Wie Sie Scope Creep bei Ihren Projekten vermeiden

von Anna Eisner-Kollmann, 24.03.2025

Stellen Sie sich vor, Ihr Projekt läuft reibungslos, doch plötzlich tauchen neue Anforderungen auf, die den ursprünglichen Umfang sprengen. Scope Creep kann ein heimtückischer Gegner im Projektmanagement sein. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie mit cleveren Strategien den Umfang Ihrer Projekte erfolgreich managen.

Alles auf Anfang: Was versteht man unter einem Scope?

Ein Scope (zu Deutsch Umfang, Anwendungsbereich, Tragweite) bezeichnet den Umfang oder die Reichweite eines Projekts, eines Vorhabens oder einer Aufgabe. Er definiert, welche Ziele erreicht werden sollen, welche Aufgaben, Funktionen und Aktivitäten erforderlich sind und welche Ressourcen benötigt werden. Der Scope ist essentiell für ein gelungenes Management von Projekten, da er hilft, den Fokus auf die wichtigsten Aspekte zu legen und gleichzeitig die Erwartungen aller Beteiligten zu steuern. In der Projektmanagement-Praxis wird zwischen dem produktiven Scope und dem organisatorischen Scope unterschieden.

Der produktive Scope umfasst die spezifischen Ergebnisse und Liefergegenstände, die im Rahmen des Projekts erstellt werden sollen, während der organisatorische Scope die Rahmenbedingungen, Stakeholder und die organisatorischen Strukturen beschreibt, die für die Umsetzung erforderlich sind. Ein gut definierter Scope hilft, Missverständnisse zu vermeiden und stellt sicher, dass alle Teammitglieder auf dieselben Ziele hinarbeiten. Änderungen am Scope, häufig als „Scope Creep“ bezeichnet, können zu Verzögerungen, erhöhten Kosten und Unzufriedenheit führen, weshalb eine sorgfältige Planung und regelmäßige Überprüfung des Scopes unerlässlich sind.

1. Was versteht man unter Scope Creep?

Scope Creep bezeichnet die schleichende Erweiterung des Projektumfangs, ohne dass entsprechende Anpassungen bei Zeit, Budget oder Ressourcen vorgenommen werden. Ein etwas sperriger Begriff für Scope Creep ist Leistungsumfangserweiterung. Diese Veränderung im Leistungsumfang kann durch unklare Anforderungen, unzureichende Projektplanung oder die ständige Hinzufügung neuer Funktionen oder Aufgaben entstehen. Oftmals geschieht Scope Creep schrittweise, sodass es für die Teams und die Stakeholder schwer erkennbar ist, bis es zu einem Punkt kommt, an dem die ursprünglichen Projektziele gefährdet sind und das Management des Projekts schwierig wird. Die Ursachen für Scope Creep sind vielfältig. Häufig resultiert es aus unklaren oder sich ändernden Anforderungen seitens der Stakeholder oder der Kunden. Auch eine mangelnde Kommunikation innerhalb des Projektteams kann dazu führen, dass neue Ideen und Wünsche nicht rechtzeitig eingegrenzt werden.

Der „Chaos Report 2020″ der Standish Group bietet wertvolle Einsichten in die Erfolgsraten und Herausforderungen von Projekten weltweit. Der „Chaos Report“ ist eine umfassende Studie der Standish Group, die seit 1994 die Erfolgs- und Misserfolgsraten von IT-Projekten analysiert.

Laut diesem Bericht wurden weniger als 31% der untersuchten Projekte erfolgreich innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens abgeschlossen. Besonders beunruhigend ist, dass 19% der Projekte vollständig scheiterten und abgebrochen wurden. Eine Hauptursache für diese Misserfolge ist der Scope Creep. Der Report zeigt auch auf, dass kleine Projekte eine höhere Erfolgsquote haben, während größere und komplexere Projekte anfälliger für Fehlschläge sind. Diese Zahlen verdeutlichen die Notwendigkeit für effektives Projektmanagement, präzise Definition von Anforderungen und kontinuierliche Stakeholder-Kommunikation, um das Risiko von Scope Creep zu minimieren.

