TimeTac Case Study

Die Herausforderung

Flexibilität, Gerechtigkeit und Gesetzeskonformität

Bei TCM International wurde die Aufzeichnung der Zeit mit vorgedruckten Excel-Formularen in Selbstverantwortung vor TimeTac durchgeführt.

Herr Mag. Lang dazu: “Bei über 500 MitarbeiterInnen an 39 Standorten ist die Zeiterfassung auf diese Weise nicht kontrollierbar. Vor allem merkt man viel zu spät, oder gar nicht, wenn etwas nicht richtig gehandhabt wird.”

Mit der Einführung eines einheitlichen, modernen Systems wollte TCM International drei große Ziele erreichen: Flexibilität durch die Schaffung einer Gleitzeitregelung, die nur mit einem Zeiterfassungssystem umsetzbar ist. Gerechtigkeit für alle Mitarbeiter durch die Einführung von gleichen Prozessen und Regelungen für alle wie einheitliche Pausenregelungen, Antragsprozedere und Handling für beispielsweise Arztbesuche, Sonderurlaube, sonstige Abwesenheiten etc. Gesetzeskonformität durch die Abbildung und automatische Überprüfung von Pausenregelungen, tägliche Höchstarbeitszeitgrenzen als auch aktiver sowie passiver Reisezeit.

Die Lösung

Ein einheitliches, webbasiertes System für alle Standorte

TCM hat sich für ein einheitliches System mit einer Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung für alle Standorte entschieden. Ausschlaggebend für die Entscheidung von TimeTac war, dass TimeTac ein webbasiertes Zeiterfassungssystem anbietet sowie einfach und selbsterklärend für jeden Nutzer bedienbar ist.

Da TimeTac eine Online-Zeiterfassung ist, können die Mitarbeiter überall und mit jedem Gerät in die Zeiterfassung einsteigen und im Bedarfsfall ihre Zeit mit TimeTac auch offline erfassen. Die Daten werden synchronisiert, sobald der Online-Zugang wieder vorhanden ist. Gleichzeitig haben Manager und Administratoren zeit- und ortsunabhängig Zugriff auf alle getätigten Zeitbuchungen sowie auf die Urlaubsverwaltung. Somit behalten sie jederzeit den Überblick über das Unternehmen.

Unkomplizierte Einführung dank Onboarding-Service

TimeTac lässt sich nach Freischaltung des Accounts, dank Vorkonfigurationen, größtenteils selbstständig vom Kunden auf seinen Bedarf einstellen und mit allen notwendigen Daten befüllen. Diese Arbeit kann man aber auch in Zusammenarbeit und unter Anleitung eines Onboarding-Mitarbeiters von TimeTac durchführen und das Produktwissen und die Erfahrung eines TimeTac Experten nutzen.

TCM International hat das Onboarding-Service von TimeTac in Anspruch genommen. Der Account wurde gemeinsam eingerichtet und ideal an den Bedarf des Kunden angepasst.

“Alle Abteilungsleiter der einzelnen Standorte hatten den TimeTac Mitarbeiter aus dem Onboarding-Service als direkten Ansprechpartner bei der Einführung von TimeTac. Die Führungskräfte wurden zudem im Onboarding-Prozess perfekt eingeschult. Die Fragen einzelner User konnten somit größtenteils direkt von den Abteilungsleitern beantwortet werden. Die Zentrale hatte somit einen überschaubaren Aufwand diesbezüglich”, so Herr Mag. Lang über das Onboarding-Service

Einfach und selbsterklärend Zeit erfassen

Die Mitarbeiter von TCM International nutzen bei der Zeiterfassung das Terminal, die Zeiterfassungs-App im Außendienst und die Zeiterfassung am PC mittels Browser. Sie buchen mit der Arbeitszeiterfassung von TimeTac Kommen, Pause und Gehen. Mitarbeiter, die für mehrere Standorte Aufgaben bearbeiten, buchen ihre Zeit auf die Aufgabe “Abteilungsspezifische Tätigkeiten” und ordnen der Zeitbuchung direkt eine Kostenstelle und den Standort per Dropdown zu. Diese Funktionen wurden speziell für den Kunden TCM von TimeTac konfiguriert. So können Zeitbuchungen gleich Kostenstellen und Standorten zugeordnet werden.

