TimeTac Case Study
Promedico erhielt mit TimeTac die größtmögliche Flexibilität für ein stark wachsendes Unternehmen
Michaela Weiss
Prokuristin/Leitung HRM
“Mit der Einführung von TimeTac bekamen wir ein Tool für die Zeiterfassung und die Urlaubsverwaltung, das einerseits voll und ganz unseren Bedürfnissen angepasst wurde, andererseits aber auch unserem stetigen Wachstum gerecht wird.”
Über das Unternehmen
Promedico, ein Grazer Familienunternehmen mit rund 80 Mitarbeitern, unterstützt Apotheken umfassend in der Vermarktung und Kundenberatung und bietet mit der PRO Academy medizinischen Fachkreisen eine Wissensplattform und praxisnahe Fortbildungen. Mit über 180 Produkten der Premium-Apothekenmarke Pure Encapsulations® ist Promedico bereits seit über 25 Jahren am Markt und beliefert mehr als 5000 Apotheken in 17 verschiedenen Ländern. Erfahren Sie mehr auf www.promedico.at
Die Eckdaten
Branche
Gesundheitswesen
Mitarbeiter
ca. 80
Standort
Österreich, Deutschland
Die Bedarfsanalyse
- Erfassung der Arbeitszeiten für unterschiedliche Arbeitssituationen
- Überblick Resturlaub, Überstunden und Zuschläge
- Abwesenheitsverwaltung für zwei Standorte verschiedener Länder
- Automatische Überprüfung definierter Arbeitszeitregelungen
Die Ziele
- Flexibilisierung der Zeiterfassung nach Arbeitssituation
- Kontrolle und automatische Berechnung von Urlaub und Abwesenheitszeiten
- Online Urlaubsplanung und -verwaltung
- Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben
Die Herausforderung
Schluss mit dem Zettelchaos
Promedico hatte bisher die Arbeitszeit via Excel erfasst. Das erfolgreiche Unternehmen ist rapide gewachsen und die Anzahl der Mitarbeiter stark angestiegen. Eine einfache Zeiterfassung konnte mit den höheren und zunehmend komplexeren Anforderungen des aufstrebenden Unternehmens nicht mehr Schritt halten. Und da der administrative Aufwand beträchtlich angestiegen war, wurde die manuelle Verwaltung unzufriedenstellend und ineffizient.
“Unsere Mitarbeiter arbeiten in verschiedenen Bereichen – von Büro, Lager bis hin zum Außendienst – mit jeweils unterschiedlichen Anforderungen. Die Arbeitszeiterfassung sollte so anwenderfreundlich wie möglich gestaltet sein und gleichzeitig die Arbeitssituation der Mitarbeiter bestmöglich unterstützen,” erklärt Michaela Weiss, Prokuristin und Leitung HRM.
Zudem wurde es zunehmend schwieriger die Überstunden zu überprüfen und zu verwalten. Frau Weiss betont: “Die aufwendige Stundenabrechnung und komplizierte Berechnung der unterschiedlichen Zuschlagssätze bei den Überstunden hat zu viel Zeit in der Personalverwaltung gebunden.”
Aber auch die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung für zwei Unternehmensstandorte mit unterschiedlichen länderspezifischen Anforderungen wurde unübersichtlich und schwer zu verwalten. Ansprüche auf Urlaub, Zeitausgleich und Resturlaube mussten manuell berechnet werden. Die Vermeidung von Urlaubsüberschneidungen und Vertretungsregelungen in den Abteilungen wurde zur Herausforderung bei der Abstimmung. Aber auch das Anfragen und Bewilligen von Anträgen auf Urlaub und Zeitausgleich mittels Papierformulare hat sich als zu umständlich und ineffizient erwiesen.
Die Lösung
Flexibel erfassen und managen
Das webbasierte Zeiterfassungssystem von TimeTac bietet dem stark wachsenden Unternehmen die größtmögliche Flexibilität bei der Erfassung und Verwaltung der Arbeits- und Abwesenheitszeiten. Im Büro loggen sich die Mitarbeiter via Browser am PC ein, im Lager wurde eine kostengünstige, leicht verständliche Multiuser-Terminallösung installiert. Alle unterschiedlichen Optionen der Zeiterfassung sind in einem einheitlichen Zeiterfassungssystem cloud-basiert gebündelt. In Echtzeit können die Daten aus der Zeiterfassung vom Management abgerufen, vielfältig ausgewertet und rasch weiterbearbeitet werden.
Die Stundenabrechnung erfolgt auf Basis der voreingestellten Arbeitszeitmodelle, sowie der gesetzlichen und sonstigen Rahmenbedingungen. Mehrarbeit und Überstunden werden automatisch mit den korrekten Zuschlagssätzen berechnet.
Michaela Weiss: “TimeTac macht die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben für die Stundenabrechnung und den vorgeschriebenen Nachweis leicht. Die Software warnt uns automatisch bei Verletzungen wie der Nicht-Einhaltung von maximalen Arbeitszeiten oder Pausen. Personalintensive Kontrollen, Berechnungen und Rückfragen fallen weg und die Daten können ohne Verzögerungen und mittels Schnittstellen unmittelbar an die Lohnverrechnung übertragen werden.”
Als schnell wachsendes Unternehmen mit zwei verschiedenen Standorten in Österreich und Deutschland spielt eine einfache und übersichtliche Verwaltung der Urlaube und Abwesenheiten für Promedico eine große Rolle. Die Online-Urlaubsverwaltung von TimeTac bietet ein smartes Antragswesen mit Genehmigungsworkflows und die Definierung von automatischen Vertretungen. Urlaubsanspruch, Resturlaub und bezahlte Abwesenheit wie beispielsweise länderspezifische Feiertage werden in der TimeTac Software automatisch auf Basis der jeweiligen Einstellungen berechnet.
Das Ergebnis
Perfekt angepasst, jederzeit erweiterbar, Top-Service
Michaela Weiss: “Mit der Einführung von TimeTac bekamen wir ein Tool für die Zeiterfassung und die Urlaubsverwaltung, das einerseits voll und ganz unseren Bedürfnissen angepasst wurde, andererseits aber auch unserem stetigen Wachstum gerecht wird. Besonders hervorheben möchte ich den Support während der gesamten Implementierung. Auch jetzt - nach über einem Jahr nach der Einführung - erledigt das TimeTac Team alle Anpassungen und offenen Fragen schnellstmöglich. Zudem sind die Mitarbeiter mit TimeTac außerordentlich zufrieden, somit kann ich TimeTac unbedingt weiterempfehlen.“
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