Wer, wann, wo? Zeitbuchungen verorten

von Gabriele Kaier, 23.08.2022

Mit den mobilen Apps von TimeTac haben Sie die Möglichkeit, Zeitbuchungen zu verorten. Das bedeutet, dass Sie bei jeder gewünschten Zeitbuchung nachvollziehen können, wo diese Arbeitszeit genau geleistet wurde. So behalten Sie nicht nur den Überblick, wo genau die Leistung erbracht wurde, sondern haben gleichzeitig einen perfekten Leistungsnachweis für Ihre Kunden. Für den ortsbezogenen Leistungsnachweis stehen Ihnen bei TimeTac gleich mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, die wir Ihnen in diesem Beitrag kurz vorstellen möchten.

Wo genau wurde die Zeit erfasst?

Dank der Vor-Ort-Zeiterfassung, optional mit GPS-Standortdaten, Geofencing oder NFC-Tags an Objekten oder Maschinen können Sie jederzeit erkennen und auch nachweisen, wo genau Ihre Mitarbeiter*innen die Leistung erfasst haben.

GPS-Zeiterfassung: Beginn und Ende einer Tätigkeit mit GPS belegen

Bei der GPS-Zeiterfassung können Sie bei den Zeitbuchungen die GPS-Positionsdaten beim Starten und Stoppen einer Zeitbuchung miterfassen. Sie haben jederzeit den Überblick in TimeTac, wo die Zeitbuchungen gebucht wurden.

In gewohnter Google Map-Ansicht Zeitbuchungen einsehen

Ihr Vorteile:

• Sie sehen, wo genau die Zeitbuchung gestartet wurde und beendet wurde.
• Bei jeder Zeitbuchung werden die GPS-Daten in TimeTac eingeblendet.

So funktioniert GPS-Tracking

Die Erfassung der GPS-Daten ist standardmäßig für jeden TimeTac Account aktiv, sowohl bei der Arbeitszeiterfassung als auch bei der Projektzeiterfassung. Damit Ihre Mitarbeitenden Zeitbuchungen mit den mobilen Apps vornehmen können, ist es notwendig, dass Sie diesen im Account den mobilen Zugriff gewähren und die GPS-Funktion am Smartphone der User*innen aktiviert ist.

NFC-Zeiterfassung: Ordnen Sie die Zeit direkt Standorten oder Objekten zu

Bei der NFC-Zeiterfassung tracken Sie mittels NFC-Technik an welchem Standort, Objekt oder welcher Maschine die Zeitbuchung vorgenommen wurde. So können Sie nachvollziehen, wenn Sie beispielsweise in der Zentrale arbeiten und Ihre Mitarbeitenden an verteilten Standorten beim Kunden arbeiten, wo und wofür die Arbeitszeit aufgezeichnet wurde.

Berührungslos Zeit erfassen mittels NFC-Technik

Ihre Vorteile:

• Ihre Mitarbeitenden erfassen berührungslos und komfortabel Zeit.
• Sie ordnen die Zeiterfassung direkt Objekten oder Maschinen zu.
• Der Einsatz eignet sich perfekt für das Facility-Management oder den Außen-, Pflege- und Wachdienst.

So funktioniert das NFC-Zeiterfassung

Für die projekt- und ortsbezogene NFC-Zeiterfassung benötigen Sie die Projektzeiterfassung via App, ein NFC-fähiges Smartphone und NFC-Tags. Als NFC-Tag eignet sich z.B. ein NFC-Sticker, der vor dem Einsatz einer Aufgabe / einem Objekt oder Kunden zugeordnet wird. Die Sticker lassen sich beispielsweise an Objekten oder Maschinen anbringen.

Geofencing: Gehen Sie sicher, dass die Zeit am Einsatzort erfasst wird

Mit dieser Funktion definieren Sie geografische Bereiche, in denen Sie den Mitarbeitenden die Zeiterfassung erlauben. So stellen Sie sicher, dass die Zeit nur an dem von Ihnen gewünschten Ort erfasst wird.

Definieren Sie den Arbeitsbereich für die Zeiterfassung.

Ihre Vorteile:

• Sie können die mobile Zeiterfassung für einen geografischen Bereich definieren.
• Die Zeiterfassung kann nur bei Eintreten in diesen festgelegten Raum, dem sogenannten „Geofence“, gestartet werden.
• Sie stellen sicher, dass die Zeit nur an dem von Ihnen gewünschten Ort erfasst wird.
• Der Einsatz eignet sich optimal für die Zeiterfassung von Reinigungsfirmen, auf Baustellen oder bei mehreren Firmenstandorten.

So funktioniert das Geofencing

Mit der Geofencing-Funktion können Sie einen geografischen Bereich, wie beispielsweise einen Unternehmensstandort, eine Straße, eine Stadt etc., für das Starten der Zeiterfassung oder einer bestimmten Aufgabe individuell definieren.

„Wir verwenden Geofencing, um die Zeiterfassung örtlich einzugrenzen. Die Mitarbeiter haben so keine Möglichkeit die Zeiterfassung außerhalb des definierten Arbeitsbereiches zu starten. Es ist vor dem Einsatz von Geofencing immer wieder vorgekommen, dass Mitarbeiter von zu Hause aus die Arbeitszeit für bestimmte Objekte gebucht haben, obwohl sie gar nicht vor Ort waren. Für uns ist Geofencing also ein wichtiges Controlling-Instrument, um überprüfen zu können, dass die Arbeiten zur geplanten Zeit beim Kunden auch wirklich erledigt werden.“

Elisabeth Zenleser, Heimwerker Hausmeisterservice