3 häufige Gründe, wie fakturierbare Stunden verloren gehen

von Gabriele Kaier, 29.05.2017

Fakturierung: Viele Dienstleistungsbetriebe gestehen sich ein, dass ihnen einige fakturierbare Stunden abhanden kommen. Aber die tatsächlich verlorene Zeit summiert sich bei der Stundenabrechnung schnell und ist ein größerer Verlust als so mancher Unternehmer annehmen würde. Wir zeigen Ihnen, wo Ihre Einkünfte verloren gehen und was Sie dagegen unternehmen können um Ihre Stundenabrechnung zu verbessern.

Wie und wo verlieren Sie Stunden und was können Sie dagegen tun?

1. Sie arbeiten mit überholten, manuellen Prozessen

Fakturierung: Auch im Zeitalter revolutionärer Technologien haben viele Unternehmen noch nicht ihr betriebliches Zeitmanagement von Excel und anderen manuellen Prozessen auf automatisierte Systeme zur Erfassung, Bearbeitung und Stundenabrechnung der Arbeitszeit umgestellt. Konkret bedeutet das: Das Erfassen der verrechenbaren Stunden hängt vom einzelnen Arbeitnehmer ab, der manuell Stundenzetteln ausfüllt und diese oft erst zur letztmöglichen Minute fertigstellt. Ein weiteres Problem bei manuellen Prozessen ist die Tatsache, dass Menschen Fehler machen. Und man kann es den Mitarbeitern nicht verübeln: Sie müssen mühsam verschiedene Quellen durchforsten, um abschätzen zu können wie viel Zeit sie bei spezifischen Tätigkeiten und Projekten verbraucht haben. Dieser Aufwand ist auch wiederum nicht verrechenbar.

Ihre Mitarbeiter sind möglicherweise auch dienstlich viel unterwegs und das Erfassen und Aufschlüsseln der Arbeitszeit, ist das Erste, was dabei auf der Strecke bleibt. Aber wenn Stundenzetteln im Nachhinein erstellt werden, stellt sich die Frage wie exakt diese dann wirklich sind: Versuchen Sie einmal abzurufen wie Sie letzte Woche Ihre Zeit verbracht haben: Können Sie Ihre Zeit akkurat bis zur letzten Minute zurückverfolgen? Oder aufgerundet nach Viertelstunden? Oder nur nach jeder Stunde? Wenn Sie gleichzeitig an verschiedenen Projekten arbeiten und generell einen vollen Dienstplan haben, dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie nicht mehr genau wissen, wie viel Zeit Sie womit verbraucht haben. Wenn also fakturierbare Stunden von Ihrer Erinnerungsfähigkeit abhängen, dann verlieren Sie nicht nur Stunden durch eine fehleranfällige Schätzung bei der Stundenabrechnung. Sie riskieren auch durch vage Aufzeichnungen oder unglaubwürdige Stunden Ihre Beziehung zum Kunden.

Mit einem modernen Zeiterfassungssystem können Sie signifikant den Zeitaufwand reduzieren, den Ihre Mitarbeiter mit administrativen Tätigkeiten zubringen, und sie ermöglicht Ihnen, die Stunden direkt zuzuordnen, wo diese hingehören – zu den erbrachten Leistungen für den Kunden. Viele Dienstleistungsunternehmen managen ihre Zeit und Projekte bereits mit der einen oder anderen automatisierten Lösung zur Stundenaufzeichnung und Stundenabrechnung. Aber nicht alle Lösungen bieten die gleichen Möglichkeiten. Wenn Sie insbesondere das genaue Aufzeichnen Ihrer verrechenbarer Stunden verbessern möchten, dann sollten Sie eine Lösung suchen, die Ihnen folgendes ermöglicht: Ein detailliertes Erfassen und Zuordnen der Zeit in Echtzeit sowie eine automatische Stundenabrechnung. Und für Ihre Mitarbeiter unterwegs: Diese sollen die Zeit via mobiler App aufzeichnen können.

2. Ihr Zugang zu historischen Daten ist eingeschränkt

Dienstleistungsunternehmen vertrauen bei Projektkosten und -zeiten und bei der Planung und Nutzung von Ressourcen auf Prognosen und Schätzungen. Und leider oft weit weniger auf datenbasierten Annahmen als man annehmen würde. Wenn Ihr Unternehmen keinen Zugang zu historischen Daten hat, dann sind Ihre Schätzungen mehr wie ein Schuss ins Blaue als ein Ergebnis gut dokumentierter Prozesse.

Wenn Ihre Schätzungen falsch sind, verlieren Sie Zeit, überziehen Projekte und sind mit der Bekämpfung von Problemen beschäftigt, die Sie erwarten hätten können. Im Dienstleistungssektor steigt überdies die Anzahl der Kunden, die pauschal kalkulierte Projekte erwarten. Daher ist es wichtiger denn je, dass Sie historische Daten für Ihre Entscheidungen heranziehen können und Ihre Rentabilität nicht von falschen Schätzungen abhängig machen.

3. Sie haben keine Transparenz über Ihre Ressourcen

Wie die Ressourcen zugeteilt werden, ist ein weiterer wesentlicher Teil, der oft der Mutmaßung und der Team-Politik überlassen wird. Arbeitnehmer unterscheiden sich in der Qualifikation und der Auslastung. Daher ermöglicht Ihnen das Erfassen der Qualifikation, als auch der aktuellen und kommenden Projekte Ihrer Arbeitskraft, dass Sie Projekte jederzeit der am meisten relevanten und verfügbaren Ressource zuordnen.

Bis dato haben nur wenige Dienstleistungsunternehmen die Möglichkeit individuelle Ressourcen über mehrere Projekte für präzise Zeitbereiche abzubilden. Was wiederum bedeutet, dass der Großteil der Unternehmen mangels Klarheit und Übersicht über ihre Ressourcen und Projekte ineffizient arbeitet und dabei Geld verliert.

Und mangels fehlender Transparenz verlieren Sie nicht nur Geld unter dem Strich, sondern auch Mitarbeitende. Ohne einer ganzheitlichen Vorstellung, wo und wie Sie Ihre Ressourcen einsetzen sollen, ist es schwer zu sagen, wann bestimmte Arbeitnehmer regelmäßig über- oder unterfordert werden. Den Verlust von Arbeitskräften sollten Dienstleistungsbetriebe aber genau im Auge behalten, denn das Ersetzen einer Arbeitskraft ist mit erheblichen Ausgaben verbunden.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass fakturierbare Stunden das sind, was Ihr Unternehmen aus den roten Zahlen hält. Die Einführung einer modernen und einfachen Zeiterfassung unterstützt Sie bei der genauen Erfassung und Zuordnung der Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter.

Mit der Projektzeiterfassung von TimeTac erfassen Ihre Mitarbeiter einfach, schnell, exakt und direkt vor Ort alle Auftrags- und Projektzeiten. Ihre Mitarbeiter können übersichtlich auf verschiedene Projekte und Tätigkeiten geplant werden. Und mit der Projektplanung von TimeTac berechnen Sie automatisch die freien Kapazitäten und die aktuelle Auslastung in Ihrem Unternehmen. Dank zahlreicher Auswertungsmöglichkeiten Ihrer Projekte, können Sie detailliert und fundiert den Aufwand und die Kosten für zukünftige Projekte abschätzen.