TimeTac Case Study
Voodoo Marketing schuf mit TimeTac Transparenz und Übersichtlichkeit – im Büro und im Home Office
Alfred Zeiselberger
Geschäftsführer
“Mit der Einführung von TimeTac bekamen unsere Mitarbeiter die Möglichkeit, Arbeitszeit frei einzuteilen. Trotz des hohen Maßes an Flexibilität behalten wir immer einen Überblick über Arbeitszeiten, Überstunden, Zeitausgleich und Urlaubsanspruch, auch wenn der Mitarbeiter im Home Office arbeitet.“
Über das Unternehmen
Das Voodoo Marketing-Team betreibt, neben einer Vielzahl anderer Projekte, die Redaktion von Testberichte.com. Die Plattform vergleicht verschiedenste Online Dienste und hilft so dem Leser bei der Entscheidungsfindung. Von Online TV über Music Streaming und eLearning testet und bewertet die Testberichte.com Redaktion verschiedenste Anbieter. So bietet die Plattform ihren Lesern einen Überblick über Vor- und Nachteile der wichtigsten Dienste einer Kategorie. Erfahren Sie mehr auf Testberichte.com.
Die Eckdaten
Branche
Agentur
Mitarbeiter
10
Standort
Österreich
Die Bedarfsanalyse
- Einfache und flexible Arbeitszeitdokumentation, die Home-Office ermöglicht
- Zentrale Übersicht über Arbeitszeiten, Pausenzeiten, Urlaube etc.
- Zeiterfassung via Excel verursacht zu großen Administrationsaufwand
- Übersichtliche Ausweisung von Gesetzesübertretungen
Die Ziele
- Webbasiertes und ortsunabhängiges Zeiterfassungssystem
- Flexibilität und Transparenz in der Zeiterfassung und Urlaubsplanung
- Reduzierung des Administrationsaufwands
- Einfache Kontrolle der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes
Die Herausforderung
Home Office – ja, aber ohne Excel
Das Team von Voodoo Marketing hatte Arbeitszeiten bisher via Excel und handschriftlichen Mitschriften erfasst. Da das Unternehmen gewachsen und die Mitarbeiteranzahl gestiegen ist, stieg auch der Administrationsaufwand. Die Zeiterfassung via Excel erwies sich bald als umständlich und ineffizient. Noch dazu konnte eine manuelle Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten den Anforderungen des Unternehmens an Flexibilität nicht erfüllen. Das hybride Arbeitszeitmodell “Büro & Home Office” veranlasste Geschäftsführer Alfred Zeiselberger dazu, eine Online Zeiterfassung in Betracht zu ziehen:
“Ein regelrechter Baby-Boom in unserem Unternehmen hat dazu geführt, dass Mitarbeiterinnen gelegentlich während der Karenz von zuhause aus arbeiten. Das war für uns der Zeitpunkt, an dem wir beschlossen, dass eine einfache und flexible Arbeitszeitdokumentation eingeführt werden muss.”
Erfahrungen zeigten, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen via Excel ungenau und geschätzt waren. Der Überblick über gearbeitete Stunden, ob von zuhause oder im Büro, ging verloren. Auch Abwesenheiten, wie z.B. Urlaube wurden von der Excel Zeiterfassung nicht berücksichtigt. Damit einhergehend wurde es schwieriger und aufwändiger, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Arbeitszeit zu kontrollieren. Ein weiterer Grund für Alfred Zeiselberger eine übersichtliche und exakte Arbeitszeiterfassung einzuführen.
Die Lösung
Maximale Transparenz und minimaler Aufwand
Das webbasierte Zeiterfassungssystem von TimeTac bietet dem Unternehmen größtmögliche Flexibilität. Ob im Büro oder im Home Office, Arbeitszeiten können einfach und mit einem einzigen Klick gestartet und gestoppt werden. Das Voodoo Marketing-Team profitiert von einfachem und intuitivem Handling.
Der Administrationsaufwand ist niedrig, da sowohl erfasste Arbeitsstunden und Pausen als auch Abwesenheiten unmittelbar für den Administrator zugänglich sind. Dieser behält mühelos den Überblick über Live-Arbeitszeiten, Anwesenheiten, derzeit bearbeitete Projekte aber auch Urlaube und andere Abwesenheiten. Der Administrator hat alle Informationen im Blick und profitiert von einer transparenten Arbeitszeitaufzeichnung, auch bei Mitarbeitern im Home Office.
In der Stundenabrechnung, welche für jeden Mitarbeiter auf Basis der Voreinstellungen zum Arbeitszeitmodell automatisch erstellt wird, werden Übertretungen des Arbeitszeitgesetzes ausgewiesen. Die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen kann somit einfach und schnell kontrolliert werden.
Das Ergebnis
Ein übersichtliches und einfaches Zeiterfassungssystem
Das Zeiterfassungssystem erfüllt alle Anforderungen des Unternehmens an eine Zeiterfassung: Einfache und intuitive Bedienung, uneingeschränkte Transparenz auch bei Mitarbeitern im Home Office, geringer Verwaltungsaufwand und die einfache Kontrolle der gesetzlichen Vorgaben.
Laut Alfred Zeiselberger profitieren Administratoren besonders von den übersichtlichen Ansichten in TimeTac, wie z.B. vom Urlaubskalender. Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten nun mit der einfachen Start-Stopp Funktion via Laptop, PC und Mac. Obwohl Mitarbeiter der Einführung eines Zeiterfassungssystems zuerst skeptisch gegenüberstanden, werden Arbeitszeiten nun gerne erfasst. Vor allem die Übersicht über eigene Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubsanspruch etc. überzeugte das Voodoo Marketing-Team letztlich.
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