Zeiterfassung für KMU: 5 Gründe, die für eine moderne Zeiterfassung sprechen

von Gabriele Kaier, 14.12.2017

Die Zeiterfassung eines KMU beeinflusst viele Geschäftsbereiche wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung und Rechnungslegung. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen fünf überzeugende Argumente, wie KMU von einer modernen Zeiterfassung profitieren.

Warum sich eine moderne Zeiterfassung für kleine und mittelständische Unternehmen lohnt

Viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) haben nach wie vor eine manuelle Zeiterfassung auf Papier oder in Excel. Diese Form der Zeitprotokollierung ist aufwendig, fehleranfällig und intransparent. Die Mitarbeitenden geben ihre Stundenabrechnung oftmals verspätet ab, das verzögert die Entgeltabrechnung als auch die Abrechnung der Kundinnen und Kunden. Nachfragen, Kontrollen und Korrekturen der erfassten Stunden erhöhen den administrativen Aufwand im Unternehmen und kosten Zeit und Geld. Auch die Arbeitskultur verändert sich zunehmend: Wer im Wettkampf um die besten Fachkräfte mithalten möchte, benötigt flexiblere Arbeitsformen, die ohne technische Unterstützung kaum noch effizient zu verwalten sind. Ein modernes Zeiterfassungssystem bietet gerade kleinen Unternehmen mit bis zu zwanzig Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vielfältige Möglichkeiten bei der Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten.

1. Ihre Mitarbeitenden erfassen einfach und flexibel die Arbeitszeiten

Bei einer modernen Zeiterfassung wie der Online-Zeiterfassungssoftware zeichnen die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit über Browser oder mobil via App auf. Die Software zur Zeiterfassung lässt sich perfekt mit einem Zeiterfassungsterminal kombinieren – eine kostengünstige und gängige Lösung für viele kleine und mittelständische Unternehmen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter loggen sich über persönliche Zugangsdaten in das Zeiterfassungssystem ein und je nach Erfassungsgerät mit unterschiedlichen, fälschungssicheren Identifikationsmöglichkeiten.

Mit einer Online-Zeiterfassung haben Sie zusätzlich den großen Vorteil, dass diese Zeiterfassung orts- und zeitunabhängig ist. Ihnen stehen alle Daten unmittelbar für Auswertungen und beispielsweise die Entgeltabrechnung im Unternehmen zur Verfügung. Vorgesetzte haben jederzeit per Klick einen perfekten Überblick. Sie können Arbeitsabläufe sofort analysieren und wenn nötig optimieren.

2. Kleine und mittelständische Unternehmen erfüllen gesetzliche und sonstige Vorgaben mühelos

Auch für kleine und mittelständische Unternehmen gilt die gesetzliche Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten. Mithilfe einer Zeiterfassungssoftware können Sie komplexe und komplizierte gesetzliche, betriebliche und sonstige Anforderungen wie beispielsweise maximale Tages- und Wochenarbeitszeiten, Pausenregelung, die Verwaltung von Mehr- und Überstunden, zeitabhängige Zulagen etc. korrekt abbilden und so leicht und übersichtlich verwalten.

Bei der Arbeitszeiterfassung von TimeTac sind zahlreiche Arbeits- und Feiertagsmodelle bereits vorkonfiguriert und Sie können dies ganz leicht angelegen. Die Vorlagen lassen sich auch individuell bearbeiten oder optional neue Arbeitsmodelle definieren.

Die Zeiterfassungssoftware überprüft die Eingaben auf Basis Ihrer Voreinstellungen und macht auf Verletzungen beispielsweise in Bezug auf die Arbeitszeit oder das Vergessen von Ein- und Ausbuchen aufmerksam. Die Stundenabrechnung erfolgt ebenso automatisch auf Basiseinstellungen. Mitarbeitende und Führungskräfte überprüfen die Zeitaufzeichnungen und geben durch Aktivierung per Checkbox die Stundenabrechnung mühelos frei.

Die Daten sind korrekt und optimal zur weiteren Bearbeitung, wie beispielsweise zum gesetzlichen Nachweis und für die Lohnabrechnung aufbereitet. Sie können diese mittels Schnittstellen direkt und effizient an bestehende Systeme zur weiteren Bearbeitung übertragen oder einfach exportieren.

3. KMU verringern Ihren administrativen Aufwand und Mehrkosten

Typisch für ein KMU ist die schlanke Organisationsstruktur. Nur wenige kleine und mittelständische Unternehmen verfügen über eigene IT- oder HR-Abteilungen. Ein modernes Zeiterfassungssystem unterstützt sie dabei, die administrativen Aufwände so gering wie möglich zu halten. Die Anwendung und Bedienung ist so gestaltet, dass Sie weder IT-Spezialwissen, komplexe EDV-Infrastruktur, noch Kenntnis komplizierter Programm-Anwendungen benötigen.

In KMU werden die HR-Agenden, wie beispielsweise die Lohn- u. Gehaltsabrechnung oder arbeitsrechtliche Belange meist durch den Steuerberater wahrgenommen. Die Zeiterfassungssoftware liefert unkompliziert alle erforderlichen Daten, mit deren Hilfe eine exakte Entgeltabrechnung und der gesetzliche Nachweis erledigt werden. Urlaube und Abwesenheiten verwalten Sie übersichtlich und einfach mit definierbaren Freigabeworkflows. Ihre Mitarbeitenden wiederum können jederzeit ihre Stundenabrechnung selbstständig einsehen und im System um Abwesenheit anfragen.

