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Stundennachweis

Definition: Was ist ein Stundennachweis?

Unter einem Stundennachweis, bzw. auch Stundenzettel genannt, versteht man die Dokumentation und den Nachweis der erbrachten Arbeitsstunden der Arbeitnehmenden in einem Unternehmen. Der Arbeitszeitnachweis ist für Unternehmen auf unterschiedliche Weisen möglich, beispielsweise mithilfe eines gewöhnlichen Stundenzettels auf Papier, in Excel oder mit einer Software zu Arbeitszeiterfassung. Der Stundennachweis, unabhängig der Form, übernimmt sowohl eine Beweis- als auch eine Kontrollfunktion.

Wozu dient ein Stundennachweis?

Ein Stundennachweis hilft Arbeitgebenden dabei, die Kontrolle über Arbeitsstunden und Arbeitszeiten der Arbeitnehmenden im Unternehmen zu behalten. Aus diesen Aufzeichnungen wird klar, ob die Arbeitnehmenden zu viel oder zu wenig gearbeitet haben und wie viele Überstunden bzw. Minusstunden diese bereits angesammelt haben. Diese Auswertungen nützen der Arbeitsgeberin/dem Arbeitgeber insofern etwas, zukünftige Schicht- oder Dienstpläne auf Basis der Arbeitszeiterfassung erstellt werden können, um sicherzustellen, dass jede Mitarbeiterin/jeder Mitarbeiter die vereinbarte Anzahl an Arbeitsstunden weder über-, noch unterschreitet.

Darüber hinaus muss die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber die Arbeitszeit seiner Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter gegenüber Kontrollinstanzen nachweisen können. Der Zweck liegt darin zu beweisen, dass gegen die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes nicht verstoßen wurde. Schließlich bildet eine Stundenaufzeichnung für Unternehmen die Basis für die Entgeltabrechnung.

Auch für die Arbeitnehmenden hat ein Stundennachweis Vorteile. Dieser bietet Beweismaterial, sollte es Probleme bzw. Verstöße gegen das Gesetz geben. Mithilfe eines einwandfreien Stundennachweises können Arbeitnehmende die notwendigen Schritte vollziehen, um das Problem zu belegen und zu beheben. Darüber hinaus bietet eine Stundenaufzeichnung eine Übersicht über geleisteten Stunden. Dies erleichtert die Planung von Urlaub als auch Zeitausgleich im Unternehmen.

Ist ein Stundennachweis Pflicht?

In den DACH-Ländern ist die Aufzeichnungspflicht von Arbeitszeiten und die Aufbewahrung dieser Unterlagen nach dem Arbeitszeitgesetz (AZG für Österreich, ArbZG für Deutschland, ArG für die Schweiz) Pflicht. Die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber ist in dafür verantwortlich, dass Arbeitszeit aufgezeichnet wird und Stundennachweise vorhanden sind. Diese Aufgabe kann sie/er natürlich den Beschäftigten übertragen, jedoch obliegt die Verantwortung über der Richtigkeit alleine der Arbeitgeberin/dem Arbeitgeber.

Ist man von der Zeiterfassungspflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung befreit, muss ein Arbeitgebender dennoch Entgeltunterlagen für jede Mitarbeiterin/jeden Mitarbeiter führen. Diese sind nämlich zur Versicherung der Arbeitnehmenden vorzulegen (z.B. Pensions- bzw. Rentenversicherung und Unfallversicherung). Zu den Unterlagen zählt eine schriftliche Aufzeichnung des monatlichen Arbeitsverdienstes, wie z.B. ein Stundenzettel. Auch für nicht versicherungspflichtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wie Minijobber, müssen diese Unterlagen bereitstehen.

Wie lange die Unterlagen aufbewahrt werden müssen, ist in den Ländern unterschiedlich geregelt. Die Aufbewahrungspflicht beträgt

• in Deutschland: 2 Jahre
• in Österreich: 1 Jahr
• in der Schweiz: 5 Jahre

Was gehört in den Stundennachweis?

Ein Stundennachweis, wenn er gesetzlich gefordert ist, unterliegt gewissen notwendigen Vorgaben. Diese sind im Regelfall folgende:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Lage und Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen

Als Arbeitgeberin/Arbeitgeber ist es aber sinnvoll, diese durch weitere Angaben zu ergänzen, da diese unter anderem die Verwaltung und in der Folge auch die Lohnabrechnung erleichtern. Diese sind beispielsweise

• Personalnummer
• Projektnummer
• Anschrift
• Vereinbartes Arbeitszeitmodell

Auf welche Arten kann ein Stundennachweis erstellt werden?

