Historia de éxito TimeTac

El Desafío

Digitalización del control horario y de la gestión de vacaciones

Cuando Sarah Aichinger se unió a la empresa en 2019, todavía se utilizaba un sistema de registro horario en la entrada para realizar el seguimiento de las horas de trabajo. Los datos registrados tenían que ser procesados por un empleado y transferidos manualmente a Excel. Además, las solicitudes de vacaciones se realizaban en papel. Esta forma de registro de horas en Excel y papel les resultaba incómoda, lenta e ineficaz. Sarah Aichinger consideró que estos métodos ya no estaban actualizados y necesitaban ser mejorados.

Sarah Aichinger: "En aquel momento, mi objetivo era digitalizar todo el departamento de Recursos Humanos, lo que incluía el seguimiento de tiempos y la gestión de vacaciones. Buscaba una solución digital que permitiera reducir al mínimo el esfuerzo de todos los participantes en este proceso."

Desde el principio, quedó claro que la solución debía reducir el esfuerzo del área de Recursos Humanos mediante la digitalización de todos los pasos del proceso. Dado que los empleados de Segafredo Austria están ubicados en diferentes lugares de Austria y una parte del personal viaja con frecuencia, era importante contar con una solución que ofreciera una visión general independiente de la ubicación de cada trabajador. Además, se requería que los responsables tuvieran más responsabilidades para facilitar el control y la gestión de los empleados.

La solución

Un sistema de control horario y gestión de vacaciones que puede utilizarse independientemente de la ubicación

Digitalización

Junto con su responsable de TI, Sarah Aichinger empezó a buscar una solución que se adaptase a sus necesidades. En un primer paso, el cliente se interesó por las funciones básicas del seguimiento de tiempos y la gestión de permisos digitales de los empleados y por la posibilidad de seguir y gestionar todos los datos con una sola aplicación.

Más flexibilidad - independientemente del tiempo y la ubicación

Dado que los empleados de Segafredo Austria trabajan en diferentes áreas - desde la administración y la producción hasta la fuerza de ventas - la empresa necesitaba la máxima flexibilidad en el seguimiento del tiempo y la accesibilidad del Seguimiento del Tiempo de Trabajo y la Gestión de Vacasiones.

TimeTac está basado en la web y se puede utilizar en múltiples dispositivos e independientemente de la ubicación y el tiempo. Por ejemplo, los gestores y los representantes de ventas utilizan la aplicación de seguimiento de tiempos TimeTac en sus teléfonos móviles y tabletas de la empresa. En administración y producción se utilizan dos relojes de fichar TimeTac Evo Básico. A los empleados les gusta realizar el seguimiento o gestionar el tiempo de trabajo, los días de vacaciones y otras ausencias en sus ordenadores a través del navegador web en la oficina doméstica.

Sarah Aichinger: "Para mí era muy importante que la herramienta fuera especialmente fácil de usar para mis colegas y también para mí como usuario clave, y que simplemente no estuviéramos atados a una ubicación específica con TimeTac".

Transparencia para la gestión y los empleados

Los gerentes que viajan con frecuencia aprecian especialmente la visión independiente de la ubicación y los informes claros proporcionados por TimeTac. Tanto los empleados como los directivos valoran la transparencia en cuanto a sus horas trabajadas y derechos de vacaciones, lo que les permite evitar cualquier tipo de duda. La práctica visión general del estado en TimeTac también proporciona a todos los gerentes una visión rápida de qué empleados están actualmente presentes, en descanso o ausentes.

Horarios de trabajo flexibles

Con TimeTac fue posible introducir el horario flexible en la empresa. Los horarios centrales se definieron en TimeTac y se comprueban automáticamente. Si los empleados trabajan más allá del horario acordado, reciben complementos en función del tiempo. El crédito de tiempo se contabiliza directamente en horas y se incluye en el saldo de tiempo de trabajo del empleado. Esto significa que las compensaciones de horas se calculan autromáticamente. El saldo de tiempo de trabajo y las compensaciones horarias del empleado pueden evaluarse y visualizarse en solo unos clics.

Cumplimiento y verificación de la normativa

El cumplimiento de las pausas y las horas de trabajo diarias se define en TimeTac y el software lo comprueba automáticamente. Los empleados reciben una alerta por correo electrónico o en TimeTac entre 15 y 30 minutos antes de alcanzar las diez horas de trabajo diarias y se les recuerda que deben dejar de trabajar.

El cliente ha decidido una deducción por pausa de 30 minutos a partir de las seis horas de trabajo. Por defecto, la deducción automática de pausas sólo se aplica a las marcas de hora registradas en directo y hasta el día anterior. Si hay solicitudes de marca de hora abiertas o las marcas de hora han sido modificadas o registradas de forma manual en el sistema retrospectivamente, la deducción automática por pausa también se aplicará una semana antes.

Los empleados deben cumplimentar el informe de control horario antes del día 5 del mes. Los responsables recibirán un aviso por correo electrónico y en la cuenta TimeTac si el informe de control horario de los empleados aún no se ha completado.

Gestión de ausencias

La gestión de los días de vacaciones y otras ausencias de Segafredo Zanetti Austria se ha hecho más accesible para todos los empleados, especialmente para el personal de ventas. Los representantes de ventas trabajan en siete zonas operativas diferentes en toda Austria. Anteriormente, los días de vacaciones y otras ausencias se solicitaban o aprobaban manualmente en papel al jefe de ventas de la zona correspondiente, lo que no resultaba práctico.

Con la gestión de vacaciones en línea de TimeTac, todos los empleados tienen una buena visión general de su derecho a vacaciones. Todas las solicitudes de ausencias como días de vacaciones, oficina en casa o viajes de negocios se envían en línea y son procesadas por el supervisor inmediato. Los distintos tipos de ausencias, como visitas al médico, formación continua, etc., pueden seleccionarse de forma flexible en TimeTac y, de este modo, realizarse un seguimiento correcto. Gracias al flujo de trabajo de aprobación, los responsables de las solicitudes de ausencia reciben la solicitud en TimeTac y por correo electrónico y pueden aprobarla rápidamente con un solo clic. De este modo, los empleados reciben rápidamente información sobre sus solicitudes de ausencia.

Los responsables pueden consultar rápidamente el saldo de vacaciones de los empleados y ver de un vistazo a cuáles les quedan días de vacaciones por utilizar antes de fin de año.