Mit TimeTac verwalten Sie mühelos flexible Arbeitszeitmodelle 

von Gabriele Kaier, 23.05.2023

Viele verschiedene Arbeitszeitmodelle im Unternehmen können die Personalverwaltung ganz schön herausfordern. Wir zeigen Ihnen, wie viel Arbeit Ihnen dabei eine digitale Zeiterfassung abnehmen kann und wie Sie mit TimeTac übersichtlich und leicht verschiedene Arbeitszeiten, Kernzeiten, Überstunden, Urlaubstage managen und im Blick behalten.

So managen Sie mehr oder weniger flexible Arbeitszeitmodelle

Der klassische Arbeitstag von „9 to 5” ist in vielen Berufen nicht mehr nötig. Arbeitnehmende wünschen sich flexible Arbeitszeiten. Das belegen auch zahlreiche Studien. Arbeitgebende möchten diese Freiheiten geben, müssen andererseits aber planen können und sicherstellen, dass der Betrieb reibungslos läuft. Als Kompromiss zwischen beiden Seiten gibt es mehr oder weniger flexible Arbeitszeitmodelle. Ob Teilzeit, 4-Tage-Woche oder Gleitzeit, TimeTac unterstützt Sie bei der Umsetzung Ihrer verschiedenen Arbeitszeitmodelle.

Teils im Büro und teils remote – Hybrides Arbeiten

Hybrides Arbeiten bietet viele Vorteile und ist ganz klar das Modell der Zukunft. Vom Unternehmen, den Führungskräften und Teams erfordert es jedoch ein hohes Maß an Flexibilität, Offenheit und Vertrauen. Und es braucht natürlich die richtigen Tools, um effektiv zusammenarbeiten und kommunizieren zu können.

Und so geht’s: Mit einer digitalen Zeiterfassung wie TimeTac buchen Ihre Mitarbeitenden die Arbeitszeiten webbasiert und somit zeit- und ortsunabhängig, beispielsweise via mobiler Zeiterfassungs-App. Das ist natürlich perfekt für alle mobilen Arbeitsformen. Dank Live-Statusübersicht können Sie und alle vom Team jederzeit nachvollziehen, wer gerade remote beziehungsweise an welcher Aufgabe arbeitet. Dieser Echtzeit-Überblick unterstützt die Zusammenarbeit von verteilten Teams. Praktisch bei TimeTac ist auch, dass Homeoffice als bezahlte Abwesenheitszeit eingetragen wird und Sie sich aussuchen können, ob der Mitarbeitende einen digitalen Antrag stellen soll oder direkt ohne Bewilligung remote arbeiten kann. Und Sie können mit einer digitalen Zeiterfassung sicher gehen, dass Ihre Mitarbeitenden die vereinbarten Arbeitszeiten, gesetzlich vorgeschriebenen Pausen- bzw. Ruhezeiten auch im Homeoffice einhalten und es zu keinen überbordenden Mehr- oder Überstunden kommt.

Nur 4 Tage pro Woche arbeiten: die 4-Tage-Woche

Eine Vier-Tage-Woche liegt vor, wenn die gesamte Wochenarbeitszeit regelmäßig auf vier Tage verteilt wird. Die eigentliche Idee dahinter: Kürzere Arbeitszeit, aber gleichbleibendes Gehalt. Die definierte Arbeitszeit beträgt dann bei Vollzeit oft 32 oder 35 Stunden. In manchen Unternehmen werden die Vollzeitarbeitsstunden aber nicht reduziert und die tägliche Normalarbeitszeit wird auf bis zu 10 Stunden ausgedehnt.

Und so geht’s: In TimeTac stehen Ihnen verschiedene Varianten für eine 4-Tage-Woche fix fertig zur Verfügung. Sie können diese gleich wie vorgegeben dem Mitarbeitenden zuordnen oder die Arbeitstage, Sollstunden und Stundenarten (Arbeitszeit, Überstunden mit Zuschlägen oder ohne, Reisezeit) so verändern, wie Sie diese jeweils benötigen.

Die Leistung zählt, nicht die Arbeitszeit: Vertrauensarbeitszeit

Das Modell Vertrauensarbeitszeit, basiert auf gegenseitigem Vertrauen zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden. Hierbei steht nicht die Arbeitszeit im Vordergrund, sondern das Arbeitsergebnis. Besonders Unternehmen aus der Software- oder Kreativbranche greifen gerne auf dieses Modell zurück. Fällt die Auftragslage geringer aus, können Arbeitnehmende früher Feierabend machen. Wenn mehr Arbeit ansteht, werden Überstunden gemacht, die in der Regel nicht vergütet werden.

Warum sollte die Arbeitszeit erfasst werden, wenn sie bei diesem Arbeitszeitmodell gar nicht im Vordergrund steht? Nach dem BAG-Urteil in Deutschland wurde von vielen befürchtet, dass es das Ende der Vertrauensarbeitszeit bedeutet. Was so nicht der Fall ist, denn durch die Pflicht zur Zeiterfassung werden die Arbeitszeiten nicht weniger flexibel. Durch die Arbeitszeitkontrolle soll der Schutz durch das Arbeitszeitgesetz gewährt werden und der Arbeitnehmende vor Arbeitsüberlastung bewahrt werden.

Und so geht’s: Beim Vertrauensarbeitszeitmodell hat der Arbeitnehmende also keine fixen Arbeitstage und keine definierten Sollstunden. Der Arbeitnehmende bucht ganz normal seine Zeit. Sie können in TimeTac definieren, dass das Arbeitszeitsaldo automatisch am Ende der Woche auf Null gesetzt wird. Wenn Sie eine andere Umsetzung der Vertrauensarbeitszeit wünschen, beraten wir Sie gerne persönlich und passen die Einstellungen individuell an Ihre Vorgaben an.