2. Die Ursachen von Scope Creep verstehen

Um Scope Creep erfolgreich zu managen, ist es wichtig, die zugrunde liegenden Ursachen zu erkennen. Oft entstehen neue Anforderungen durch unklare Kommunikation zwischen den Projektteams und den Kunden. Wenn Anforderungen nicht eindeutig definiert sind, kann dies zu Missverständnissen und unerwünschten Änderungen führen. Eine lückenhafte Abstimmung über den Projektumfang beeinflusst die Ressourcenplanung und das gesamte Projektmanagement negativ. Um diese Herausforderungen zu vermeiden, sollten Sie von Anfang an klare Ziele setzen und sicherstellen, dass alle Beteiligten die gleichen Erwartungen haben. Regelmäßige Meetings und ein offenes Kommunikationsklima helfen, Probleme frühzeitig zu identifizieren und Missverständnisse zu klären. Indem Sie proaktiv auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen und gleichzeitig den ursprünglichen Projektumfang im Auge behalten, schaffen Sie eine solide Basis für Ihre Projekte. Auf diese Weise minimieren Sie das Risiko von Scope Creep und fördern gleichzeitig eine positive Zusammenarbeit im Team.

3. Strategien zur Vermeidung von Scope Creep in Projekten

Kundenbeziehungen entspannt gestalten

Natürlich wäre es optimal, wenn nach einem Projekt nicht nur Sie als Unternehmen, sondern auch Ihre Kundinnen und Kunden mit dem Endergebnis 100% zufrieden wären. Doch wie wir alle aus der Praxis wissen, gibt es am Ende oftmals Unzufriedenheiten. Hatten Sie schon mal mit einem unzufriedenen Kunden/einer unzufriedenen Kundin zu tun?

Viele der professionellen Dienstleistungsunternehmen geben „das Managen der Kundenerwartungen“ als eine der am meisten vorherrschenden und herausfordernden Aufgabe an. Das ist nicht überraschend in einer Branche, die zunehmend zu pauschal kalkulierten Projekten übergeht. Hier wirken sich Scope Creep und ungenaue Einschätzungen zu Beginn erheblich auf den finanziellen Gewinn des Unternehmens aus – und das nicht in positiver Weise.

Wenn ein Unternehmen mitten im Projekt seine Prioritäten ändert, dann steigt üblicherweise der Umfang des Projekts durch zusätzliche Kosten und Zeit. Es ist schwierig, die Machbarkeit und die Auswirkung auf diese Veränderungen abzuschätzen: Müssen Sie eine Ressource von einem anderen Projekt abzweigen und können Sie das? Wird eine Verzögerung jemanden vom Beginn eines neuen Projekts abhalten? Können Sie sich an die Veränderungen anpassen, ohne die Budgetgrenze zu überschreiten? Abweichungen in puncto Prioritäten und Erwartungen seitens des Kunden sind praktisch unausweichlich. Also müssen Sie vorbereitet sein, wie Sie auf diese Situationen reagieren, wenn diese eintreten.

Eine effektive Kommunikation ist der Schlüssel zur Kontrolle von Scope Creep in Projekten. Sie ermöglicht es, Missverständnisse zu vermeiden und die Anforderungen klar zu definieren. Regelmäßige Meetings und Updates fördern den Austausch von Informationen und helfen dabei, den Fokus auf die vereinbarten Ziele zu behalten. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten in den Prozess eingebunden sind, um sicherzustellen, dass Änderungen im Projektumfang nur nach sorgfältiger Abwägung der Ressourcen und des Zeitrahmens vorgenommen werden. Ein transparenter Dialog führt dazu, dass alle Parteien ein gemeinsames Verständnis für den Projektverlauf entwickeln und somit unerwartete Herausforderungen besser bewältigen können.

Geben Sie detaillierte Einblicke in Echtzeit

Wenn ein Projekt von den ursprünglichen Annahmen abweicht, ist es besser, die Stakeholder von Verzögerungen oder einer Kostenüberschreitung zu warnen, bevor diese eintreten. Wenn Sie jedoch den Status des Projekts nicht in Echtzeit verfolgen, können Sie Warnsignale leicht übersehen.

