Größtmögliche Flexibilität für unseren Kunden Promedico

von Gabriele Kaier, 27.03.2019

Michaela Weiss über TimeTac: “Mit der Einführung von TimeTac bekamen wir ein Tool für die Zeiterfassung und die Urlaubsverwaltung, das einerseits voll und ganz unseren Bedürfnissen angepasst wurde, andererseits aber auch unserem stetigen Wachstum gerecht wird.“

Über 25 Jahre am internationalen Gesundheitsmarkt

Promedico ist ein Grazer Familienunternehmen mit rund 80 Mitarbeitern, dessen Mission es ist, Apotheken in der Kundenberatung und Vermarktung von medizinischen Produkten zu unterstützen. Das Sortiment von Promedico umfasst über 180 Produkte, welche in mehr als 5000 Apotheken in 17 verschiedenen Ländern angeboten werden. Erfahren Sie mehr über das Unternehmen auf www.promedico.at.

TimeTac Produkte

• Arbeitszeiterfassung
• Urlaubsverwaltung

Die Herausforderung

Vor der Einführung von TimeTac wurde Excel für die Erfassung von Arbeitszeiten genutzt. Da das Unternehmen jedoch stark gewachsen ist und immer mehr Mitarbeiter beschäftigte, wurde die manuelle Zeiterfassung bald ineffizient. Der administrative Aufwand war zu hoch geworden.

Besonders die Stundenabrechnung eines jeden Mitarbeiters erforderte Aufwand und viel Zeit: “Die aufwendige Stundenabrechnung und komplizierte Berechnung der unterschiedlichen Zuschlagssätze bei den Überstunden hat zu viel Zeit in der Personalverwaltung gebunden”, betont Michaela Weiss, Prokuristin/Leitung HRM.

Zusätzlich arbeiten Mitarbeiter in den verschiedensten Arbeitsbereichen, von Büro bis hin zum Außendienst. Aus den unterschiedlichen Arbeitssituationen ergaben sich unterschiedliche Anforderungen an eine Zeiterfassung.

Auch Urlaube wurden bei Promedico noch manuell verwaltet. Ansprüche auf Urlaub, Zeitausgleich und Resturlaube mussten einzeln für jeden Mitarbeiter berechnet werden.

Aufgrund eines zweiten Standortes mussten dabei auch noch länderspezifische Anforderungen und Regelungen berücksichtigt werden. Stand der Urlaubsanspruch einmal fest, war es eine Herausforderung die Abwesenheiten aller Mitarbeiter einzuteilen ohne dabei Urlaubsüberschneidungen in einzelnen Abteilungen zu übersehen. Die Beantragung und Genehmigung von Urlauben wurde mittels Papierformularen abgewickelt, was die Personalverwaltung neben der aufwändigen Stundenabrechnung zusätzlich belastete.

Auf einen Blick

• Arbeitszeiterfassung für unterschiedliche Arbeitssituationen
• Abwesenheitsverwaltung für zwei länderübergreifende Standorte
• Überblick über Resturlaub, Überstunden und Zuschläge
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Die Lösung

Das webbasierte Zeiterfassungssystem von TimeTac bietet Promedico eine optimale Lösung. Arbeitszeiten können nun entsprechend der Arbeitssituation erfasst werden. Mitarbeiter im Büro loggen sich via Browser am PC ein und Mitarbeiter im Lager nutzen eine kostengünstige Multiuser-Terminallösung. Weil das System cloudbasiert funktioniert, kann das Management Daten in Echtzeit abrufen, auswerten und weiterbearbeiten.

Bezüglich der Stundenabrechnung, nimmt TimeTac der Personalverwaltung von Promedico viel Aufwand ab. Auf Basis der voreingestellten Arbeitszeitmodelle wird die Stundenabrechnung für jeden Mitarbeiter täglich automatisch erstellt. Mehrarbeit und Überstunden werden ausgewiesen und mit den korrekten Zuschlagssätzen versehen. Laut Michaela Weiss hat die Stundenabrechnung noch einen weiteren Vorteil:

“TimeTac macht die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben für die Stundenabrechnung und den vorgeschriebenen Nachweis leicht. Die Software warnt uns automatisch bei Verletzungen wie der Nicht-Einhaltung von maximalen Arbeitszeiten oder Pausen. Personalintensive Kontrollen, Berechnungen und Rückfragen fallen weg und die Daten können ohne Verzögerungen und mittels Schnittstellen unmittelbar an die Lohnverrechnung übertragen werden.”

Auch die TimeTac Urlaubsverwaltung wird den Anforderungen von Promedico gerecht. Mitarbeiter beantragen Urlaube und andere Abwesenheiten nun online und Manager bearbeiten diese nach dem smarten Genehmigungsworkflow. Im übersichtlichen Urlaubskalender kann der Abteilungsleiter sich vergewissern, dass Urlaube sich nicht überschneiden. Zusätzlich kann dieser Vertreterregelungen definieren. Urlaubsanspruch, Resturlaub und länderspezifische Feiertage werden, im Gegensatz zu vorher, automatisch und auf Basis der Voreinstellungen berechnet.

Auf einen Blick

• Webbasierte Zeiterfassung via Browser und Terminal
• Einfache Online Urlaubsplanung und -verwaltung
• Automatische Berechnung von Resturlaub, Überstunden, Zuschläge
• Automatische Überprüfung ausgewählter Arbeitszeitregelungen