TimeTac Case Study

Die Herausforderung

Digitalisierung der Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung

Als Sarah Aichinger 2019 ins Unternehmen kam, gab es zur Arbeitszeiterfassung noch eine Stechuhr im Eingangsbereich des Unternehmens. Die erfassten Daten mussten von einer Mitarbeiterin aufbereitet, manuell ins Excel übertragen. Urlaubsanträge wurden auf Papier erstellt. Die Arbeitsabläufe mit Excel und Papier waren umständlich, langsam und ineffizient und für Sarah Aichinger nicht mehr zeitgemäß.

Sarah Aichinger: “Mein Ziel ist es, den gesamten HR-Bereich zu digitalisieren und so auch die Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Der Aufwand für alle Beteiligten sollte so gering wie möglich gehalten werden und daher musste eine digitale Lösung her.”

Die Anforderungen an die Lösung waren von Beginn an klar: Der Aufwand sollte im HR-Bereich reduziert und somit alle Prozessschritte digitalisiert werden. Die Mitarbeiter von Segafredo Austria sind auf mehreren Standorten in ganz Österreich verteilt, es gibt einen Außendienst und die Geschäftsleitung ist viel auf Reisen unterwegs und benötigte daher einen ortsunabhängigen Überblick. Die Führungskräfte sollten mehr Verantwortung erhalten, um die Steuerung und Führung der Mitarbeiter zu erleichtern.

Die Lösung

Eine ortsunabhängig einsetzbare Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung

Digitalisierung

Sarah Aichinger hat sich gemeinsam mit dem Head of IT-Kollegen auf die Suche nach einer passenden Lösung gemacht.

Dem Kunden ging es im ersten Schritt um die klassischen Funktionen einer digitalen Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung und um die Möglichkeit, alle Daten auch mit einer Applikation erfassen und verwalten zu können.

Mehr Flexibilität - zeit- und ortsunabhängig in den verschiedenen Bereichen

Da die Mitarbeiter von Segafredo Austria in verschiedenen Arbeitsbereichen im Einsatz sind - von der Administration, Produktion bis hin zum Außendienst, benötigte das Unternehmen maximale Flexibilität bei der Erfassung und Erreichbarkeit der Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung.

TimeTac ist webbasiert sowie multi-device-fähig und kann daher orts-, zeit- und geräteunabhängig an allen Standorten in einem einheitlichen Zeiterfassungssystem eingesetzt werden. So nutzen beispielsweise leitende Mitarbeiter und der Außendienst die TimeTac Zeiterfassung App am Firmenhandy und Tablet. In der Administration und Produktion sind zwei TimeTac Terminals Evo Basic im Einsatz. Im Homeoffice wird gerne am PC und via Webbrowser Arbeitszeit und Urlaub erfasst bzw. verwaltet.

“Mir war es sehr wichtig, dass das Tool für meine Kolleg*innen und auch für mich als Key-Userin besonders user-freundlich ist und wir mit TimeTac einfach ortsungebunden sind ”, so Sarah Aichinger.

Transparenz für die Geschäftsleitung und Mitarbeiter

Gerade die Geschäftsführung, die viel auf Reisen ist, schätzt an TimeTac den ortsunabhängigen Einblick und die übersichtlichen Auswertungen.

Aber auch die Mitarbeiter und Führungskräfte schätzen den transparenten Überblick über ihre Stunden- und Urlaubsstände; dies lässt keine Fragen mehr offen.

Die praktische Statusübersicht in TimeTac verschafft allen Managern einen schnellen Überblick, welche Mitarbeiter gerade anwesend, in Pause bzw. abwesend sind.

Flexibilisierung der Arbeitszeit

Mit TimeTac konnte erstmals Gleitzeit im Unternehmen eingeführt werden. Die Kernzeiten wurden in TimeTac definiert und werden automatisch überprüft. Wenn über den vereinbarten Rahmen hinaus gearbeitet wird, erhalten die Mitarbeiter uhrzeitabhängige Zuschläge. Das Zeitguthaben wird direkt in Stunden abgerechnet und im Arbeitszeitsaldo des Mitarbeiters berücksichtigt. Somit müssen keine Zuschläge mehr manuell errechnet werden. Mit wenigen Klicks können die zuschlagspflichtigen Zeiten ausgewertet und eingesehen werden.

Einhaltung und Überprüfung der Vorgaben

Die Einhaltung der Pausen und Tagesarbeitszeit wird in TimeTac festgelegt und automatisch von der Software überprüft. Die Mitarbeiter erhalten 15 bis 30 Minuten vor Erreichen von 10 Arbeitsstunden pro Tag einen Warnhinweis per E-Mail bzw. in TimeTac und werden an das Beenden der Arbeit erinnert.

Der Kunde hat sich für einen Pausenabzug ab 6 Stunden für 30 Minuten entschieden. Standardmäßig wird der automatische Pausenabzug nur bei live erfassten Zeitbuchungen und bis zum Vortag angewendet. Sind im System Zeitbuchungen im Nachhinein manuell verändert bzw. erfasst worden oder offene Zeitbuchungsanträge vorhanden, erfolgt bei diesem für Segafredo Austria konfigurierten Pausenabzug auch eine Woche davor der automatische Pausenabzug.

Die Stundenabrechnung ist bis 5. des Monats von den Mitarbeitern abzuschließen. Die zuständigen Manager bekommen einen Hinweis per E-Mail und im TimeTac Account, sollte die Stundenabrechnung der Mitarbeiter noch nicht abgeschlossen sein.

Verwaltung von Abwesenheitszeiten

Die Urlaubsverwaltung von Segafredo Zanetti Österreich wurde für alle Mitarbeiter erheblich vereinfacht, gerade auch für den Außendienst. Die Mitarbeiter im Außendienst arbeiten in sieben verschiedenen Einsatzgebieten in ganz Österreich. Die Urlaubsanträge wurden zuvor manuell auf Papier beim Gebietsverkaufsleiter beantragt bzw. freigegeben, was nicht praktikabel war.

Mit der digitalen Urlaubsplanung und -verwaltung von TimeTac haben alle Mitarbeiter einen guten Überblick über den Stand ihrer Urlaubstage. Alle Anträge auf Abwesenheit wie beispielsweise Urlaub, Homeoffice oder Dienstreise werden online gestellt und vom unmittelbaren Vorgesetzten ebenso online bearbeitet. Verschiedene Abwesenheitstypen wie Arztbesuch, Weiterbildung, Behördengang uvm. können in TimeTac flexibel und unbegrenzt gewählt und somit korrekt verbucht werden. Dank des Online-Antragswesens mit digitalem Workflow, erhalten die für Abwesenheitsanträge zuständigen Mitarbeiter den Antrag in TimeTac und per E-Mail und können diesen rasch per Klick genehmigen. So erhalten die Antragsteller schnell und unbürokratisch eine Rückmeldung auf ihre Anträge.

Die Führungskräfte können rasch Auswertungen zu den Urlaubsständen heranziehen und auf einen Blick sehen, welche davon bis Jahresende aufgebraucht werden sollen.