TimeTac Case Study

Die Herausforderung

Ein verlässlicher Partner für die Zeiterfassung und Urlaubsauswertung

karriere.at nutzt die TimeTac Zeiterfassung bereits seit 2017. Zuvor wurde das eigene CRM-Programm als Zeiterfassung verwendet. Die Prozesse und der Ablauf über dieses Programm waren allerdings sehr umständlich und die Möglichkeiten stark eingeschränkt. Mit der Einführung einer modernen Zeiterfassung und Urlaubs- bzw. Abwesenheitsverwaltung sollte der Arbeitsaufwand deutlich reduziert und mehr Transparenz über Stundenaufzeichnungen und Abwesenheiten für die Teamleads, HR und Mitarbeiter*innen geschaffen werden.

Claudia Reisinger: “Uns fehlte vor TimeTac ein gesamtheitlicher Überblick über alle Zeitaufzeichnungen, aktuellen Stunden und Urlaubstage. Durch das Wachstum des Unternehmens wurde die Verwaltung immer aufwendiger und komplizierter. Das eigene CRM konnte nicht alles abbilden, was wir benötigten, denn die Möglichkeiten dieses Tools waren sehr begrenzt. Es war uns deshalb wichtig, einen verlässlichen Partner zu finden, der uns eine Zeiterfassung und Urlaubsauswertung bietet, die einfach zu handhaben, leicht verständlich und unkompliziert umsetzbar ist.”

Die Lösung

Weniger Arbeitsaufwand, rechtskonforme Abbildung, besserer Überblick und Transparenz für alle

Einheitliche und korrekte Zeiterfassung

Für karriere.at war es wichtig, dass die Mitarbeiter*innen die Zeiterfassung einfach und unkompliziert durchführen können. Die Mitarbeiter*innen erfassen ihre Arbeitszeiten und Abwesenheiten vor allem via Desktop am Arbeitsplatz.

Erfüllung der rechtlichen Anforderungen

TimeTac unterstützt das Unternehmen auch bei der rechtlich korrekten Abbildung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle mit Hinterlegungen wie beispielsweise von Stundengutschriften, Freigaben, Kappungen der Arbeitszeit bei Gleitzeitregelungen, Zeitausgleich-Regelungen und bei der Abbildung und effizienten Verwaltung von Home-Office und Kurzarbeit.

Die Software unterstützt die Abbildung und Verwaltung verschiedener Kurzarbeit-Modelle nach den gültigen Kurzarbeit-Bedingungen im DACH-Raum. Die Kurzarbeit-Stunden stehen per Knopfdruck zur Auswertung bzw. zum Nachweis zur Verfügung. Mit TimeTac erfassen die Mitarbeiter im Home-Office flexibel und ortsunabhängig ihre Zeiten. Dank der Statusübersicht sehen alle Mitarbeiter*innen, wer gerade im Home-Office arbeitet oder zur Zeit ausgebucht bzw. nicht erreichbar ist – das erleichtert die verteilte Teamarbeit. In der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung haben Sie die Möglichkeit Home-Office als Abwesenheit zu definieren und auf diese Abwesenheit die Zeit zu erfassen. Diese Stunden lassen sich in der Stundenabrechnung filtern bzw. auswerten.

„Die Teamleiter*innen erhalten wöchentlich einen Home-Office-Report und sehen so, wer aus ihrem Team nächste Woche im Home-Office und wer im Office ist,” so Claudia Reisinger

Alles auf einen Blick haben: Urlaubstage, Sonderurlaub, Krankenstand, Pflegeurlaub, Home-Office

Für das Unternehmen sind besonders die vielfältigen Auswertungen wertvoll, die in TimeTac möglich sind und die karriere.at rechtzeitig einen guten Überblick über alle An- und Anwesenheitszeiten verschaffen. Die Daten werden mittels API in andere hausinterne Systeme zur weiteren Analyse exportiert.

Claudia Reisinger: “Besonders schätzen wir die Urlaubsauswertung sowie jegliche andere Auswertungen für unsere KPIs, wie beispielsweise Auswertungen zu Sonderurlaub, Urlaubsständen oder Mehrstunden. Unsere Teamleiter*innen sind dank der Auswertungen immer am aktuellen Stand und können frühzeitig Maßnahmen setzen. Mit TimeTac haben sie einen guten Überblick über alle An- und Abwesenheiten.”

In TimeTac haben Sie die Möglichkeit verschiedenste Abwesenheiten, die bereits in der Software voreingestellt sind, abzubilden bzw. die Zeit darauf zu erfassen. Sie können zudem sonstige Abwesenheiten frei definieren, die in Ihrem Unternehmen vorkommen. Zudem steht Ihnen eine Vielzahl an Auswertungen in der Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung zur Verfügung. Mittels standardisierten Schnittstellen und einer programmierbaren API können die Daten aus TimeTac in andere Systeme automatisch exportiert werden.

“TimeTac unterstützt uns gut in der täglichen HR Praxis, unser Arbeitsaufwand hat sich seit TimeTac deutlich reduziert. Das spüren wir vor allem bei der Lohnverrechnung und beim Jahresabschluss. Unsere Teamleader haben einen besseren Überblick über die Arbeitszeiten, Mehrstunden sowie Urlaubs- und Krankenstände der Teammitglieder,” so Claudia Reisinger.