Historia de éxito TimeTac

El desafío

En 2013, Runtastic buscaba un sistema de seguimiento de tiempos y gestión de vacaciones que fuera fácil de entender y utilizar. Las funciones esenciales requeridas eran un seguimiento de tiempos rápido y sencillo, gestión de horas de trabajo, descansos y solicitudes de vacaciones, además de la capacidad para gestionar distintos modelos de tiempo de trabajo y generar informes inmediatos de los empleados. A medida que Runtastic creció, TimeTac añadió nuevas funcionalidades al sistema de seguimiento de tiempos para satisfacer las necesidades en evolución de la empresa.

La solución

Simplificación del registro horario para los empleados

Los empleados de Runtastic realizan un registro de sus horas de trabajo, pausas y ausencias a través de un navegador web o de la aplicación móvil.

Viktoria Fingerhut: "Nuestros empleados aprecian el uso flexible e intuitivo de TimeTac para realizar un seguimiento de sus horas de trabajo, descansos y ausencias, así como para solicitar días de vacaciones u otras ausencias."

Dado que los empleados de Runtastic trabajan desde varias oficinas en Linz, Salzburgo y Viena, y para que nuestros clientes puedan realizar un mejor seguimiento de este tiempo de trabajo, se configuró la tarea "tiempo de viaje" en el seguimiento del tiempo de trabajo de los empleados de TimeTac. El registro de "tiempo de viaje" aparece en una columna separada en el informe de hoja de horas de TimeTac. De esta forma, Runtastic puede hacer un seguimiento de quién viaja y cuándo, y los empleados no tienen que anotar el tiempo de viaje manualmente.

Además del fichaje de las entradas, salidas y descansos, los empleados tienen la opción de definir hasta 10 tareas libremente. Pueden elegir realizar el seguimiento del tiempo de trabajo en directo, a posteriori o automáticamente.

El seguimiento del tiempo de trabajo en TimeTac se basa en los modelos de tiempo de trabajo. Existen plantillas para numerosos modelos de tiempo de trabajo en TimeTac que pueden adaptarse individualmente a sus necesidades.

Viktoria Fingerhut: "Tenemos muchos modelos diferentes de horario laboral en la empresa para que nuestros empleados puedan trabajar de la forma más flexible posible. TimeTac nos facilita la gestión de los diferentes horarios de trabajo porque podemos establecer las especificaciones acordadas para cada empleado de forma individual y sin complicaciones. A continuación, las horas de trabajo se calculan automáticamente de forma conforme".

Horas extraordinarias bajo control

Con TimeTac, el departamento de RH puede exportar rápidamente informes claros sobre las horas extraordinarias para los jefes de equipo. De este modo, se les mantiene al día trimestralmente sobre las horas extra de los empleados. Pueden vigilar regularmente la carga de trabajo de los empleados para contrarrestar eventualmente una sobrecarga de tiempo.

Otra solicitud de personalización de Runtastic fue alinear aún más la información de los informes con las necesidades de información del departamento de RH.

Las columnas adicionales en el informe de la hoja de horas, que muestran las horas extraordinarias con un 50% o un 100% por separado, aumentan la trazabilidad de las horas extraordinarias trabajadas y facilitan la contabilidad.

Gestión de los diferentes tipos de ausencia

En la gestión de vacaciones de TimeTac, tienes la opción de definir diferentes tipos de ausencia y determinar si los empleados reciben crédito por el tiempo no trabajado pagado, o si los empleados pueden exceder las horas de trabajo estándar, etc. Esto permite a nuestro cliente Runtastic evaluar otros tiempos de ausencia como las ausencias por paternidad o maternidad.

Debido a la pandemia de Corona y para permitir que los empleados se tomen el tiempo familiar proporcionado por el gobierno, se estableció en TimeTac un nuevo tipo de ausencia, "cuidados especiales".

"Ya no queremos perder la solicitud en línea de días de vacaciones u otras ausencias con el flujo de trabajo digital. Nuestros empleados solicitan días de ausencia y el jefe de equipo responsable puede aprobar o desaprobar fácilmente el tiempo de ausencia solicitado. Al mismo tiempo, el saldo de vacaciones de los empleados se actualiza automáticamente. Una gran ventaja es que podemos cambiar rápida y fácilmente las responsabilidades de las solicitudes en TimeTac. Somos una empresa que se mueve con rapidez y, por tanto, podemos reaccionar muy rápido cuando, por ejemplo, cambian los representantes o llega un nuevo jefe de equipo", añade Viktoria Fingerhut.