TimeTac Case Study

Die Herausforderung

Priorität Nr. 1: Einfachheit

Nachdem die zuvor genutzte Zeiterfassungssoftware nicht mehr angeboten wurde, war der Umweltdachverband auf der Suche nach einem neuen System, welches dessen Anforderungen erfüllt. Zu diesen Anforderungen zählte in erster Linie die einfache Nutzbarkeit, welche den Rahmen des administrativen Aufwands nicht sprengen durfte. Mitarbeiter und Administratoren sollten in der Lage sein, das System intuitiv zu bedienen, ohne sich in der Funktionstiefe des Systems zu verlieren.

“In erster Linie muss uns die Software dabei unterstützen, gesetzliche Regelungen zum Beispiel zu Überstunden und Reisezeiten einzuhalten bzw. es einfach machen, die Einhaltung als Administrator zu kontrollieren”, erklärt Sabine Brezina.

Für den Umweltdachverband spielt der Umgang mit den diversen formalen Anforderungen zu Urlauben, Zeitausgleich und anderen nicht produktiven sowie Sonderzeiten eine wichtige Rolle. Diese speziellen Daten individuell auswerten zu können, zählt deshalb zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens.

Die Lösung

Ein neues Zeiterfassungssystem mit neuen Chancen

TimeTac bietet einem Unternehmen eine intuitive und leicht verständliche Zeit- und Datenerfassung, auch in Sonderfällen wie denen des Umweltdachverbands. Die Daten können einfach und individuell eingetragen werden. Das ermöglicht den Mitarbeitern des Umweltdachverbands Eintragungen ähnlich, jedoch einfacher, als es im vorherigen Tool möglich war, vorzunehmen.

Darüber hinaus fällt es mit TimeTac leicht, die Einhaltung relevanter, gesetzlicher bzw. insbesondere spezieller formaler Regelungen aufgrund von Fördervorgaben zu überprüfen. In der Stundenabrechnung, die auf Basis der Erfassung von Beginn- und Endzeiten sowie weiteren Voreinstellungen für jeden Mitarbeiter automatisch die Arbeitszeit berechnet, erkennen Administratoren sofort, wenn beispielsweise Pausenzeiten, Maximalstunden oder Sonderzeiten nicht eingehalten werden und können entsprechende Maßnahmen setzen.

Die automatische Stundenabrechnung bereitet die Zeitdaten der Mitarbeiter so auf, dass diese direkt in die weitere Personalverwaltung übertragen werden können. Um die Datenausgabe bestmöglich an die Betriebsvereinbarungen des Umweltdachverbands anzupassen, unterstützte der Onboarding-Service von TimeTac das Unternehmen. Unter anderem wurden Reisezeiten, aktiv als auch passiv, definiert sowie werden Überstunden mit 50% Zuschlag und Überstunden mit 100% Zuschlag nun gesondert ausgewiesen inkl. einer Genehmigungsspalte. Auch der Forderung, unbezahlte Arbeitszeiten separat auszuweisen, diverse Sonderzeiten sowie Jahres-Maximalarbeitszeiten sichtbar zu machen, konnte TimeTac problemlos nachkommen. Durch diese Anpassungen erhält die Organisation genau die Daten, die benötigt werden.

Die Urlaubsverwaltung macht es möglich, Abwesenheiten aller Art zu vermerken und auszuwerten. Hier stehen dem Administrator zahlreiche Filter zur Verfügung, um die Auswertung individuell anzupassen. Mitarbeiter als auch Administratoren profitieren vom Online Genehmigungs-Workflow, da Urlaubsanträge und sonstige Abwesenheiten einfach online beantragt und genehmigt werden können.