Das spart viel Zeit und Aufwand. Sie können Mitarbeiterdaten importieren und Daten für beispielsweise Controlling oder Kundenabrechnung exportieren. Moderne Zeiterfassungssysteme bieten Ihnen neben Standard-Schnittstellen und Import-/Exportmöglichkeiten auch APIs an. Mit diesen Möglichkeiten integrieren Sie die Daten effizient in Ihre bestehende Softwarelandschaft.

Dank der ständigen Weiterentwicklung der Datenübertragungsraten ist ein lokaler Betrieb der Software nicht mehr zwingend notwendig. Bei Nutzung als Cloud-Lösung im “Software-as-a-Service”-Modell (SaaS) haben Sie so gut wie keinen Ressourcenaufwand. Die Dienstleistung beinhaltet die Software inklusive Updates, Weiterentwicklung, Support und technischen Betrieb. Das ist besonders auch für KMU interessant, da nur wenige über eine eigene IT-Abteilung verfügen und diese Dienstleistung extern auslagern müssen, was wiederum mit Kosten verbunden ist.

Investitionen in Rechner und Softwarelizenzen entfallen ebenso. Die komplette Programmlogik, Datenverarbeitung und Datenspeicherung erfolgt in Rechenzentren. Die Datenübertragung erfolgt über sichere SSL-Verschlüsselung, gegen Verlust der Daten bei Ausfällen werden diese mehrmals täglich durch Backups gesichert.

4. KMU haben alle Arbeitsabläufe und Ressourcen aktuell im Blick

Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Arbeitszeiterfassung auf Papier oder in Excel haben Sie mit einem webbasierten Zeiterfassungssystem jederzeit und von überall aus die Übersicht über alle Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Überstunden und weitere wichtige Kennzahlen, die Sie bei der Planung und Verwaltung Ihrer Ressourcen im Unternehmen unterstützen. Zeit kann auch live, also in Echtzeit, erfasst werden.

Die Überstundenkonten führen Sie beispielsweise über Einstellungen in der Software automatisch, so dass Sie auf Knopfdruck einen perfekten Überblick erhalten und diese gezielt reduzieren können. Auch sämtliche Fehlzeiten, wie beispielsweise Urlaubs- oder Krankheitstage werden übersichtlich dargestellt und lassen sich einfach verwalten. Anhand der Auswertungen aus der Arbeitszeiterfassung können Sie alle Tätigkeiten und die Produktivität in Echtzeit analysieren, gegebenenfalls Optimierungsmöglichkeiten rechtzeitig ausfindig machen und abstimmen. Das hilft Ihnen unnötige Personalkosten zu sparen!

In der TimeTac Projektzeiterfassung können Sie Mitarbeitende und Projekte übersichtlich planen und die Arbeitszeiten direkt Aufgaben, Projekten und Kundinnen und Kunden zuordnen. Durch zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten beispielsweise in Bezug auf Projektdauer, Kosten, Deckungsbeitrag, Stunden pro Mitarbeiter/Projekt/Kunde und weitere Kennzahlen haben Sie jederzeit Ihre verschiedenen Projekte und Aufträge unter Kontrolle.

5. Kleine und mittelständische Unternehmen erhöhen Ihre Arbeitgeberattraktivität

Generell ist der Anteil der flexiblen Arbeitszeitregelungen bei KMU höher als bei Großbetrieben. Aber auch die zunehmende Globalisierung und Digitalisierung verändern die Arbeitskultur in den Betrieben und machen auch vor den KMU nicht halt. Wer im Wettkampf um die besten Fachkräfte mithalten will, muss Mitarbeitenden attraktive Arbeitsbedingungen bieten. Dazu gehören vor allem flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Vier-Tage-Woche oder Jobsharing etc. Hinzu kommen variierende Arbeitsorte, Vertrauensarbeitszeit und das Homeoffice.

Individuell ausgehandelte Arbeitsverträge sowie gemischte Teams aus festangestellten Vollzeitkräften, studentischen Aushilfen und Freelancern beziehungsweise Saisonarbeitern machen die Verwaltung und Abrechnung von Arbeitszeit und die Personalplanung immer komplexer. Ohne technische Unterstützung ist eine effiziente Organisation kaum noch bewältigbar.

Moderne Zeiterfassungssysteme ermöglichen Ihnen eine übersichtliche Verwaltung verschiedener Arbeitszeitmodelle im Unternehmen und bilden ein wichtiges Instrument zur Mitarbeiterführung und Kontrolle.

Die Installation, Bedienung und Pflege eines modernen Zeiterfassungssytems ist einfach, deckt aber funktional alle individuellen und vielschichtigen Bedürfnisse von KMU perfekt ab. Gehostete Systeme (Cloud Computing/SaaS) sind für KMU eine optimale Lösung, denn sie sind immer und für jede Einsatzmöglichkeit verfügbar und die Software zur Zeiterfassung ist so konfiguriert, dass eine Implementierung auch ohne It- und Software-Spezialisten im eigenen Unternehmen machbar ist.