Perfekte Antragsverwaltung und Abbildung von Sondersituationen

Mit der TimeTac Urlaubsverwaltung kann TCM Urlaube, aber auch alle anderen Situationen von Abwesenheit abbilden wie beispielsweise Zeitausgleich, Sonderurlaube, Dienstreisen, Krankenstände etc. Die Mitarbeiter stellen unkompliziert und digital ihren Antrag auf Urlaub und Abwesenheit mittels Online-Vorlage.

TimeTac stellt eine große Auswahl an Abwesenheitsgründen in der Urlaubsplanung zur Verfügung. Die Mitarbeiter können um Urlaub, Zeitausgleich, Krankenstand und sonstige Abwesenheit per Button-Klick ansuchen. Beim Antrag auf “Sonstige Abwesenheit” wählt der Mitarbeiter den Abwesenheitsgrund per Dropdown aus. In TimeTac wird eine Liste an Abwesenheitsgründen vorgeschlagen, diese kann bei Bedarf vom Kunden selbstständig um zusätzliche Arten von Abwesenheit individuell erweitert werden.

Vorgesetzte erhalten den Antrag auf Abwesenheit standardmäßig im Dashboard und der Antragsverwaltung im TimeTac Account. Die Genehmigung oder Ablehnung erfolgt rasch und unkompliziert per Online-Formular.

Gesetzeskonformität: Alle Regelungen abbilden und überprüfen

Jedem Mitarbeiter wird in TimeTac für die korrekte Bewertung der Zeitbuchungen ein Arbeitszeitmodell zugeordnet. Hierbei kann man aus einer großen Auswahl das jeweilige Modell definieren oder selbst individuelle Arbeitszeitmodelle erstellen. TCM International hat ein Konzept für eine optimale Schichtplanerstellung entwickelt und konnte dieses in TimeTac bei den einzelnen Mitarbeitern somit perfekt abbilden.

In TimeTac ist es auch möglich, bei jedem Mitarbeiter die Pausenregelung und die Handhabung der Überstunden und Zuschläge abzubilden und diese Einstellungen auf Einhaltung von TimeTac automatisch überprüfen zu lassen. Bei Nichteinhaltung wird der Mitarbeiter und zuständige Vorgesetzte in TimeTac darauf hingewiesen. So kann TCM International für alle Mitarbeiter perfekt die Gleitzeitregelung, gültige Pausenregelung, tägliche Höchstarbeitszeitgrenzen als auch die Bewertung von aktiver und passiver Reisezeit abbilden und von TimeTac automatisch kontrollieren sowie in der Stundenabrechnung auswerten lassen.

Mag. Wolfgang Lang: “Durch die Transparenz der täglichen Buchungen, welcher Art auch immer, kann die Einhaltung der Vorgaben kontrolliert werden. Bei Verstößen erhält man unmittelbar einen Hinweis und kann rechtzeitig entgegenwirken und nicht erst Monate danach, wenn einem eine schriftlich Aufzeichnung in der Zentrale vorgelegt wird.”

Perfekter Überblick für Kollegen, Abteilungsleiter und Geschäftsführung

TimeTac bietet eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten, die mit wenigen Einstellungen rasch abgerufen werden können wie beispielsweise individuelle Auswertungen einzelner oder Abteilungen zur Soll-/Ist-Arbeitszeit, Pausen etc. In Verbindung mit der Urlaubsverwaltung werden die Urlaubstage, Feiertage, Krankenstandstage und sonstige Abwesenheiten auf Mitarbeiter- oder Abteilungsebene übersichtlich dargestellt. Eine weitere Variante der Auswertung ist die Urlaubsauswertung, die übertragene Urlaubstage, Urlaubsanspruch, Verbrauch, beantragte Urlaubstage und den Saldo darstellt.

Für TCM International hat TimeTac die Arbeitszeiterfassung individuell eingerichtet, um Zeitbuchungen einfach und direkt per Dropdown die entsprechenden Kostenstellen, Niederlassungen und Firmen zuordnen zu können. So können standortübergreifende Aufwände gleich bei der Zeiterfassung entsprechend zugeordnet und bewertet werden.

Die Automatisierung der Auswertungen erleichtert der Abteilung Human Resources den Verwaltungsaufwand und ermöglicht einen Überblick über HR in Echtzeit.