert und zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen beiträgt.

6. Stärken Sie das Wir-Gefühl Ihrer Mitarbeitenden

Als Führungskraft ist es entscheidend, das Bewusstsein Ihrer Mitarbeitenden für das Thema Fehlzeiten zu schärfen. Dabei steht die Förderung des gemeinschaftlichen Zusammenhalts im Team im Mittelpunkt:

• Fehlzeiten belasten stets das ganze Team
• Jeder Ausfall führt zu einer zusätzlichen Herausforderung für die Kolleginnen und Kollegen.
• Projekte und deren Planung kann blockiert werden

Indem Sie das Wir-Gefühl stärken, schaffen Sie nicht nur ein unterstützendes Arbeitsumfeld, sondern fördern auch die Teamdynamik und die gemeinsame Verantwortung. Lassen Sie uns gemeinsam an einer positiven Unternehmenskultur arbeiten!

7. Fokussieren Sie sich auf die Unfallverhütung

Unfälle am Arbeitsplatz sind häufig die Folge von missachteten Sicherheitsvorkehrungen oder unentdeckten Gefahrenquellen. Um diesem Risiko entgegenzuwirken, setzen viele Unternehmen auf effektive Unfallverhütungsstrategien – und erzielen dabei bemerkenswerte Erfolge.

Hier sind einige gezielte Fragen, die Ihnen helfen können:

• Wer ist in Ihrem Unternehmen für das Sicherheitsmanagement verantwortlich?
• Existieren festgelegte Standards zur Arbeitssicherheit? Werden diese regelmäßig kontrolliert und eingehalten?
• Sind Ihre Mitarbeitenden über die geltenden Sicherheitskriterien und -standards ausreichend informiert?
• Tragen Ihre Mitarbeitenden in Gefahrenzonen die erforderliche Schutzkleidung, und wird deren Funktionstüchtigkeit regelmäßig überprüft?

Eine hohe Fehlzeitenquote kann nicht nur erhebliche Kosten verursachen, sondern auch ein Warnsignal dafür sein, dass in Ihrem Unternehmen Handlungsbedarf besteht. Engagierte, kreative und motivierte Mitarbeitende sind entscheidend für den gemeinsamen Erfolg und die Wertschöpfung. Setzen Sie auf ein effektives Fehlzeitenmanagement! Identifizieren Sie die Zusammenhänge zwischen Arbeit, Gesundheit und Krankheit Ihrer Mitarbeitenden, um deren Wohlbefinden zu fördern. So steigern Sie nicht nur die Gesundheit und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden, sondern auch die gesamte Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens.

Fehlzeiten effizient managen – mit der Zeiterfassung von TimeTac

Mit der Zeiterfassung von TimeTac behalten Sie alle Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden im Blick – sei es Krankenstand, Schulungen, Zeitausgleich oder Urlaub. Planen, beantragen und verwalten Sie Abwesenheiten ganz einfach und unkompliziert. Zudem können Sie Krankmeldungen mit ärztlicher Bestätigung direkt in der Software kennzeichnen. So sparen Sie wertvolle Zeit und reduzieren den Aufwand für alle Beteiligten!