Der Minijob – Arbeitsverhältnis mit besonderen Regeln und Grenzen

Beim Minijob (als geringfügige Beschäftigung in Österreich und der Schweiz bekannt) handelt es sich entweder um eine Beschäftigungsart mit einem begrenzten Stundenausmaß oder mit einer begrenzten Dauer. Personen mit Minijob gelten als Teilzeitbeschäftigte und ihnen stehen somit die Rechte aus dem Arbeitsrecht zu. Allerdings haben sie keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld, sind nicht automatisch kranken- und pflegeversichert und haben keinerlei Rentenansprüche. Natürlich gilt auch bei diesem Arbeitszeitmodell die Zeiterfassungspflicht.

Und so geht’s: Bei geringfügig beschäftigten Mitarbeitenden muss man oftmals ein spezielles Arbeitszeitmodell definieren. Beim Minijob mit fixen Arbeitszeiten können Sie ganz normal die Arbeitstage und Sollstunden in TimeTac definieren und die Urlaubstage automatisch berechnen lassen. Wenn das Modell flexibel ist und davon abweicht, beraten wir Sie gerne persönlich und übernehmen die Einstellungen für Sie, entsprechend Ihrer Vorgaben.

Gleitzeit: Arbeitszeitbeginn und -ende selbst bestimmen

Bei dem Modell der Gleitzeit können Arbeitnehmende Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, innerhalb eines bestimmten Zeitraums, selbst festlegen. Dieser Gleitzeitrahmen wird oftmals um eine Kernarbeitszeit ergänzt, in der alle Mitarbeitenden anwesend sein müssen. Es gibt verschiedene Arten von Gleitzeit , die unterschiedlich geregelt sind, wie „Einfache Gleitzeit” mit vereinbarten Stundenausmaß pro Tag, „Gleitzeit mit Kernarbeitszeit” und „Qualifizierte Gleitzeit” mit Arbeitszeitkonten, in denen die Plus- und Minusstunden vermerkt werden.

Die digitale Arbeitszeiterfassung unterstützt die Gleitzeitregelung. Ohne Zeiterfassung hätte weder der Arbeitgebende noch der Arbeitnehmende einen Überblick über die Einhaltung der Regelung und des Zeitkontos.

Und so geht’s: Eine Zeiterfassungssoftware hilft dem Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden dabei, das Gleitzeitmodell effizient zu managen. Der Gleitzeitrahmen und die Kernarbeitszeiten, falls vorhanden, können in der Software hinterlegt werden. Alle Zeitbuchungen werden vermerkt und ein Zeitguthaben oder eine Zeitschuld wird auf Basis der Arbeitszeiten im Arbeitszeitkonto automatisch ausgewiesen. So behalten alle den Überblick über Plus- und Minusstunden. Das Unternehmen kann sichergehen, dass die Arbeitnehmenden den vereinbarten Arbeitsleistungen nachkommen. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben im Falle eines Gleitzeitüberhangs die nötigen Beweismittel, um den Anspruch auf Zeitausgleich geltend machen zu können.

Weniger Arbeitsstunden, mehr Freizeit mit Teilzeit

Teilzeitarbeit gehört zwar zu den „Klassikern” der Arbeitszeitmodelle und ist jedem geläufig, kann aber in der Verwaltung den einen oder anderen Arbeitgebenden herausfordern. Daher möchten wir auch dieses Arbeitsmodell näher vorstellen: Bei der Teilzeit leisten Angestellte weniger Wochenstunden als in Vollzeit, arbeiten somit weniger Stunden pro Tag oder nur an bestimmten Tagen oder beides. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales stellt sieben Teilzeitmodelle vor, bei denen die Stunden reduziert werden, aber auch der Arbeitsplatz geteilt oder eine Auszeit genommen wird.

Und so geht’s: In TimeTac haben Sie verschiedene Varianten zur Verfügung, wie Sie Teilzeit korrekt und einfach umsetzen und den Urlaubsanspruch dementsprechend anpassen. Sie können die Arbeitszeit auf einzelne Tage verteilen, beispielsweise Montag bis Donnerstag, den Einzeltagen unterschiedliche Stunden zuordnen, beispielsweise Dienstag und Mittwoch acht Sollstunden und Donnerstag und Freitag nur vier Sollstunden. Sie können die gesamte Arbeitszeit auf fünf Tage aufteilen oder die Sollstunden und Wochentage reduzieren. Das Praktische dabei ist, dass Sie auch den Urlaubsanspruch dementsprechend definieren können und dieser dann automatisiert berechnet wird.

Erfassen Sie Arbeitszeiten auf die einfache Art

Arbeitszeitmodelle bilden die Basis der digitalen Arbeitszeiterfassung: Sie legen fest, welche Tage Arbeitstage sind, ob zu gewissen Zeiten Überstunden gemacht werden können oder beispielsweise von wann bis wann die Kernarbeitszeit gilt. In der Stundenabrechnung werden die gebuchten Arbeitszeiten mit den Einstellungen der Arbeitszeitmodelle verglichen. Sie sehen auf einen Blick, ob zu wenig oder zu viel Wochenstunden gearbeitet wurden, Überstunden entstanden sind oder die gesetzlichen Vorschriften beispielsweise zur Pausenregelung eingehalten wurden.

In TimeTac können Arbeitstage flexibel und für Mitarbeitende auch unterschiedlich festgelegt werden. Das Management hat immer alle Arbeitszeiten im Überblick.