Homeoffice erfolgreich umsetzen mit der richtigen Zeiterfassung

von Gabriele Kaier, 18.03.2020

Viele Arbeitgeber ermöglichen Ihren Mitarbeitern in Zeiten von Corona im Homeoffice zu arbeiten, sofern dies möglich ist. Damit das Arbeiten im Homeoffice gelingen kann, bedarf es jedoch klarer Vereinbarungen. Um Konflikten vorzubeugen, gehört beispielsweise der zeitliche Umfang, die Erreichbarkeit oder die Dokumentationspflicht vereinbart. Erfahren Sie, wie Sie sich als Arbeitgeber rechtlich absichern, wie Ihre Mitarbeiter im Homeoffice produktiv arbeiten und wie Sie TimeTac bei der Zeiterfassung im Homeoffice unterstützen kann.

Das sollten Sie beim Arbeiten im Homeoffice beachten

Für viele Unternehmen ist Homeoffice eine Möglichkeit, den Betrieb in Zeiten wie diesen aufrechtzuerhalten. Viele Unternehmen kommen erstmalig mit dem Thema Homeoffice in Berührung und es stellen sich Fragen der technischen und rechtlichen Machbarkeit, als auch der organisatorischen Umsetzung.

Schließen Sie eine Homeoffice-Vereinbarung ab

Grundsätzlich gibt es in Deutschland und Österreich keinen Rechtsanspruch auf Homeoffice, weder vonseiten des Arbeitgebers noch vonseiten des Arbeitnehmers. Das Weisungsrecht des Arbeitgebers reicht auch nicht so weit, dass dieser einseitig und ohne Zustimmung des Mitarbeiters Homeoffice anordnen kann, außer bei einer entsprechenden Vereinbarung im Arbeitsvertrag. Sollte dies bis dato nicht der Fall sein, sollte das Einvernehmen im Arbeitsvertrag oder in Form einer Zusatz- oder Einzelvereinbarung dokumentiert werden. Beim Abschluss einer Homeoffice-Vereinbarung können Sie rechtliche und steuerliche Fragestellungen berücksichtigen, um zukünftige Streitigkeiten zu vermeiden.

Sorgen Sie für Daten- und Arbeitsschutz

Daten- und Arbeitsschutz ziehen bei diesem Arbeitszeitmodell größere Anstrengungen für den Arbeitgeber nach sich und sollten unbedingt rechtlich abgesichert werden.

Hier erhalten Sie einen groben Überblick zum Thema Datenschutz bei der Arbeit zu Hause und zu Arbeitsschutz/Arbeitssicherheit.

Ermöglichen Sie die technischen Voraussetzungen

Aber auch die technischen Voraussetzungen sollten Sie klären. Hier finden Sie eine Checkliste, was Sie beim Telearbeitsplatz berücksichtigen sollten.

Dokumentieren Sie die Arbeitszeiten im Homeoffice

Auch beim Arbeiten im Homeoffice gilt das Arbeitszeitgesetz und Sie als Arbeitgeber müssen auch sämtlichen Dokumentationspflichten zur Arbeitszeit nachkommen. Am besten eignet sich hierfür eine Online-Zeiterfassung, wie beispielsweise von TimeTac.

Definieren Sie Regeln für die Nutzung und Umsetzung

Homeoffice bedingt eine Veränderung der Unternehmenskultur. Führungskräfte müssen Führung auf Distanz lernen, andere Zielvorgaben festlegen und mehr Vertrauen in ihre Mitarbeiter haben. Reine Anwesenheit kann hier nicht als Parameter für geleistete Arbeit zählen. Wie kann Führung von Mitarbeitern im Homeoffice gelingen?

Messen Sie die Mitarbeiterleistung

Führungskräfte haben bei Mitarbeitern, die physisch präsent sind, eher das Gefühl, Leistung aktiv beobachten und Fortschritte beurteilen zu können, als bei Mitarbeitern im Homeoffice. Diese Art von Informationen muss nun bei mobil-flexibler Arbeit auf eine andere Art und Weise eingeholt werden. Neben dem Erfassen der Arbeitszeit, das ein Instrument der Input-Messung darstellt, ist wohl die größte Herausforderung für Führungskräfte den Mitarbeitern beim Leistungswillen zu vertrauen.

Zur veränderten Leistungsmessung finden Sie von der Initiative work smart einen interessanten Beitrag.

Vernachlässigen Sie nicht die Führung

Auch wenn Ihr Mitarbeiter nicht permanent anwesend ist, braucht dieser eine virtuelle Führung. Denn gerade im Homeoffice benötigt der Mitarbeiter noch regelmäßiger Feedback als ein Mitarbeiter, der vor Ort ist.

