TimeTac Case Study

Die Herausforderung

Effizientere Prozesse. Regelungen genau abbilden. Mehr Transparenz.

Vor der Einführung von TimeTac bei avedos wurde die Arbeitszeit in Excel erfasst. Die Zeitaufzeichnungen wurden jeweils am Monatsende von den Mitarbeitern in der Personalabteilung eingereicht. Diese Methode bot Human Resources und den Teamleitern keine laufende Einsicht in die Zeitaufzeichnungen der Mitarbeiter. Zudem waren keine automatisierten Prozesse mit dieser Form der Zeitaufzeichnung möglich.

Auch die Urlaubsverwaltung gestaltete sich aufwendig und ineffizient: Urlaubsanträge wurden vor der Einführung von TimeTac auf Papier eingereicht. Dabei mussten die Mitarbeiter den Antrag ausfüllen, ausdrucken, vom Vorgesetzten unterschreiben lassen und dann in der HR-Abteilung abgeben. Dabei ist es mitunter vorgekommen, dass angegebene Urlaubsvertretungen im selben Zeitraum selbst abwesend waren und somit keine Vertretung vorhanden war. Abwesenheitszeiten mussten vom Mitarbeiter später zusätzlich selbst in der Stundenabrechnung erfasst werden.

Iris Rauh, Human Resources: “Die Urlaubstage wurden von uns in einem separaten Excel-Sheet erfasst. Die Mitarbeiter hatten keine Einsicht in den aktuellen Stand ihrer Urlaubstage und konnten diesen nur in der HR-Abteilung erfragen oder selbst mitrechnen. Auswertungen über Arbeitszeit-Salden und Urlaubstage als Grundlage für Personalrückstellungen konnten nur händisch gemacht werden und waren daher nur sehr eingeschränkt möglich.”

Die Lösung

Eine moderne Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung

Ausschlaggebend für die Anschaffung einer Zeiterfassungslösung war für avedos die Einführung einer neuen Gleitzeit-Richtlinie. Im Zuge dieser Änderung hat sich avedos dazu entschlossen, die Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung auf ein moderneres Zeiterfassungssystem umzustellen, um alle Regelungen genau abbilden, einhalten sowie Prozesse effizienter gestalten und Auswertungen automatisch generieren zu können.

“Viele Schritte, die vorher händisch durchgeführt werden mussten, erledigt das System nun automatisch”, so Iris Rauh von avedos

Einfache Handhabung, intuitive Bedienung, übersichtliches User-Interface

Arbeitszeiten sollten für die Mitarbeiter einfach zu erfassen sein, Urlaubstage unkompliziert beantragt werden können. So hat sich avedos für die TimeTac Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung mit PC und Handy-App entschieden. Dank der webbasierten Software können die Mitarbeiter die Zeiterfassung zeit- und ortsunabhängig nutzen und die Daten ebenso jederzeit vom jeweiligen Mitarbeiter aber auch Vorgesetzten eingesehen werden.

Die Mitarbeiter erfassen per Klick Kommen, Gehen, Pausen, Urlaube und andere Abwesenheitszeiten. Aber auch bezahlte Abwesenheit wie Reisezeiten, Arztbesuche und Behördengänge können mit TimeTac einfach erfasst und in der Stundenabrechnung korrekt berücksichtigt werden.

Abbildung und Einhaltung aller Arbeitszeitregelungen und aller Rahmenbedingungen

TimeTac bietet zahlreiche vorkonfigurierte Arbeitszeitmodelle als Vorlage, die einem Mitarbeiter zugewiesen und entsprechend definiert bzw. abgeändert werden können. TimeTac ermöglicht avedos, die Wochenstundenzahl flexibel und problemlos bei Mitarbeitern umzustellen, aber auch bei jedem Mitarbeiter Überstunden und Zuschläge in der Benutzerverwaltung zu definieren. In der Stundenabrechnung werden Überstundenpauschalen und Zuschläge dann von TimeTac automatisch, entsprechend der Voreinstellungen, bei jedem Mitarbeiter berücksichtigt und berechnet.

Sollten Höchstgrenzen der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit nicht eingehalten oder Ruhezeiten von Mitarbeitern überschritten werden, erhalten die betreffenden Mitarbeiter und die für diese zuständigen Manager automatisch eine Warnung der Überschreitung in der TimeTac Stundenabrechnung. Für avedos hat TimeTac eine E-Mail Notification für Manager eingerichtet, die automatisch aktiviert wird, wenn das Arbeitszeitsaldo die Obergrenze erreicht.

