8 Tipps wie Zeiterfassung Routine wird und Sie Ihre Mitarbeiter dazu motivieren

von Gabriele Kaier, 04.07.2017

Bei der Einführung einer Online-Zeiterfassung stehen Ihnen zwei Herausforderungen bevor, wenn Ihre Mitarbeiter die routinierte Erfassung von Arbeitszeiten nicht gewöhnt sind. Einerseits müssen Sie Ihre Mitarbeiter davon überzeugen, dass Zeiterfassung keine lästige Zusatzaufgabe ist, sondern Vorteile für jeden Einzelnen bietet. Andererseits, geht die neue Aufgabe der täglichen Zeiterfassung häufig unter. Deshalb empfiehlt es sich, Ihre Mitarbeiter dabei zu unterstützen, die Zeiterfassung als Routinetätigkeit zu etablieren. Zu jeder dieser Herausforderungen haben wir eine Reihe an Tipps gesammelt, damit Sie diese rasch und mühelos bewältigen können.

So machen Sie Zeiterfassung zur Routine

Bei einer neuen Routinetätigkeit besteht eine Hürde darin, nicht darauf zu vergessen. So auch bei Einführung einer Zeiterfassung. Im Nachhinein benötigt man wertvolle Zeit, den Arbeitstag zu rekonstruieren und die Arbeitsstunden nachzutragen. Zeiterfassung soll Routine werden, automatisch funktionieren, ohne dass man viel darüber nachdenken muss. „Zwischen 30 und 50 Prozent unseres täglichen Handelns werden durch Gewohnheiten bestimmt“, sagt Bas Verplanken, Professor für Sozialpsychologie an der University of Bath in England. Gewohnheiten bestimmen unser Leben, einige davon erleichtern uns den Alltag. Mit den richtigen Tricks können wir uns diese Erkenntnis aus der Wissenschaft auch für das konsequente Erfassen der Zeit zunutze machen:

1. Finden Sie einen auslösenden Reiz

Am leichtesten wird Zeiterfassung zur Routine, wenn Sie diese jedes Mal nach einer bereits existierenden Routinehandlung durchführen. Diese fungiert dann als der natürliche Auslöser für eine neue Gewohnheit. Wenn Sie beispielsweise eine To-do-Liste verwenden, um Ihre Arbeitszeit und Aufgaben zu managen, könnte dies Ihr natürlicher Auslöser sein. Sobald Sie sich in der Früh einloggen und auf Ihre To-do-Liste blicken, sehen Sie, welche Aufgabe Sie für ein Projekt machen müssen. Danach gehen Sie gleich zur Zeiterfassung über und starten diese Aufgabe. Wenn Sie zu Kundenterminen fahren, dann starten Sie die TimeTac App beispielsweise gleich nach dem Angurten oder nachdem Sie das Navi eingestellt haben.

2. Belohnen Sie sich selbst

Wenn das gewünschte Verhalten mit einem deutlichen Auslösereiz gekoppelt und dann durch Belohnung verstärkt wird, wird das Verhalten zur bestehenden Routinehandlung. Bis sich Ihre Gewohnheit festigt, schaffen Sie sich ein Feedback, das Ihren Körper und Ihr Gehirn physisch erinnert. Der Trick für diese Belohnung sollte direkt erfolgen, physisch und so prägnant wie möglich sein. Schenken Sie sich beispielsweise ein Lächeln, jedes Mal direkt nach dem Drücken des Start-Buttons. Auch wenn Ihnen dieses Verhalten eigenartig und übertrieben erscheint, dieser kleine Energieschub und die positive Einstellung helfen, die Gewohnheit zu verstärken und Zeiterfassung als Routine zu etablieren.

3. Schaffen Sie die richtigen Rahmenbedingungen

Gehen Sie sicher, dass Sie Ihre Umgebung unterstützt, sich an Ihre Routinehandlung zu erinnern. Übertreiben Sie ruhig zu Beginn und setzen Sie lieber zu viel als zu wenige solcher Erinnerungshilfen ein. Zum Beispiel können Sie TimeTac als Ihre Browser-Startseite einstellen, sodass die Zeiterfassung immer automatisch aufgeht, wenn Sie Ihren Browser öffnen. Oder platzieren Sie das TimeTac-Icon auf Ihrer Benutzeroberfläche. Ebenso kann die Alarm-Funktion Ihres Handys Sie an die Zeiterfassung erinnern.

