TimeTac Case Study

Die Herausforderung

Verwaltungsaufwand reduzieren - Überblick bewahren

Bei mehr als 200 Mitarbeitern bestand die Herausforderung für Samsung viele verschiedene Arbeitszeitmodelle und auch sich stetig ändernde Arbeitspensen der Mitarbeiter zu verwalten. Die ständigen Änderungen gingen mit aufwendigen Berechnungen und Korrekturen von Wochenstunden und Ferienansprüchen einher und waren daher für HR sehr aufwendig und zeitintensiv zu verwalten.

Bis dato hatten Vorgesetzte auch keinen Einblick in die Leistung ihrer Mitarbeiter oder ob diese überlastet sind. Management und HR benötigten daher eine aktuelle, einfache und schnelle Übersicht und Kontrolle über die Wochenstunden, Ferienansprüche und Überstunden der Mitarbeiter.

Dem Personalmanagement von Samsung war es zudem sehr wichtig, dass das Zeiterfassungssystem übersichtlich und selbsterklärend ist. Die Lösung sollte sowohl für die Administratoren des Systems gut verständlich als auch für alle Mitarbeiter einfach und entsprechend ihren Arbeitsanforderungen nutzbar sein.

Das Vorgängermodell zur Zeiterfassung war vom Design und der Übersichtlichkeit her mangelhaft und veraltet. Das System war in der Handhabung unflexibel und ermöglichte weder individuelle Anpassungen noch detaillierte Auswertungen.

Die Lösung

Flexible Zeiterfassung - Anpassungen für mehr Effizienz

Um diese Herausforderungen zu meistern, benötigte Samsung ein modernes und flexibles Zeiterfassungssystem.

TimeTac bietet Samsung die Möglichkeit, individuelle Arbeitszeitmodelle zu erstellen und diese mit wenig Aufwand wieder anzupassen, sollte es zu Veränderungen der Arbeitspensen kommen. Wochenstunden und Ferienansprüche werden nach der Änderung der Arbeitszeitmodelle automatisch von der Software angepasst.

Die Dynamik des Unternehmens verursacht demnach deutlich weniger Verwaltungsaufwand. Auch Korrekturen können von der Personalabteilung selbstständig vorgenommen werden, was wiederum Zeit spart. Wenn ein Mitarbeiter extra Ferien erhält, beispielsweise wenn ein Sales-Mitarbeiter sonntags dienstlich unterwegs ist, dann können mit TimeTac einfach und schnell Ferientage gutgeschrieben werden. Der Sales-Mitarbeiter stellt hierfür einfach online einen Antrag in der TimeTac Urlaubsverwaltung, dieser wird ebenso online mit wenigen Klicks freigegeben und automatisch in TimeTac als Urlaubstag erfasst.

Auch Personalisierungen erleichtern den Aufwand: Die Personalabteilung von Samsung kann Stunden bei mehreren Mitarbeitern gleichzeitig gut schreiben, wenn diese beispielsweise gemeinsam auf einer Messe waren. So müssen die Ferien nicht bei jedem einzelnen Mitarbeiter gutgeschrieben werden.

Die Problematik, dass Teamleiter und Vorgesetzte keinen Überblick über die Leistungen und Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter hatten, wurde ebenfalls mit TimeTac perfekt gelöst. Die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit via Browser und Terminal in Echtzeit. So können Vorgesetzte in der Statusübersicht von TimeTac sehen, welcher Mitarbeiter an- oder abwesend ist und warum. Zudem haben sie jederzeit mit der automatisch berechneten Stundenabrechnung von TimeTac einen Einblick in das Überstunden- und Arbeitszeitsaldo und erkennen mit TimeTac wie ausgelastet ihre Mitarbeiter sind.

Mit Hilfe von übersichtlichen Auswertungen ist es dem Personalmanagement von Samsung möglich, Überstunden, Ferien und Krankheitstage zu überblicken und richtig und mit wenig Aufwand handzuhaben. Samsung benötigt monatlich Auswertungen vor allem der Überstunden sowie eine Ferienübersicht. Überstunden müssen rückgestellt werden. Auch müssen die Ansprüche bei internen und externen Mitarbeitern anders gehandhabt werden. Samsung kann mit TimeTac diese schnell unterscheiden und filtern, denn bei externen Mitarbeitern werden die Überstunden beispielsweise nicht rück gestellt.

Im Design und in der Handhabung des Systems wird TimeTac den Anforderungen von Samsung gerecht. Die übersichtliche und selbsterklärende Bedienung erlaubt Administratoren als auch Mitarbeitern eine Nutzung ohne Einarbeitungsaufwand.