Clever kalkuliert: Wirtschaftlichkeitsrechnung mit TimeTac
von Gabriele Kaier, 13.08.2024
Auf welche Projekte sollte sich Ihr Unternehmen fokussieren, welche dagegen rechnen sich nicht? In unserer Blogserie zeigen wir, wie Sie mithilfe der Projektzeiterfassung Umsatz und Kosten transparent abbilden können. Erfahren Sie, welche Möglichkeiten TimeTac bietet, um Ihre Projekte erfolgreich zu optimieren.
Blogserie Wirtschaftlichkeitsrechnung
Projektkosten auf drei Ebenen im Blick behalten
Mit der Projektzeiterfassung von TimeTac verbuchen Sie nicht nur minutengenau den tatsächlichen Arbeitsaufwand auf einzelne Projekte und deren untergeordneten Aufgaben, sondern können auch Umsatz und Kosten bei diesen hinterlegen und jederzeit per Knopfdruck vergleichen und auswerten. Mit dieser effizienten Projektplanung können Sie nicht nur erkennen, ob Ihre Projekte rentabel sind, sondern erhalten überdies wertvolle Informationen für unternehmerische Entscheidungen und können daraus Erkenntnisse für Folgeprojekte ableiten.
In der TimeTac Projektzeiterfassung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kosten und Umsätze auf drei verschiedenen Ebenen zu hinterlegen. Wir stellen Ihnen die drei Möglichkeiten der Zuordnung vor und zeigen Ihnen anhand einiger Beispiele, welche in der Praxis sinnvoll sind.
1. Auf Ebene einzelner Personen
Sie können in der Benutzerverwaltung von TimeTac bei Mitarbeitenden die Kosten und den Umsatz pro Stunde hinterlegen und diese somit personenbezogen ermitteln.
Eingabe von Kosten und Umsatz in der Benutzerverwaltung
Ein Beispiel für Umsatz auf Personenebene: Eine Rechtsanwältin verrechnet für ihre Leistungen immer den gleichen Stundensatz, unabhängig von ihrer Tätigkeit. Dieser Stundensatz wird direkt beim Mitarbeitenden in der Benutzerverwaltung von TimeTac hinterlegt.
Ein Beispiel für Kosten auf Personenebene: Hier werden üblicherweise die Brutto-Lohnkosten plus Arbeitgeberanteil zugewiesen. Je nach Herangehensweise werden auch die Fixkosten des Unternehmens, aufgeteilt auf die Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Personen, addiert.
2. Auf Projekt- und Aufgabenebene
In der TimeTac Projektzeiterfassung können Sie Kosten und Umsatz pro Stunde bei den angelegten Aufgaben unter dem Reiter Finanzen eingeben. Bei Ihren Projekten können Sie bei Bedarf den Umsatz hinterlegen.
Kosten und Umsatz bei Aufgaben hinterlegen
Ein Beispiel für Budget auf Projektebene: Wenn Sie mit Ihrem Kunden/Ihrer Kundin einen Pauschalbetrag für ein Projekt vereinbart haben, dann pflegen Sie diesen auf Projektebene ein.
Ein Beispiel für Umsatz auf Aufgabenebene: Hierbei wird mit der Kundin/dem Kunden ein fixer Stundensatz für eine bestimmte Tätigkeit vereinbart.
Ein Beispiel für Kosten auf Aufgabenebene: Im Zuge einer Tätigkeit fallen variable Kosten an, die nur bei dieser Leistungserbringung zum Tragen kommen, wie beispielsweise der Verschleiß von Maschinen oder Verbrauchsmaterialien wie Schmiermittel.
3. Unter der Ebene Aufgabenarten
Wenn Umsatz oder Kosten einem bestimmten Aufgabentyp zuzuordnen sind, können diese mit Hilfe von Aufgabenarten in TimeTac abgebildet werden.
Kosten und Umsatz bei Aufgabenarten abbilden
Beispiele für Umsatz bei Aufgabenarten:
Für Aufgaben eines bestimmten Typs wird allen Kunden immer der gleiche Stundensatz verrechnet. Trotzdem soll die Arbeitszeit aber unterschiedlichen Projekten zugerechnet werden. Beispiele sind Bürotätigkeiten oder unterschiedliche Beratungsleistungen wie Junior- und Senior-Consulting.
Kostenplanung nach Branchen
Je nach Branche macht es Sinn, die Kosten und Umsätze Personen, Aufgaben oder Aufgabenarten zuzurechnen. Dabei unterscheiden wir, wie in der Tabelle unten ersichtlich, typische, mögliche und nicht übliche Anwendungsfälle.
Kosten und Umsatz bei Aufgaben hinterlegen
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