So motivieren Sie Ihre Mitarbeiter zur Zeiterfassung

Die detaillierte Aufzeichnung von Arbeits- und Pausenzeiten ermöglicht eine sichere Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben, Sie können Kunden transparente Leistungsnachweise vorlegen und Sie erhalten Daten bzgl. der Stunden, welche für die Fertigstellung eines Projekts gebraucht werden. Dies sind die Vorteile der Arbeits- und Projektzeiterfassung, von welchen Sie bei der Einführung eines transparenten Zeiterfassungssystems profitieren. Um Ihre Mitarbeiter jedoch zu motivieren, diese regelmäßig und richtig aufzuzeichnen, müssen Sie den persönlichen Nutzen aufzeigen, den eine Zeiterfassung Ihrem Team bietet. Folgende Tipps unterstützen Sie dabei, dieses Ziel zu erreichen:

1. Kommunizieren Sie die Vorteile von Team-Zeiterfassung

Gehen Sie sicher, dass jeder in Ihrem Team versteht, wofür Sie die Daten aus der Zeiterfassung benötigen und wie Ihre Mitarbeiter, Ihr Unternehmen und Ihre Kunden davon profitieren. Dabei könnte es z. B. um die exakte Erfassung von Überstunden und Vergütung durch Zeitausgleich gehen oder auch um die Nachweismöglichkeiten vor Kunden. Eine ehrliche und klare Kommunikation schafft Vertrauen: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern nicht erklären, warum sie die Zeit erfassen, entsteht ein Gefühl von „Überwachung“.

2. Gehen Sie sicher, dass Ihrem Team klare Vorgaben zur Verfügung stehen

Wenn Sie wollen, dass die Zeiterfassung in Ihrem Team aussagekräftig funktioniert, müssen Sie Ihren Mitarbeitern genaue Vorgaben und Rahmenbedingungen bieten, mit welchen diese wissen, wie sie richtig erfassen können. Ihre Auswertungen werden unbrauchbar sein, wenn die Mitarbeiter die Zeit nicht unter den richtigen Projekten erfassen oder wenn sie die falschen Tätigkeiten erfassen. Bevor Ihr Team also mit der Zeiterfassung startet, erklären Sie allen beteiligten Personen, wie sie diese richtig anwenden. Wenn Ihr Team versteht, warum etwas in bestimmter Weise gemacht wird, werden alle Teammitglieder das Zeiterfassungssystem schneller annehmen.

3. Unterstützen Sie Ihr Team bei den ersten Schritten

Mit TimeTac ist die Team-Zeiterfassung extrem einfach und man benötigt kaum eine Anleitung. Überlegen Sie dennoch, wie Sie Ihre Mitarbeiter bei den ersten Schritten unterstützen können. Je weniger Hürden zwischen Anwender und System bestehen, desto schneller nimmt Ihr Team dieses an. Umgekehrt gilt: Was man nicht versteht oder erklärt bekommt, wendet man nicht (richtig bzw. gerne) an.

4. Nehmen Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter an

Wenn Ihre Teammitglieder Probleme, Anliegen oder Vorschläge haben, nehmen Sie diese Rückmeldungen auf und verbessern Sie Abläufe und Prozesse. Rückfragen sind auch eine gute Möglichkeit, Ihrem Team zu zeigen, dass Sie ihre Meinung schätzen. So können Ihre Mitarbeiter auf ihre individuelle Weise optimal Zeiten erfassen und müssen keinen ineffizienten Abläufen folgen. Involvieren Sie Ihr Team auch, wenn Sie mit der Auswertung der Zeiterfassungsdaten beginnen. Zusammen haben Sie eine größere Chance, Optimierungsmöglichkeiten zu entdecken.

5. Anerkennung für exaktes Zeiterfassen

Belohnungen sind ein wirkungsvoller Weg, Mitarbeiter zu motivieren. Hier kommt das Konzept des “positiven Verstärkers” aus der Lernpsychologie zum Tragen: Das erwartete Verhalten nimmt in der Zukunft zu, wenn positive Reize geboten werden. Wenn Sie keine finanziellen Anreize setzen wollen, die sich auf die Team-Zeiterfassung beziehen, können Sie andere Arten von Benefits, wie zusätzliche Freizeit oder kleine Geschenke, anbieten. Die Erfassung der Zeit wird Ihnen zu Beginn mühsam erscheinen, aber wenn diese in Ihre tägliche Routine übergeht, wird diese für Sie ganz selbstverständlich werden. Den verringerten Verwaltungsaufwand und die vielen oben genannten Vorteile, die Sie mit einer Online-Zeiterfassung haben, werden Sie nach der Umstellung nicht mehr missen wollen. Sie haben noch keine moderne Zeiterfassung in Betrieb? Überzeugen Sie sich von den Vorteilen einer Online-Zeiterfassung und testen Sie TimeTac jetzt kostenlos.