TimeTac Case Study

Die Herausforderung

Papier und Zeit sparen - Datenschutz verstärken

Unserem Kunden, WWF Österreich, war es ein großes Anliegen die Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung zu digitalisieren und in einer einheitlichen Gesamtlösung abzubilden. Einerseits um den Papierverbrauch zu reduzieren, andererseits um wertvolle Unternehmenszeit, die rund um die Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung aufgewendet wird, einzusparen. Zudem sollten Mehrfachspeicherungen von Excel-Dateien, passwortfreie Zonen und die Ablage von Hardcopies in diesem Zusammenhang abgeschafft werden und somit der Schutz der persönlichen Daten verstärkt werden.

Nach eingehender Marktrecherche und umfassenden Testversuchen hat sich TimeTac als der ideale Partner für WWF Österreich herausgestellt.

Michael Mayer: „Uns hat der Mix aus Funktionalität, intuitiver Bedienung, kompetentem, lokal angesiedelten Service und Kosten, den TimeTac bietet, überzeugt.“

Die Lösung

Zeit sparen für die Belegschaft und HR

Professionelle Einführung und Start mit Mai 2020

Um die Anforderungen, wie beispielsweise aktive/passive Reisezeit, Pausenabzug, Zuschlagsregelungen, Antrags-Workflow von Abwesenheiten korrekt abzubilden, hat sich WWF Österreich bei der Einführung von TimeTac für das Onboarding-Service entschieden. Im Mai 2020 wurde TimeTac erfolgreich in Betrieb genommen.

Im Onboarding-Service werden die Kunden bei der Implementierung von TimeTac Schritt für Schritt begleitet und aktiv unterstützt - von der Konfiguration bis hin zum erfolgreichen Start. Ein TimeTac-Experte führt TimeTac strukturiert im Unternehmen ein, die Kunden sparen sich Arbeit und Zeit und nutzen bestmöglich die TimeTac-Funktionen für ihre Anforderungen.

Rascher Eintrag der Zeiten

Alle Mitarbeiter bei WWF Österreich erfassen ihre Arbeitszeit mit TimeTac per Webbrowser und via Mobile App. Die Zeiterfassung findet in erster Linie nachträglich in der Kalenderansicht statt, die Mitarbeiter buchen auf 15 unterschiedliche Aufgaben ihre Arbeitszeiten. Die Pausen werden mittels automatischem Pausenabzug von selbst eingetragen und in der Stundenabrechnung korrekt berücksichtigt.

Ein kleiner Teil der Belegschaft bucht die Arbeitszeit über die Projektzeiterfassung von TimeTac, um die Arbeitszeiten projektbezogen zurechnen und mit umfangreichen Reportings auswerten zu können.

Schnelle und intuitive Erfassung von Abwesenheiten

In der Urlaubsverwaltung können verschiedene Abwesenheiten abgebildet werden, die für WWF Österreich relevant sind. Die Mitarbeiter wählen lediglich per Pull-Down-Menü die jeweilige Abwesenheit aus und lösen den digitalen Antrags-Workflow aus. Der zuständige Vorgesetzte erhält diesen Antrag automatisch übermittelt und kann diesen digital genehmigen oder ablehnen.

Reminderfunktion bei Nicht-Finalisierung der Stundenlisten

Die Mitarbeiter schließen ihre Stundenabrechnung bei WWF Österreich selbstständig ab, Vorgesetzte geben diese nur mehr per Klick frei. Sollte ein Mitarbeiter vergessen, die monatliche Stundenabrechnung abzuschließen, erhält dieser automatisch von TimeTac eine Erinnerung per E-Mail, dass die Stundenabrechnung des Vormonats noch nicht abgeschlossen ist.

Bei TimeTac können Sie sich individuelle Monitoring-Rules einrichten lassen, als Sonderkonfiguration, und sich beispielsweise an unabgeschlossene Anträge, an die Zeiterfassung oder den Abschluss der Stundenabrechnung automatisch per E-Mail erinnern lassen.

Transparenz für Mitarbeiter und HR

Übersichtliche Darstellung der Plusstunden und Urlaubssalden

In der Stundenabrechnung können Mitarbeiter jederzeit ihre Arbeits- und Abwesenheitszeiten einsehen.

Michael Mayer dazu:

„Unsere Mitarbeiter*innen schätzen besonders die Übersicht über ihre Stundenabrechnung und Urlaubsverwaltung. Sie können jederzeit ihre Plusstunden oder den aktuellen Stand der Urlaubstage selbst abrufen.”

Aktive und passive Reisezeit korrekt abbilden und berechnen lassen

Reisezeiten werden bei WWF Österreich unterschiedlich bewertet, je nachdem ob diese unter aktive oder passive Reisezeit fallen und dementsprechend in TimeTac abgebildet und bewertet. Aktive Reisezeit zählt 1:1 im Arbeitszeit-Saldo und wird nicht extra in der Stundenabrechnung ausgewiesen. Die passive Reisezeit wird in einer eigenen Spalte in der Stundenabrechnung ausgewiesen.

Überstunden - Übersichtliche Abbildung und automatisch richtige Berechnung

Bei WWF Österreich sind verschiedene Überstundenpauschalen und All-In-Regelungen im Einsatz. Diese wurden in TimeTac beim jeweiligen Mitarbeiter individuell abgebildet, sodass die Überstunden und korrekten Zuschläge des Mitarbeiters automatisch berechnet und ausgewertet werden.

In TimeTac können Sie Einstellungen zu den Mitarbeitern vornehmen, wie Arbeitszeit- und Feiertagsmodell etc. und auch die Überstundenregelung konfigurieren. Standardmäßig stehen Ihnen hierbei All-In, Überstundenpauschale oder keine Regelung und somit Kumulierung der Überstunden zur Verfügung. Diese Einstellungen können Sie selbst ganz einfach in TimeTac beim jeweiligen Mitarbeiter vornehmen. Da Überstundenregelungen aber meist sehr komplex und vielschichtig sind, klären wir mit Ihnen gemeinsam beim Konfigurationsgespräch, welche Regelung Sie konkret benötigen und ob wir diese für Sie in TimeTac abbilden können.

Evaluierung 1 Jahr TimeTac 

Im Frühjahr 2021 ist die für TimeTac hauptverantwortlich zuständige Mitarbeiterin bei WWF Österreich in Mutterschutz/Karenz gegangen. Damit das spezifische Wissen der Key-Userin an die neuen Zuständigen bestmöglich übergeben wird und auch um nach einem Jahr die Nutzung von TimeTac zu evaluieren und an die aktuellen Anforderungen in der Organisation weiter anzupassen, hat der Kunde um einen sogenannten Account-Review angefragt.

Das Account-Review ist sehr flexibel gestaltet: Der Kunde gibt TimeTac vor, was er wissen will. Das kann eine normale Benutzerverwaltungs-Schulung sein, aber auch individuelle Fragen, die im Vorfeld vom Kunden vorgegeben werden und dann in Form eines Online-Meetings mit Screensharing beantwortet und gemeinsam durchgegangen werden. Der Kunde bekommt live einen Einblick. Einfache Settings in der Datenbank werden direkt während der Schulung umgestellt, bei aufwendigeren Konfigurationen wird der Workflow gemeinsam geklärt.