Zuständigkeiten und Vertretungen

Um Anträge, wie beispielsweise Urlaubsanträge oder Änderungen bei Zeitbuchungen, richtig zuzuordnen, bietet TimeTac die Möglichkeit, Zuständigkeiten und Vertretungen für den Fall einer Abwesenheit innerhalb jeder Abteilung zu definieren.

Bei avedos müssen die Mitarbeiter ab einem Tag Abwesenheit eine Vertretung auswählen, damit deren Vertretung sichergestellt ist. Daher wurde TimeTac für avedos so konfiguriert, dass ein Mitarbeiter beim Antrag auf Abwesenheit zwingend eine Vertretung angeben muss, bevor dieser bearbeitet werden kann.

Effizientere Abwicklung der Anträge auf Abwesenheit – über mehrere Freigabestufen

Mit der TimeTac Urlaubsverwaltung können Abwesenheiten unkompliziert abgewickelt werden. Statt den Antrag wie früher persönlich auf Papier und nach Einholen diverser Unterschriften bei HR abzugeben, können Mitarbeiter ihre Urlaube nun mittels Mausklick oder via Handy-App von überall aus beantragen.

avedos hat sich einen zweistufigen Genehmigungs-Workflow der Urlaubsfreigabe von TimeTac aktivieren lassen. Das heißt, wenn ein zuständiger Manager den Antrag eines Mitarbeiters genehmigt hat, wird dieser automatisch an einen Manager höherer Stufe weitergeleitet. Erst nach der zweiten Bestätigung ist der Antrag angenommen und in TimeTac für alle Berechtigten sichtbar.

Die zuständigen Manager erhalten die zu bearbeitenden Anträge in der Antragsverwaltung von TimeTac. avedos hat sich zusätzlich von TimeTac eine Erinnerung via E-Mail-Notification an den Manager aktivieren lassen.

Übersichtliche Jahres- und Abteilungskalender in TimeTac unterstützen avedos zusätzlich bei der Urlaubsplanung. Alle Abwesenheiten werden automatisch in die Stundenabrechnung übernommen.

Automatisierte Auswertungen – reduzierter Verwaltungsaufwand – Überblick

Die Berechnung der An- und Abwesenheitszeiten erfolgt bei TimeTac nach Einstellung aller Vorgaben in der Software automatisch. Das erleichtert avedos die Verwaltung: So können Auswertungen über Arbeitszeit-Salden rasch und sicher als Basis für die Lohnabrechnung bzw. auch für vielfältige Mitarbeiterauswertungen herangezogen werden. Die korrekte Auswertung der Urlaubstage dient avedos in erster Linie als Grundlage für Personalrückstellungen.

Die TimeTac Stundenabrechnung bietet eine übersichtliche Auflistung der erfassten Zeiten eines Mitarbeiters. Neben den erfassten An- und Abwesenheitszeiten wird das dem Mitarbeiter in der Benutzerverwaltung zugewiesene Arbeitszeitmodell für die automatische Berechnung von Mehrarbeit, Überstunden und Fehlzeiten herangezogen.

Alle Mitarbeiter haben laufend Einsicht in ihre Stundenabrechnung. Ein vordefinierter Freigabemodus erleichtert avedos den Abschluss der Stundenabrechnungen durch Mitarbeiter und Vorgesetzte. Um sich die Abgabe zu erleichtern, hat sich avedos von TimeTac eine Erinnerungs-E-Mail einrichten lassen, für den Fall, dass die Stundenabrechnung der Mitarbeiter nicht zeitgerecht fertig sein sollte.

Neben der Stundenauswertung je Mitarbeiter oder einer ganzen Abteilung können bei TimeTac Mitarbeiter- und Urlaubs-Auswertungen für einzelne oder mehrere Mitarbeiter mit wenigen Klicks erstellt werden. Diese werten die erfasste Arbeitszeit und Abwesenheit der Mitarbeiter für einen individuellen Zeitraum aus.

Die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten helfen avedos, die nötigen Daten als Grundlage für Personalrückstellungen oder diverse Entscheidungen zu liefern, und die Wirksamkeit von HR-Maßnahmen zum Thema Arbeitszeiten und Abwesenheiten zu überprüfen.

Transparenz für Mitarbeiter, Manager, HR

Mit TimeTac haben alle Mitarbeiter von avedos Einsicht in den Stand ihrer Urlaubstage und in ihr persönliches Arbeitszeitsaldo. Alle Manager und HR haben mit TimeTac mehr Einsicht und Übersicht über für sie relevante Daten – dies ebenfalls jederzeit und von überall – dadurch kann schneller reagiert werden.