Home-Office, Büro oder hybrid – Wie werden Sie es als Führungskraft angehen?

von Gabriele Kaier, 19.07.2021

Alle ins Büro zurück, oder nicht? Diese Frage beschäftigt jetzt viele Führungskräfte. Der Wettbewerb auf dem Arbeitsplatz in Bezug auf mobiles Arbeiten wird immer größer. Unternehmen, die sich diesem Wandel auch nach den Home-Office-Erfahrungen der Corona-Pandemie nicht stellen, werden von den Mitarbeitern abgestraft werden und den Wettbewerb am Arbeitsmarkt verlieren, so die Remote-Expertin Teresa Hertwig. Teresa Hertwig berät mit ihrem Team von GetRemote Unternehmen darin, wie diese eine nachhaltige Home-Office-Kultur etablieren können. Wir haben die Home-Office-Expertin zum Interview gebeten und sie befragt, wie Führungskräfte eine erfolgreiche Remote-Kultur umsetzen.

Ein Teil im Büro, ein Teil zu Hause – für Führungskräfte kann hybrides Arbeiten zur Herausforderung werden

Laut Studien wollen junge Beschäftigte eher ins Büro zurück. Viele haben sich im Lockdown isoliert gefühlt. Für sie ist es ein wichtiger Teil des Soziallebens. Dennoch fordern sie flexible Modelle und würden sogar kündigen, wenn es kein Home-Office gibt, so eine EY-Befragung.

31 Prozent der Beschäftigten wollen künftig daheim arbeiten, 15 Prozent vor Ort und 54 Prozent hybrid. Das ergab eine Umfrage von Clickmeeting unter 731 Angestellten im DACH-Raum im April. (Quelle: Der Standard)

Welche Ängste haben Führungskräfte beim Home-Office-Arbeiten? Was sind die größten Fehlerquellen bei der Umsetzung einer Remote-Kultur? Wie können Führungskräfte ihre Mitarbeiter konkret dabei unterstützen? Diese und weitere spannende Fragen haben wir Teresa Hertwig im aktuellen Experteninterview gestellt.

Wird es in Zeiten von Post-Corona zu mehr Home-Office kommen?

Ich bin ganz überzeugt, dass wir nach Corona mehr Home-Office hierzulande haben werden. Ein paar Unternehmen werden komplett zur Präsenzkultur zurückkehren und diese werden aber von den Mitarbeitern abgestraft. Also wird es eine Revolution auf Mitarbeiterseite geben, eine offensichtliche oder eine stille.

Das heißt, die Mitarbeiter werden sich entweder beschweren oder sie werden innerlich kündigen und sich nach anderen Jobs umschauen. Denn der Wettbewerb auf dem Arbeitsplatz bzgl. mobiles Arbeiten wird immer größer. Ganz viele Unternehmen öffnen sich diesem Wandel. Wir sehen das anhand unserer Kunden. Ganz viele mittelständische Unternehmen bereiten sich jetzt schon darauf vor, eine hybride Arbeitsweise zu haben. Also das Beste aus beiden Welten zu vereinen: Teilweise vor Ort im Büro und teilweise mobiles Arbeiten zu erlauben.

Was haben Führungskräfte in der Pandemie gelernt?

Sie haben gelernt, dass die Kontrollverlustangst vielleicht gar nicht so stark begründet ist. Denn vor Corona haben viele Führungskräfte Home-Office komplett abgelehnt. Sie haben gesagt, dass sie nicht glauben, dass das bei ihnen funktioniert und dass die Mitarbeiter nicht arbeiten werden, wenn sie sie nicht sehen.

Und ich glaube, die Führungskräfte haben jetzt gelernt: Ah es funktioniert doch! Und die Produktivität ist nicht so stark eingebrochen, wie vermutet.

Allerdings haben die Führungskräfte auch gelernt, dass das Führen auf räumliche Distanz doch etwas anderes ist, als das Führen vor Ort im Büro und dass wir hier eine neue Arbeitskultur und auch eine neue Führungskultur brauchen.

Welche Ängste haben Teamleader in der Regel?

Ganz oben ist die Kontrollverlustangst. Arbeiten meine Mitarbeiter überhaupt, wenn ich sie nicht sehe? In der Pandemie-Zeit kann es natürlich dazu gekommen sein, dass die einen oder anderen Arbeitsprozesse nicht so gut funktioniert haben. Das liegt aber einfach ganz klar daran, dass die Unternehmen noch nicht für Remote-Work aufgestellt waren. Das heißt, dass wir natürlich neue Strukturen und Arbeitsprozesse benötigen, damit die Arbeit auf räumlicher Distanz gut funktioniert. Mit dieser Angst kann auch einhergehen, dass ich als Führungskraft etwas im Unternehmen verändern muss, das ich gar nicht will und deshalb die Mitarbeiter wieder zurückholen möchte.

