Dreamteam: Projekt- und Zeitmanagement

von Anna Eisner-Kollmann, 20.02.2023

Wer Projektmanagement sagt, muss auch Zeitmanagement sagen. Warum? Überblick über den Fortschritt und die verwendete Zeit zu haben, ist für ein Projekt essenziell. Ohne Zeitmanagement steuern Projekte schnell auf Verwirrungen, Missverständnisse und Mehrkosten zu.

Projektzeiten einschätzen

Sie kennen das sicher: Ein Großprojekt steht an, eine Timeline muss angefertigt werden, alle Stakeholder sind an Board und arbeiten an dem Projektplan. Aber wurden in diesen Plan nicht schon unzählige Stunden investiert? Hat sich Ihr Kollege überhaupt daran beteiligt? Das könnten Sie mit einer Projektzeiterfassung ganz einfach feststellen. Warum gelungenes Zeitmanagement für Teams und Projekte in Ihrem Unternehmen unerlässlich ist, verraten wir Ihnen in den nachstehenden sechs Punkten.

Überblick über die Arbeitszeiten

Wer an welchem Projekt wie lange gearbeitet hat und welche Tätigkeiten genau durchgeführt wurden, sehen Sie mit einer Projektzeiterfassung auf einen Blick. Sie können Ihr Personal tage-, wochen- oder monatsweise einplanen. Die Projektzeiterfassung von TimeTac berechnet Ihnen automatisch noch verfügbare Arbeitsstunden und die derzeitige Auslastung in Prozentwerten. Das ist nicht nur wichtig für die Work-Life-Balance, sondern auch um eine realistische Einschätzung des Fortschritts zu ermöglichen. Plus: Ursachen für Verzögerungen können rechtzeitig erkannt und behoben werden!

Kosten sparen

Dadurch, dass Sie immer wissen, wie viel Arbeitszeit in ein Projekt geflossen ist, können Sie auch die Kosten einfacher berechnen. So liefern Sie beispielsweise Ihren Kundinnen und Kunden eine punktgenaue und transparente Kostenabrechnung für das benötigte Projekt. Zudem kann so verhindert werden, dass Zeit und damit auch Geld unnötig verschwendet wird, z.B. durch Doppeleinträge oder ungenaue Zeiterfassung. Mit einer Projektzeiterfassung von TimeTac können Sie jederzeit sehen, wie es um die Kosten, den Umsatz und die Rentabilität Ihrer Aufträge steht.

Transparenz und Verantwortung

Eine Projektzeiterfassung schafft Transparenz und Verantwortung im Team. Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin können Ihren Mitarbeitenden beispielsweise To-dos zuweisen. Mit einer Live-Übersicht wissen alle Teammitglieder genau, woran die Kolleginnen und Kollegen gerade arbeiten, beziehungsweise was bei der eigenen Arbeit noch getan werden muss. Diese Transparenz verhilft zu einem höheren Verantwortungsbewusstsein der einzelnen Personen. Außerdem führt sie zu einem besseren Verständnis füreinander und stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team.

Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation

Genau dieses positive Teamgefühl ist der Antrieb für jedes erfolgreiche Projekt. Wenn dann auch noch die Zusammenarbeit klappt, steht einem gelungenen Abschluss nichts mehr im Wege. Durch das richtige Zeitmanagement in Kombination mit einer Projektzeiterfassung kann die Doppelung von Arbeit vermieden werden, da alle wissen, welche Aufgaben bereits erledigt und welche noch offen sind. Jedes Teammitglied sieht im Projektfortschritt, wie wichtig die individuelle und die gemeinsame Arbeit für das Gesamtprojekt ist. Eine gute Projektzeiterfassung verbessert zudem die Kommunikation im Team! Da sie eine zentrale Anlaufstelle für Informationen über den Projektfortschritt und die Arbeitszeiten darstellt, können alle schnell auf aktuelle Daten und Informationen zugreifen und Lösungen können einfacher besprochen werden.

Meilensteine und Deadlines verfolgen

Fast besser als jeder Kinofilm: Das Feiern der Meilensteine eines komplizierten Projekts. Spaß beiseite – eine Projektzeiterfassung hilft Ihnen dabei, Meilensteine und Deadlines im Auge zu behalten. Mit zunehmender Projektgröße muss verstärkt auf ein gutes Zeitmanagement geachtet werden, um die Deadlines nicht zu verpassen. Dadurch, dass Sie mit der Projektzeiterfassung immer den Überblick haben, können Sie sich über alle eingehaltenen Deadlines und erreichten Meilensteine freuen!

Automatisierung und Effizienzsteigerung

Schon mal etwas von Genehmigungsworkflows gehört? Zeiterfassungen unterstützen Sie beispielsweise beim Stellen von Anträgen und sparen so Zeit ein. Automatische Stundenabrechnungen helfen Ihnen genauso wie die generierten Projektberichte. In nur wenigen Sekunden sehen Sie den gesamten Bericht – perfekt für Projektabrechnungen oder Leistungsnachweise. Zusätzlich helfen Projektzeiterfassungen via App oder smarte Tools wie NFC-Technologien auch dabei, Zeit für die wichtigen Dinge, nämlich die Projekte, zu finden.