Budgetierung mit Bravour: Ihre Anleitung zur präzisen Kostenberechnung

von Gabriele Kaier, 15.08.2024

Wie errechnen Sie die genauen Personalkosten Ihrer Angestellten? Wie managen Sie sowohl die variablen als auch die fixen Kosten in Ihrem Unternehmen? Erfahren Sie, wie Sie die beschäftigungsunabhängigen und die variablen Kosten für Ihre Mitarbeitenden ermitteln und diesen Ihren Projekten zuordnen können, um die Rentabilität Ihrer Projekte präzise zu bestimmen.

Wie berechnen Sie Ihre tatsächlich anfallenden Kosten?

Im ersten Artikel unserer Blogserie „Wirtschaftlichkeitsrechnung mit TimeTac“ haben wir uns angesehen, auf welchen Ebenen Sie Kosten und Umsatz Ihren Projekten zurechnen können, nämlich auf Ebene der Mitarbeitenden, der Aufgaben/Projekte oder der Aufgabenarten und wie Sie diese in TimeTac als Stundensatz hinterlegen können. Im aktuellen Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie die anfallenden Kosten berechnen und möglichst exakt nach dem Verursacherprinzip zuordnen, um die Rentabilität Ihrer Projekte überprüfen zu können.

Kosten auf Ebene der Mitarbeitenden ermitteln

Das Ermitteln und Hinterlegen von Personalkosten ist für jeden Einsatzzweck relevant. Wir empfehlen Ihnen auf Personenebene die Brutto-Lohnkosten plus Arbeitgeberanteil zuzüglich dem entsprechenden Anteil der Unternehmensfixkosten zu hinterlegen.

So berechnen Sie die Brutto-Lohnkosten plus Arbeitgeberanteil

Die Lohnnebenkosten können Sie mithilfe eines Lohnnebenkosten-Rechners ermitteln. Hier finden Sie einige öffentlich zugängliche Tools zur Berechnung der Lohnnebenkosten für Österreich, Deutschland und die Schweiz.

Welche Kosten zählen zu den beschäftigungsunabhängigen Kosten?

Zu den beschäftigungsunabhängigen Kosten zählen beispielsweise Miete, Wasser, Müll, Leasingraten, Gebühren wie Kammerbeiträge oder Tourismusabgaben, Reinigungskosten und sonstige Abgaben. Um die beschäftigungsunabhängigen Kosten eines Mitarbeitenden pro Stunde zu ermitteln, wird die Summe der Kosten durch die Anzahl der Mitarbeitenden dividiert und dann nochmals durch die Anwesenheitsstunden eines Mitarbeitenden pro Jahr.

So unterscheiden Sie Beschäftigungsunabhängige Kosten nach Bereichen

Wenn ein Unternehmen eine gewisse Größe erreicht hat und sich die Fixkosten je Abteilung unterscheiden, macht es Sinn, die Kosten nach Bereichen zu unterscheiden, um Kostenwahrheit zu erreichen. Denn ein Projekt eines bestimmten Bereiches hat de facto eine andere Kostenstruktur als Projekte anderer Bereiche.

Beispielsweise Bereichsfixkosten und Unternehmensfixkosten aufteilen: Unternehmensfixkosten, die nur die Eigentümer betreffen, wie beispielsweise ein Dienstauto werden bei den Bereichsfixkosten herausgerechnet. Unter Bereichsfixkosten sind die Kosten zu verstehen, die die Mitarbeitenden betreffen.

Kosten je Aufgabe/Projekt oder Aufgabenart bestimmen

Diese Kosten bezeichnet man auch als variable Kosten. Sie entstehen erst bei der Leistungserbringung. Beispiele für variable Kosten bei Produktionsbetrieben sind Material, Maschinenstunden (Lebensdauer / Kosten), Hin- und Rückfahrt etc.

Beispiele für Kostenbestimmung:

Bei der Aufgabe „Hin-/Rückfahrt“ müsste aktive und passive Reisezeit gebucht werden. Bei der aktiven Reisezeit laufen die variablen Autokosten wie Benzin, Parkgebühr, “Verschleiß” mit, nicht jedoch Leasingraten.

Aufgabe/Projekt „Küchenmontage”: Beim Stundensatz einer Küchenmontage wird beispielsweise beim Lenkenden aktive Reisezeit gezählt, bei Mitfahrenden passive Reisezeit, die nicht zählt.

Aufgabe „Aufwischen” bei einer Reinigungsfirma: Hier wird dem Stundensatz der Verbrauch von Warmwasser, Putzmittel etc. zugerechnet.

Im letzten Beitrag der Serie sehen wir uns an, welche Ebenen der Zurechnung sich für welche Branchen am besten in der Praxis eignen, um die Rentabilität Ihrer Projekte bestmöglich ermitteln zu können.