Meiner Erfahrung nach, sind gar nicht die Führungskräfte diejenigen, die die Mitarbeiter zurückholen wollen. Sondern ganz oft sind das die Unternehmensinhaber. Ob der Geschäftsführer für oder gegen Home-Office ist, ist eine Einstellungssache, eine Mindset-Frage. Das hat auch oft gar nichts mit dem Alter zu tun. Wir begleiten ganz viele Unternehmen mit Geschäftsführern, die schon jenseits der 60 und die dafür total offen sind. Hierbei kann es ausschlaggebend sein, welche Erfahrungen die Führungskräfte gemacht haben und ob sie noch diesen “starken Johnny Controletti” in sich sitzen haben.

Ich sage immer ganz klar: Wer Angst davor hat, seine Mitarbeiter nicht mehr im Home-Office kontrollieren zu können, der führt grundsätzlich falsch. Denn der Arbeitsort darf im Endeffekt überhaupt keinen Einfluss auf die Arbeitsleistung haben. Nur weil jemand 40 Stunden vor Ort im Büro anwesend ist, bedeutet das noch lange nicht, dass er oder sie arbeitet und auch produktiv ist.

Darum ist es unbedingt notwendig, weg von der Führung nach Zeit, hin zur Führung nach Ergebnis zu gelangen. Und das haben ganz viele Führungskräfte so eben noch nicht gemacht und gelernt.

Was sind die häufigsten “Stolpersteine” bei der Führung?

Einer der häufigsten Stolpersteine ist, dass das Unternehmen noch nicht für ergebnisorientiertes Führen ausgelegt ist. Die Führungskräfte fühlen sich oft schon dadurch sicher, dass der Mitarbeiter den ganzen Tag im Büro anwesend war. Aber das hat ja keine Aussagekraft.

Von dem her ist es ganz wichtig, dass sich Führungskräfte, Zeit für Führung nehmen. Das ist auch ein ganz großer Stolperstein. Ganz viele Führungskräfte sind eigentlich keine Führungskräfte. Das sind super gute Fachkräfte, die zur Führungskraft geworden sind. Sie haben eigentlich einen Berg an operativen Aufgaben und führen ein bisschen nebenher. Bei virtueller Zusammenarbeit ist es ganz wichtig, wirklich das Team zu führen und Strukturen zu etablieren, mit denen ergebnisorientiertes Arbeiten möglich ist.

Und ganz wichtig ist auch, gemeinsam mit dem Team eine klare Erwartungshaltung festzulegen. Das muss nicht immer alles auf dem Rücken der Führungskräfte ausgetragen werden. Sondern die Führungskraft kann sich einfach Zeit nehmen, gemeinsam mit dem Team einen sogenannten Teamkodex zu etablieren. In diesem Kodex werden ganz klar die Erwartungen für die Zusammenarbeit geregelt, sowohl für das Büro, als auch für die mobile Arbeitsweise.

Ist Home-Office auch wirklich für alle Mitarbeiter geeignet?

Home-Office ist auf gar keinen Fall für alle Mitarbeiter geeignet. Und nicht jeder Mitarbeiter möchte auch von sich aus im Home-Office arbeiten. Es gibt genügend Mitarbeiter, die sagen: Nein ich kann mich zu Hause nicht so gut konzentrieren. Ich komme viel lieber ins Büro. Und das ist auch total gut so: Das Unternehmen darf eine Arbeitskultur und -struktur entwerfen, in der beide Mitarbeitertypen gut arbeiten können. Sowohl die, die das Büro präferieren, als auch jene, die mobiles Arbeiten bevorzugen.

Dabei ist es ganz wichtig, dass die Mitarbeiter ehrlich mit sich selbst sind und sich fragen: Kann ich mich selbst gut organisieren? Ist das Home-Office eine gute Arbeitsumgebung für mich? Ich gehe ja gerne von dem Begriff “Home-Office” weg und nenne das Ganze “mobiles Arbeiten”. Denn Home-Office ist ja auf das Arbeiten in den eigenen vier Wände bezogen. Mobiles Arbeiten kann genauso bedeuten, ich bin in einem Coworking-Space oder ich arbeite vielleicht im Zug etc. Also, Remote-Work muss nicht immer auf die eigenen vier Wände bezogen sein.

