Virtuelle Teams: Die 3 größten Herausforderungen

von Gabriele Kaier, 25.05.2019

Virtuelle Teams haben die meisten Schwierigkeiten bei der Kommunikation. Die Abwesenheit der Teammitglieder kann dabei zu einem scheinbar unüberwindbarem Hindernis werden. Neue Lösungswege bieten die Basis für eine gelungene Zusammenarbeit auch im Homeoffice.

Remote arbeiten im virtuellen Team

Besonders seit der Coronapandemie sind Homeoffice und das Arbeiten in virtuellen Teams etwas Alltägliches. Arbeiten, wie man will – egal an welchem Ort oder zu welcher Zeit. Erste Erfahrungen mit „verteiltem Arbeiten“ lösen oft ein Gefühl der Freiheit aus. Doch oft stellt sich schnell die Realität ein – und die kann frustrierend sein. Virtuelle Teams haben die meisten Schwierigkeiten bei der Kommunikation. Besonders dann, wenn eine Unterhaltung in Echtzeit notwendig ist, kann die fehlende Anwesenheit der Beteiligten ein Hindernis darstellen und das erschwert die Zusammenarbeit. Dann müssen neue Lösungswege geschaffen werden. Wir haben für Sie die drei häufigsten Situationen herausgegriffen, in denen Live-Kommunikation oft unumgänglich scheint und zeigen Ihnen, wie Sie diese erfolgreich lösen können:

1. Virtuelle Teams und Meetings

Das Hauptproblem: Ein Meeting mit einem Kollegen zu haben, ohne ihn zu sehen, ist ungewohnt. Möglicherweise ist auch der Kontakt nicht mehr so regelmäßig, und die Gefahr ist groß, in private Themen abzurutschen.

Besprechungen sind Situationen, die auch über weite Distanzen eigentlich keine großen Schwierigkeiten aufwerfen sollen. Eine Terminfindung bleibt schließlich auch Mitarbeitern aus angrenzenden Büros nicht erspart. Die „50-feet rule for collocated work“ von Lipnack & Stamps bestätigt, dass es für Mitarbeiter, die mehr als 15 Meter voneinander entfernt sitzen, keinen Unterschied mehr macht, ob sich der Gesprächspartner im Nebengebäude aufhält oder auf einem anderen Kontinent. Die Lösung ist also einfach: Planung ist alles. Die technischen Hilfsmittel spielen dann nur noch eine untergeordnete Rolle. Ob ein Gespräch via Chat, Videokonferenz oder Telefon stattfindet, ist den Vorlieben der Teilnehmer überlassen. In jedem Fall sollten die Gesprächspartner allerdings auf eine ruhige Umgebung achten.

• Reduzieren Sie private Themen auf ein Minimum!
• Achten Sie aktiv auf eine ruhige Umgebung! Bedenken Sie dabei auch, dass das Gespräch möglicherweise länger dauert als geplant.
• hilfreiche Tipps für gute Meetings.

2. Schulungen

Das Hauptproblem: Der Gesprächspartner sitzt nicht im Nebenbüro, sondern möglicherweise kilometerweit entfernt. Ein kurzes „Schau, ich zeige dir, was ich meine“ ist schwer möglich.

Die gute Nachricht: Das Gefühl, dem anderen gegenüberzusitzen, kann man simulieren. Screen-Sharing-Programme ermöglichen es, auf den Computer anderer Teammitglieder zuzugreifen und dessen Bildschirminhalt zu teilen. Sogar das gute alte Skype besitzt diese Funktion. Erklärungen werden so visuell nachvollziehbar.

Für wiederkehrende Schulungen oder die Einführung mehrerer Mitarbeitenden in ein Arbeitsgebiet bieten sich Schulungsvideos an. Der Vorteil: Das Aufzeichnen des Videos ist ein einmaliger Aufwand, von dem viele Teammitglieder gleichermaßen profitieren. Empfehlenswert ist der Aufwand jedoch nur, wenn es sich nicht um ein Thema handelt, das in ein paar Monaten wieder obsolet sein wird.

3. Aufgabenzuteilung

Das Hauptproblem: „Mini-Meetings“, um Projekte zu koordinieren, Verfügbarkeiten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aufzuzeigen und Fortschritte nachzuvollziehen sind schwierig. Auch die Führungskräfte wissen oft nicht, was der Stand der Dinge ist und das erhöht natürlich das Konfliktpotential. Manchmal ist es möglich, per E-Mail neue Aufgaben zu verteilen oder Status-Updates über Projekte zu liefen. In den meisten Fällen verstopft diese Vorgehensweise jedoch nur unnötig den Posteingang.

Selbstverständlich erleichtert es die Kommunikation und Zusammenarbeit, wenn man weiß, woran Kolleginnen und Kollegen gerade arbeiten oder wie der aktuelle Stand des Projekts ist. Nutzen Sie dafür jedoch nicht Ihr E-Mail-Programm: Viel besser sind To-do-Listen, Projektbäume und Auswertungen über die ins Projekt geflossenen Arbeitszeiten. Diese beugen Konflikten vor und bieten einen Überblick über das Gesamtprojekt. Zahlreiche Tools am Markt können Sie bei den unterschiedlichen Aspekten des Aufgabenmanagements unterstützen – die Projektzeiterfassung von TimeTac wurde exakt zu diesem Zweck entwickelt.

Unser Tipp!

Vertrauen, Transparenz und gutes Informationsmanagement sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren für verteiltes Arbeiten und virtuelle Teams. Verteiltes Arbeiten ist zwar anfällig für Kommunikationsschwierigkeiten, die Hürden sind jedoch nicht so schwerwiegend, als dass sie nicht genommen werden könnten. Wer Problemen mit einem verbindlichen Kommunikationskonzept vorbeugt, ist auf der sicheren Seite. Werden allgemeine Kommunikationsregeln von Beginn an in die Unternehmenskultur eingegliedert und werden diese auch von der Führung gelebt, können Kommunikationsprobleme aufgrund von verteiltem Arbeiten oft auch ohne ausgefallene technischen Tools stark reduziert werden.Legen Sie von Beginn an verbindliche Kommunikationsregeln fest!

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