Zeigen Sie daher ehrliches Interesse an Ihrem Mitarbeiter, bewerten Sie diesen regelmäßig und sprechen Sie über seine persönliche Weiterentwicklung. So binden Sie den Mitarbeiter, trotz Distanz, ans Unternehmen.

Schaffen Sie neue Meeting-Kulturen

Schwierige Terminabstimmungen oder ungenügende Kommunikationswege sorgen für Reibung. Schaffen Sie daher Status-Meetings oder führen Sie Präsenztage ein. So können sich alle Beteiligten über Projektstand, Ideen, Aufgaben und frühzeitig über mögliche Schwächen austauschen.

Prüfen Sie die Vereinbarkeit mit Ihrer Unternehmenskultur

Ebenso müssen Unternehmenskultur und flexible Arbeitsmodelle einander angepasst werden. In einem Unternehmen in dem beispielsweise Kontrollzwang herrscht, werden Homeoffice und mobiles Arbeiten nicht zum Erfolg führen.

Zeiterfassung im Homeoffice mit TimeTac

Ein webbasiertes Zeiterfassungssystem wie TimeTac ist orts- und zeitunabhängig und unterstützt Sie perfekt bei mobilen Arbeitsformen und der Zusammenarbeit verteilter Teams.

Sie können sicher gehen, dass Ihre Mitarbeiter die vereinbarten Arbeitszeiten, gesetzlich vorgeschriebenen Pausen bzw. Ruhezeiten auch im Homeoffice einhalten und es zu keinen überbordenden Mehr- odere Überstunden kommt. Überdies haben Sie immer zentral den Überblick, woran Ihre Mitarbeiter gerade arbeiten.

So einfach bilden Sie Homeoffice in der TimeTac Zeiterfassung ab

In TimeTac gehört Homeoffice zu den Standard-Setups. Daher können Sie diesen „Abwesenheitstyp“ ganz rasch für Ihr Unternehmen selbst abbilden bzw. auf Ihre Bedürfnisse hin einstellen.

Homeoffice für die Mitarbeiter in TimeTac einstellen

Flexibel die Zeit erfassen, passend zum Arbeiten im Homeoffice

Ihre Mitarbeiter haben die Möglichkeit, die Zeit im Homeoffice via Web-Oberfläche oder mobiler App mit TimeTac zu erfassen.

Zeiterfassung über Web-Oberfläche oder mit mobiler App

Sie bestimmen, wann und wie die Zeit im Homeoffice erfasst wird

In TimeTac stehen Ihnen drei Arten der Zeiterfassung zur Verfügung: Live, nachträglich oder mit einer pauschalen Zeitgutschrift.

• • Bei der Live-Zeiterfassung im Homeoffice erfasst Ihr Mitarbeiter die Zeit live beispielsweise auf Aufgaben, je nach TimeTac Modul und Ihren Vorgaben. Der Vorteil: Hier haben Sie einen Live-Überblick über die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden.
  • Wenn Sie als Manager „Gutschrift als bezahlte Nichtarbeitszeit” für die Zeiterfassung im Homeoffice definieren, wird die Sollarbeitszeit auf null gesetzt und der Mitarbeiter erhält den Wert als bezahlte Nichtarbeitszeit gutgeschrieben. Hierbei können keine Überstunden als auch keine Minusstunden entstehen. Die tatsächlich angefallen Stunden werden somit nicht erfasst, der Mitarbeiter erhält eine Arbeitszeitgutschrift.

• Bei der nachträglichen Zeiterfassung im Homeoffice erfasst der Mitarbeiter die Zeit im Nachhinein, beispielsweise am Ende des Tages, über den Kalender, die Stundentabelle oder Listenansicht in TimeTac. Auch hierbei, wie bei der Zeitgutschrift, haben Sie keinen Live-Überblick über die erfassten Arbeitsstunden.

Homeoffice mit oder ohne Freigabe beantragen

Nachdem Sie die Einstellungen für das Homeoffice konfiguriert haben und vor Start der Zeiterfassung, beantragen Ihre Mitarbeiter, optional mit oder ohne Freigabe, das Arbeiten im Homeoffice.

Homeoffice als Mitarbeiter beantragen

Live-Übersicht zum Status der Mitarbeiter

Sobald der Antrag angenommen ist, sehen alle Mitarbeiter in der „Statusübersicht“, sollten Sie dieser Veröffentlichung zustimmen, dass sich der Mitarbeiter im Homeoffice befindet. Wir empfehlen Ihnen die Abwesenheit im Homeoffice für alle Mitarbeiter sichtbar zu machen, um die Zusammenarbeit beim verteilten Arbeiten für alle zu erleichtern.

In der Statusübersicht ist ersichtlich, wer gerade im Homeoffice arbeitet