Wie kann man Mitarbeiter dabei unterstützen?

Hier ist es ganz wichtig, dass die Unternehmen auch die Mitarbeiter in der Selbstorganisation schulen. Also, wie kann ich denn Privat- und Arbeitsleben gut voneinander trennen? Wie kann ich mich selbst gut strukturieren und organisieren? Dazu sind einfach auch Trainings und Schulungen notwendig.

Und wie kann man die Mitarbeiter im Home-Office noch unterstützen? Natürlich auch, indem man den Mitarbeitern eine gute Ausstattung zur Verfügung stellt. Also wirklich definiert, was benötigt der Mitarbeiter, damit er zu Hause genauso gut arbeiten kann, wie vor Ort im Büro.

Und auch hier ist das Wichtigste, eine klare Erwartungshaltung zu definieren. So dass jeder Mitarbeiter, zu jeder Zeit weiß: Was wird von mir erwartet und was kann ich von meinen Kollegen erwarten.

Wie gehen Sie bei der Umsetzung von Home-Office in Unternehmen vor?

Wir haben im Endeffekt ein 3-Schritte-System, wenn ein Unternehmen Home-Office etablieren möchte.

Zusammen mit der Geschäftsführung, mit der Personalleitung und dem oberen Management legen wir Leitplanken fest, die quasi die Grenzen der Freiheit definieren. Also das “neue Normal”: Wie soll das hybride Arbeiten aussehen? Wie viele mobile Arbeitstage gibt es? Wie viele gemeinsame Präsenztage soll es geben? Auf welchen Kommunikationskanälen wird sich, wie ausgetauscht? etc. Das ist der erste Schritt.

Das heißt, wir empfehlen auf gar keinen Fall nur neue Regeln zu erstellen und die dann als hübsches PDF an die Mitarbeiter zu versenden. Wir müssen unbedingt die Mitarbeiter mit in den Prozess integrieren. In der 2. Stufe machen die Mitarbeiter oder das Team zusammen mit der Führungskraft einen Workshop, der von uns angeleitet wird. In diesem Workshop wird der Teamkodex erstellt. Wir machen noch einmal einen Rückblick, wie alle Mitarbeiter die Corona-Phase empfunden haben und wollen ganz klar das Wissen der Mitarbeiter bergen. Denn die Mitarbeiter wissen ganz genau, was im Home-Office gut und was nicht so gut funktioniert hat. Das ist ein extrem wertvolles Wissen. Denn anhand dieser, quasi Stolpersteine, kann man das Unternehmen weiterentwickeln und ganz klare Spielregeln definieren, so dass das Team gut zusammenarbeiten kann.

Diesen Teamkodex setzt man nicht nur einmal auf. Wir empfehlen, sich diesen Teamkodex einmal pro Quartal zusammen mit dem Team anzuschauen. Passt dieser so in der Umsetzung im Tagesgeschäft oder muss er an der einen oder anderen Stelle etwas nachjustiert werden? Das heißt, wir machen implizite Verhaltensweisen ganz explizit. Damit sowohl die Kollegen, die jetzt schon im Team sind, als auch neue Mitarbeiter, mit diesem Teamkodex super eingearbeitet werden können. Denn im Kodex ist festgelegt, wie das Selbstverständnis der Zusammenarbeit, des jeweiligen Teams ist.

Wie lange dauert eine erfolgreiche Umsetzung?

Die erfolgreiche Umsetzung von Home-Office ist, meiner Meinung nach, ein dauerhafter Prozess. D.h. das ist nie etwas, was komplett abgeschlossen ist. Allerdings die Startphase, in der wir die Unternehmen begleiten und dabei kommt es natürlich darauf an, wie groß das Unternehmen ist und wie viele Teams dabei sind, ist so eine Phase zwischen zwei und sechs Monaten. Die ist aber nie abgeschlossen. Sondern wir dürfen uns bewusst machen, die Zusammenarbeit im Büro und Home-Office ist ein lebender Prozess. Und den dürfen wir immer wieder analysieren und verbessern.

Fazit

Die Entscheidung für das Hybrid-Office ist letztlich nicht nur eine Weichenstellung für die Zukunft, sondern auch für die Mitarbeiterbindung und -suche relevant. Und solange die Mitarbeiter nicht immer im Home-Office sind, wirkt sich das, laut Studien, positiv auf die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter aus.