Ein Stundennachweis kann auf mehrere Arten erfolgen, ob analog oder digital. Ein Beispiel für die analoge Arbeitsaufzeichnung wäre der Stundenzettel, welcher meist noch handschriftlich verfasst wird. Hierbei müssen die Arbeitszeiten jedoch noch digitalisiert werden, was meist mit einem hohen zeitlichen Aufwand einhergeht. Excel-Tabellen haben den Vorteil, die Arbeitszeiten schon digital am Computer zu speichern, jedoch sind diese sehr fehleranfällig, gleich wie der traditionelle Stundenzettel. Eine andere Art, Arbeitszeiten und -stunden zu erfassen, ist eine digitale Zeiterfassung oder Zeiterfassungs-App zu nutzen. Die Dokumentation der Zeit wird durch die digitale Arbeitszeiterfassung auf viele Weisen vereinfacht.

Kostenlose Stundennachweis-Vorlage zum Download

Sollten Sie nicht auf eine professionelle, digitale Zeiterfassungsslösung wie die von TimeTac zurückgreifen wollen, können Sie eine kostenlose Stundenzettel-Vorlage als PDF hier downloaden.

Mit unserer Vorlage vereinfachen Sie die Dokumentation der Arbeitszeit. Mit dieser Vorlage zur einfachen Arbeitszeitdokumentation halten Sie die Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter via Excel fest und erfüllen auf ganz einfache Weise die gesetzliche Dokumentation der Arbeitszeit.

Und so funktioniert unsere Stundenzettel-Vorlage

Unsere Vorlage enthält für den Mitarbeitenden einen Stundenzettel, der Folgendes beinhaltet: Datum (dieses ist bereits vorgegeben), Sollstunden, Kommen, Gehen, Arbeitszeit, Pause, Urlaub, Betriebsreise, krank, Bezahlte Abwesenheiten, Unbezahlte Abwesenheiten, Überstunden und eine Spalte für Anmerkungen.

Gehen Sie wie folgt vor:

Jeder Mitarbeitende erhält ein eigenes Tabellenblatt, das nach ihm benannt wird. In der Spalte B tragen Sie die zu erbringenden Sollstunden des Beschäftigten ein. Der Mitarbeitende füllt selbst Start- und Endzeit und Pausenzeiten für jeden Tag ein. Die Summe dieser Arbeitszeit wird automatisch erstellt und ergibt die tägliche Arbeitszeit des Mitarbeitenden. Die Stunden für Urlaub, Betriebsreise oder Krankheitstage müssen auch manuell vom Mitarbeitenden eingetragen werden. Auch diese Summe, dargestellt in Spalte J “Bezahlte Abwesenheiten” wird automatisch für Sie berechnet. Die Überstunden ergeben sich ebenso automatisiert aus der Differenz von Arbeits- und Sollstunden.

Excel oder digitale Arbeitszeiterfassung?

Auf den ersten Blick wirkt für viele Unternehmen die Arbeitszeiterfassung in Excel als ausreichend und vor allem kostengünstiger. Man spart sich die Anschaffung einer digitalen Zeiterfassungslösung, denn wohl jedes Unternehmen hat bereits Excel in Verwendung. Aber bei genauerer Betrachtung birgt die Erfassung und Verwaltung via Excel viele Nachteile und man spart weder Aufwand noch Kosten.

Die Nachteile einer Arbeitszeiterfassung mit Excel

• Manueller Administrationsaufwand
• Mehrkosten für Verwaltung und Personal
• Erschwerte Kontrolle und Durchführung flexibler Arbeitszeiten

Die Vorteile einer Software zur Arbeitszeiterfassung

• Genaue, korrekte und unmittelbare Arbeitszeiterfassung
• Flexible Zeitdokumentation passend zur Arbeitssituation: Mit PC/Mac, Smartphone, Tablet und Terminal
• Automatische Stundenabrechnung und Auswertungen
• Aktuelle Kennzahlen zur Planung und Unternehmenssteuerung
• Überprüfung gesetzlicher, betrieblicher und sonstiger Vorgaben
• Unterstützt frei definierbare Arbeitszeitmodelle
• Direkte Datenübernahme in bestehende Systeme wie Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Reduziert Personalaufwand und Kosten in der Administration
• Ermöglicht eine Zeiterfassung nach Tätigkeiten, Projekten, Kunden
• Orts- und zeitunabhängige Erfassung und Verwaltung
• Live-Statusübersicht über laufende Aufgaben und Abwesenheitszeiten

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Quellen:

• https://www.personal-wissen.de/arbeitszeiterfassung-zeiterfassung/wichtige-begriffe-und-definitionen-in-der-arbeitszeiterfassung/
• https://www.bmas.de/DE/Themen/Arbeitsrecht/Mindestlohn/dokumentationspflicht.html