Zeiterfassung mit Begeisterung: 3 Tipps, um Ihre Mitarbeitenden zu motivieren

von Tanja Pichlbauer, 24.11.2023

Sie möchten eine Zeiterfassung einführen, haben aber Bedenken, wie Ihre Mitarbeitenden darauf reagieren? Damit die Nutzung der Zeiterfassungslösung in Ihrem Unternehmen ein voller Erfolg wird, müssen auch die Mitarbeitenden davon überzeugt sein. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen drei wissenschaftlich fundierte Tipps vor, mit denen Sie Ihre Teams garantiert zur Zeiterfassung motivieren können.

Die Welt der Motivation

Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Mitarbeitenden optimal unterstützen können, ist es hilfreich, über die zwei grundlegende Kategorien der Motivation Bescheid zu wissen. Oft konzentriert man sich als Führungskraft mehr auf die extrinsische Motivation, jene, die durch äußere Einflüsse entsteht, z. B. durch die Gewährung von Prämien und Leistungssteigerungen. Dabei ist die intrinsische Motivation, jene, die aus den eigenen Wünschen von Personen entstehen, die wichtigste Motivationsart für das Wohlbefinden, die Einstellungen und das Verhalten der Mitarbeitenden [1]

Es kann manchmal eine Herausforderung sein, die Mitarbeiter intrinsisch zu motivieren. Die Selbstbestimmungstheorie kann Ihnen jedoch dabei helfen, da sie besagt, dass die Erfüllung von drei psychologischen Bedürfnissen die Arbeitsmotivation beeinflusst: Kompetenz, Autonomie und Verbundenheit. [2]

Ich habe dieses Konzept in hilfreiche Tipps verpackt, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Mitarbeiter zur Zeiterfassung zu motivieren:

1. Machen Sie Ihren Mitarbeitenden die Vorteile von Zeiterfassung sichtbar

Offenheit ist hierbei das A und O! Vermitteln Sie Ihrem Team, warum Zeiterfassung nicht nur fürs Unternehmen notwendig, sondern auch fürs Team durchwegs positiv ist. Die meisten Menschen sind motivierter, wenn sie das Gefühl haben, etwas aus triftigem und klarem Grund zu tun.

Sie als Manager können dabei die Verbundenheit fördern, indem sie alle Personen so bald als möglich einbeziehen. Zeigen Sie die Vorteile auf, die eine digitale Zeiterfassung mit sich bringt. Dies gelingt gut, wenn Sie die Veränderung persönlich und praktisch gestalten. [3]

Zeigen Sie transparent auf, wozu die erfassten Zeiten genutzt wird, um den Wert der Zeiterfassung zu vermitteln. Beispiele hierfür wären:

• Die Dokumentation der Arbeitszeiten ist Ihnen als Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben, zukünftig auch in elektronischer Form.
• Machen Sie verständlich, dass eine Beziehung zwischen dem Zeitkonto und der Zahlung von Löhnen und Rechnungen besteht. Eine exakte Zeitaufzeichnung kann somit auch für faire Entlohnung gemäß der geleisteten Arbeitszeit beitragen. Zudem erleichtert eine Zeiterfassung die Personalverrechnung!
• Zeigen Sie auf, dass mit einer Zeiterfassung heikle Themen wie Überstunden, Mehrstunden und Urlaubsansprüche transparent gehandhabt werden können. Das erleichtert Unternehmen zum Beispiel Rückstellungen und zeigt Mitarbeitenden auf einen Blick auf, wie viel Urlaub sie noch in diesem Jahr nutzen bzw. ob sie noch Überstunden abbauen können.
• Erklären Sie Ihrem Team, was Sie mit den erfassten Daten tun werden. Sie könnten Berichte erstellen, um zum Beispiel transparent zu machen, wie viel Aufwand in ein spezielles Projekt fließt, oder um dessen Fortschritt zu verfolgen.

2. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden, wie das neue Zeiterfassungssystem funktioniert

Was man nicht versteht, wendet man nicht richtig und gerne an. Neben der Bedeutung der Zeiterfassung müssen Ihre Teams natürlich wissen und lernen, wie die neue Zeiterfassung funktioniert. Eine gute Einweisung ist ein wichtiger Anfang, unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden bei den ersten Schritten. So fördern Sie ihre Kompetenz. Das weckt wiederum die intrinsische Motivation. Stärkere intrinsische und internalisierte Motivationen sind mit positiveren Ergebnissen verbunden. [4]

• Wählen Sie eine intuitive Zeiterfassung aus. Testen Sie diese am besten, auch im Team, bevor Sie sich entscheiden.
• Nutzen Sie Schulungsangebote des Anbieters, zum Beispiel durch ein kostenlos angebotenes Einschulungs-Webinar.
• Geben Sie genaue Vorgaben und bieten Sie Rahmenbedingungen, damit Projekte und Aufgaben korrekt und wie vorgesehen erfasst werden.

3. Machen Sie Ihren Mitarbeitenden die Zeiterfassung einfach und praktikabel

Ein modernes Zeiterfassungssystem wie TimeTac ermöglicht es, die geleisteten Stunden zu jeder Zeit, an jedem Ort zu erfassen, egal ob Ihre Mitarbeitenden im Büro, Homeoffice oder unterwegs arbeiten. Das ist nicht nur einfach, sondern auch sehr praktisch und ermöglicht Freiheit und Flexibilität. Aber wahrscheinlich am wichtigsten: Es fördert die Autonomie Ihrer Beschäftigten! [5]

Was bedeutet das? Wenn eine Person unabhängig handelt, bedeutet dies, dass sie fähig ist, eigenständig zu agieren und sich freiwillig und bewusst an einer Tätigkeit zu beteiligen. Sie hat die Möglichkeit, ihre Handlungen zu steuern und ihre Ressourcen effizient einzusetzen.

Der Grad der Autonomie bei Menschen hängt stark damit zusammen, wie motiviert sie sind. Diese Motivation kann sich je nach ihrer sozialen Umgebung verändern. Menschen reagieren unterschiedlich, abhängig davon, ob sie Dinge freiwillig tun oder ob sie sich dazu gezwungen fühlen.

Als Teamleitung können Sie die Autonomie Ihrer Mitarbeitenden stärken, indem Sie Wahlmöglichkeiten anbieten. Ein paar Beispiele dafür sind:

• Verschiedene Arbeitszeitmodelle ermöglichen
• Kern- und Gleitzeiten flexibel gestalten
• Pause machen und auch buchen, wann man sie braucht
• Zeit und Aufgaben (To-dos) durch das Tracken selbstständig einteilen

Denken Sie daran, dass es Zeit braucht, um neue Entwicklungen anzunehmen und umzusetzen. Seien Sie geduldig und unterstützen Sie Ihre Teams bei der Umstellung auf die neue Arbeitsweise. Wir empfehlen Ihnen auch, regelmäßig Feedback einzuholen und Ihre Vorgehensweise gegebenenfalls anzupassen. Wenn Sie weitere Tipps und Tricks rund um das Thema Zeiterfassung suchen, dann schauen Sie gerne in unserem Blog vorbei. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung Ihrer Pläne!

Quellen:

[1] Van Den Broeck, A., Howard, J. L., Van Vaerenbergh, Y., Leroy, H., & Gagné, M. (2021). Beyond Intrinsic and Extrinsic Motivation: A meta-analysis on Self-determination theory’s multidimensional conceptualization of work motivation. Organizational Psychology Review, 11(3), 240–273. https://doi.org/10.1177/20413866211006173

[2] Ryan, R. M., & Deci, E. L. (2022). Self-Determination Theory. In Springer eBooks (S. 1–7). https://doi.org/10.1007/978-3-319-69909-7_2630-2

[3] Ben-Hur, S., Avagyan, K. McTeague, L., & Kinley, N. (2018). Changing employee behavior. IMD business school for management and leadership courses. Retrieved September 28, 2023, from https://www.imd.org/research-knowledge/organizational-behavior/articles/how-can-you-motivate-employees-to-change-their-behavior/

[4] Gagné, M., Parker, S. K., Griffin, M., Dunlop, P. D., Knight, C., Klonek, F. E., & Parent‐Rocheleau, X. (2022). Understanding and shaping the future of work with self-determination theory. Nature Reviews Psychology, 1(7), 378–392. https://doi.org/10.1038/s44159-022-00056-w

[5] Ryan, R. M., Deci, E. L., Vansteenkiste, M., & Soenens, B. (2021). Building a Science of Motivated Persons: Self-determination Theory’s empirical approach to human experience and the regulation of behavior. Motivation Science, 7(2), 97–110. https://doi.org/10.1037/mot0000194