Sparen Sie Zeit mit Automatisierungen

von Gabriele Kaier, 22.04.2025

In der heutigen Arbeitswelt ist Zeit kostbar. Eine digitale Zeiterfassung bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Personalprozesse durch automatisierte Funktionen und Workflows erheblich zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. So bleibt Ihnen mehr Zeit für das Wesentliche – die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens.

Wie Ihnen digitale Prozesse die Arbeit abnehmen

Zeit ist ein kostbares Gut. Unternehmen sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre Abläufe zu optimieren und ihren Mitarbeitenden die Arbeit zu erleichtern. Eine digitale Zeiterfassung bietet eine Vielzahl von Automatisierungen, die es ermöglichen, Zeit- und Personalprozesse deutlich effizienter zu gestalten. In diesem Blogpost werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Funktionen und Vorteile, die Sie erwarten können, wenn Sie auf die Digitalisierung Ihrer Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung setzen.

Automatisierte Arbeitszeiterfassung

Zeiterfassung kann für Unternehmen eine zeitaufwändige Aufgabe sein. Mit dem richtigen Zeiterfassungs-Tool wird dieser Prozess erheblich vereinfacht:

• Live-Zeiterfassung: Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten in Echtzeit, inklusive Pausen und Tätigkeiten.
• Automatische Stundenabrechnung: Arbeitszeiten werden basierend auf vordefinierten Arbeitszeitmodellen automatisch berechnet.
• Automatische Warnungen: Bei Regelverletzungen der Arbeitszeitvorgaben erhalten Mitarbeitende und Vorgesetzte sofort eine Warnung.
• Fehlbuchungskorrektur: Mitarbeitende können ihre Buchungen selbstständig korrigieren, gegebenenfalls mit Genehmigung der Vorgesetzten.
• Überstundenmanagement: Überstunden und Zuschläge werden gemäß den festgelegten Regeln automatisch berechnet.
• Lohnabrechnungsexport: Arbeitszeitdaten können direkt in Excel, PDF oder CSV exportiert oder an Lohnabrechnungssysteme übermittelt werden.

Mobile Automatisierung

Nutzen Sie die Vorteile der modernen Technologie via mobiler App:

• Sprachbefehle: Mit Siri können Nutzende ihre Arbeitszeiten bequem per Sprachkommando steuern.
• Automationen: Durch Kurzbefehle können Aktionen wie das Starten der Zeiterfassung beim Betreten des Büros automatisiert werden.
• NFC-Zeiterfassung: NFC-Chip zum Smartphone halten und automatisiert die Zeit erfassen

Automatisierte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung

Die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten wird durch digitale Workflows deutlich vereinfacht:

• Digitale Workflows: Urlaubs- und Abwesenheitsanträge können digital eingereicht und genehmigt werden.
• Automatische Berechnung: Urlaubssalden und Abwesenheitszeiten werden automatisch berechnet.
• Kalenderintegration: Feiertage und Betriebsurlaube lassen sich im System hinterlegen, um die Planung zu erleichtern.

Integration und API-Automatisierung

Gerade wenn man mehrere Software-Lösungen im Einsatz hat, ist es wichtig, dass man durchgängig vernetzt arbeiten kann und nicht die Daten von einem System in das nächste manuell übertragen zu müssen. Eine digitale Zeiterfassung bietet daher verschiedene Integrationsmöglichkeiten:

• Schnittstellen: Standardisierte Schnittstellen und eine API ermöglichen eine nahtlose Integration in bestehende Systeme wie ERP, CRM, Projektmanagement, Lohnbuchhaltung.
• Automatisierte Benutzerverwaltung fürs User Management: Neue Mitarbeitende können automatisch im System angelegt oder deaktiviert werden, wodurch der Pflegeaufwand reduziert wird.

Die Vorteile der Automatisierung

Was bietet die Automatisierung? Eine Menge! Hier sind die wichtigsten Vorteile:

• Weniger Verwaltungsaufwand: Manuelle Eingaben von Stunden oder Rechnungen gehören der Vergangenheit an
• Weniger Fehler: Automatisierung reduziert Tippfehler und gewährleistet präzise Daten.
• Kosten sparen: Geringerer Verwaltungsaufwand führt zu effizienteren Mitarbeitenden und somit zu Kosteneinsparungen.
• Bessere Übersicht: Klare Daten und Berichte ermöglichen einfache Einsichten in den Projektstatus.