Das Management ist oft am Ende des Projekts von Scope Creep überrascht. Wenn Sie erst 30 % des Projekts abgeschlossen haben, aber nur 10 % des Budgets und der Zeit übrig sind, sollte Ihnen das rechtzeitig auffallen, bevor es zu spät ist, sinnvolle Maßnahmen zu treffen. Ein Einblick in das Projekt in Echtzeit, beispielsweise mit einer Projektzeiterfassung, kann Ihr Team dabei unterstützen, potenzielle Feuer zeitnah zu löschen. So können Sie Ihr Zeitmanagement optimieren und schnelle Vergleiche zwischen aktuellen Daten und Ihren Einschätzungen machen.

Aber wie genau sind die Daten, die Sie sammeln? Eine vage, unbestimmte Beschreibung, wie die Zeit verwendet wird, beispielsweise summiert im Begriff „Planung“, ist nicht ausreichend. Sie benötigen detaillierte Informationen, die mit spezifischen Aufgaben, Tätigkeiten und Kosten in Bezug gebracht werden können. Es soll Ihnen möglich sein, die Daten in vielfältiger Weise auseinander zu nehmen, um die am meisten relevanten Einsichten zu erhalten. Ohne akkurate Daten wird es nicht nur schwierig dem Scope Creep zu entgehen, sondern auch für zukünftiges Projektmanagement vorbereitet zu sein.

Projekte abschätzen und Unsicherheiten vorhersagen

Projektplanung ist ein Spiel aus Einschätzungen zu Budgets, Projektzeit, Verteilung der Ressourcen und mehr. Zu oft verlassen sich Teams dabei aber auf das Raten. Anstelle auf Daten, um diese Zahlen zu bestimmen. Dieses Problem hat sich mit dem Ansteigen der pauschal-kalkulierten Projekte verschärft. Was natürlich weniger Spielraum für Fehler bei den Projektkosten und Zeitbudget-Einschätzungen erlaubt. Hinzu kommen die Schwankungen, die für diese Branche üblich sind. Diese stellen zusätzlich eine Variable zur Projektplanung dar. Ein plötzlicher Zustrom von Projekten kann die Ressourcen ausdünnen und möglicherweise Deadlines verschieben.

Historischer Einblick

Ein datenbasierter Zugang zu Ihrem Projekt ist unerlässlich, insbesondere beim Management von pauschal kalkulierten Projekten. Schätzen Sie Ihre Projektkosten oft zu niedrig? Kommt es vor, dass Sie für bestimmte Posten mehr Ressourcen benötigen, als ursprünglich geplant? Mit den gesammelten Informationen können Sie Veränderungen und Rückschläge antizipieren, anstatt nur darauf zu reagieren.

Die Analyse historischer Daten gibt Ihnen wertvolle Einblicke in die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitenden bei spezifischen Projekten. So können Sie fundierte, datengestützte Schätzungen vornehmen. Außerdem helfen Ihnen historische Daten, Schwankungen in der Auslastung vorherzusagen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise im Frühling typischerweise stark ausgelastet ist, können Sie auf diese Daten zugreifen und rechtzeitig zusätzliche Teams und Funktionen für diese Hochsaison einplanen.

Fazit: Erfolgreiches Projektmanagement ohne Scope Creep

Um Scope Creep effektiv zu managen, ist ein strukturiertes Vorgehen unerlässlich. Zunächst sollten Sie klare Anforderungen definieren, um den Projektumfang von Anfang an festzulegen. Kommunikation spielt hierbei eine zentrale Rolle: Halten Sie regelmäßige Meetings mit Ihrem Team und den Kundinnen/Kunden ab, um Erwartungen und notwendige Änderungen frühzeitig zu besprechen. Sollten während des Projekts neue Funktionen oder zusätzliche Anforderungen auftreten, ist es wichtig, diese gut zu dokumentieren und ihre Auswirkungen auf die Ressourcen und den Zeitplan zu bewerten. Durch gezieltes Management der Prioritäten und transparente Kommunikation stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten im Einklang arbeiten. So behalten Sie die Kontrolle über den Projektumfang und minimieren das Risiko von Scope Creep, was letztlich zu einem erfolgreicheren Projektverlauf führt.