Historia de éxito TimeTac
Nos convenció la combinación de
funcionalidad, manejo intuitivo, servicio competente y rentabilidad
Michael Mayer
Responsable de Recursos Humanos
"Tras un profundo estudio de mercado y exhaustivas pruebas con otros proveedores, nosotros, una ONG de casi 100 miembros, encontramos en TimeTac una solución que nos ofrecía la mejor combinación de funcionalidad, manejo intuitivo, competencia, servicio local y costes."
Sobre la empresa
El WWF (Fondo Mundial para la Naturaleza) es una de las organizaciones de conservación de la naturaleza más grandes y destacadas del mundo. WWF está formada por 59 unidades nacionales, oficinas de programas y organizaciones internacionales asociadas. WWF Austria es una unidad nacional de WWF cuyo objetivo es promover la conservación de la naturaleza austriaca e internacional.
Datos clave
Industria
ONG
Empleados
100
Ubicación
Austria
Análisis de las necesidades
- Reducción del consumo de papel
- Menos carga de trabajo para RH y a para los empleados
- Dejar de preocuparse por el almacenamiento de múltiples datos, zonas sin contraseña y copias impresas
- Asignación y evaluación correctas de las horas extraordinarias, el tiempo de viaje y el tiempo dedicado a proyectos
Objetivos
- Uniformización del seguimiento de tiempos y gestión de vacaciones de los empleados
- Reducción la carga de trabajo y ahorro del tiempo a RH y a los empleados
- Optimizar la protección y la seguridad de los datos
- Obtener evaluaciones rápidas y claras
El Desafío
Ahorrar tiempo y papel - Fortalecer la protección de datos
Nuestro cliente, WWF Austria, estaba muy interesado en digitalizar el registro de las horas de trabajo y la administración de las vacaciones y reunirlos en una solución global y uniforme. Por un lado, para reducir el consumo de papel y, por otro, para ahorrar el valioso tiempo que la empresa dedica al seguimiento de tiempos y a la administración de vacaciones. Además, en este contexto debían suprimirse el almacenamiento múltiple de archivos Excel, las zonas sin contraseña y el archivo de copias impresas, reforzando así la protección de los datos personales.
Tras un minucioso estudio de mercado y extensas pruebas, TimeTac resultó ser el socio ideal para WWF Austria.
Michael Mayer: "Nos convenció la mezcla de funcionalidad, manejo intuitivo, servicio competente y local y coste que ofrece TimeTac".
La solución
Ahorra tiempo a la mano de obra y a RH
Implementación profesional y lanzamiento en Mayo de 2020
Con el fin de representar los requisitos de forma correcta, como el tiempo de viaje activo/pasivo, la deducción de las pausas, las normativas sobre bonificaciones, el flujo de trabajo de aplicación de las ausencias, WWF Austria optó por hacer uso del servicio Onboarding al implantar TimeTac. En Mayo de 2020, TimeTac se puso en funcionamiento con éxito.
En el servicio de incorporación, los clientes reciben asistencia y soporte activo paso a paso durante la implantación de TimeTac, desde la configuración hasta la puesta en marcha con éxito. Un experto de TimeTac presenta TimeTac a la empresa de forma estructurada, los clientes ahorran trabajo y tiempo y hacen el mejor uso posible de las funciones de TimeTac para sus necesidades.
Introducción rápida de las horas de trabajo
Todos los empleados de WWF Austria registran su tiempo de trabajo con TimeTac a través del navegador web y de la aplicación móvil. El registro del tiempo se realiza principalmente a posteriori en la vista de calendario, y los empleados contabilizan sus horas de trabajo en 15 tareas diferentes. Las pausas se introducen automáticamente mediante la deducción automática de pausas y se tienen en cuenta correctamente en la contabilidad horaria.
Una parte del personal, utiliza también la Seguimiento de Proyectos de TimeTac, para poder asignar horas de trabajo a proyectos específicos y evaluarlas a través de informes completos generados por el sistema.
Seguimiento de ausencias rápido e intuitivo
En la administración de vacaciones se pueden asignar varias ausencias relevantes para WWF Austria. Los empleados solo tienen que seleccionar la ausencia pertinente mediante un menú desplegable y activar el flujo de trabajo de solicitud digital. El supervisor responsable recibe esta solicitud de manera automática y puede aprobarla o rechazarla digitalmente.
Con TimeTac, puede establecer reglas de seguimiento personalizadas y recibir recordatorios automáticos por correo electrónico sobre informaciones de las que desees ser notificado.
Transparencia para los empleados y RH
Visualización clara de las horas planificadas y los saldos de vacaciones
En el tablón de horas del software o de la App, los empleados pueden ver sus tiempos de trabajo y ausencia en cualquier momento.
Michael Mayer comenta:
"Nuestros empleados* aprecian especialmente la visión general de la contabilidad de sus horas y la gestión de sus vacaciones. Ellos mismos pueden consultar sus horas acumuladas o el estado actual de sus días de vacaciones en cualquier momento."
Monitorizar y calcular el tiempo de viaje activo y pasivo de forma correcta
En WWF Austria, el tiempo de viaje se valora de forma diferente dependiendo de si entra dentro del tiempo de viaje activo o pasivo y se mapea y valora en consecuencia en TimeTac. El tiempo de desplazamiento activo se contabiliza 1:1 en el balance del tiempo de trabajo y no se muestra por separado en el extracto horario. El tiempo de desplazamiento pasivo se muestra en una columna separada en el extracto horario.
Horas extraordinarias - Ilustración clara y cálculo correcto automático
En WWF Austria se utilizan varios modelos de horas extraordinarias y reglas "All-in". Éstas se asignan de forma individual en TimeTac para cada empleado, de modo que las horas extra del empleado y las gratificaciones correctas se calculan y evalúan automáticamente.
En TimeTac puedes realizar ajustes para los empleados, como el tiempo de trabajo y el modelo de vacaciones, etc., y también configurar la normativa sobre horas extra. Por defecto, puede elegir entre todo incluido, tarifa plana de horas extras o ninguna regulación y, por tanto, acumulación de horas extras. Puedes realizar fácilmente estos ajustes en TimeTac para el empleado correspondiente. Sin embargo, dado que las regulaciones de las horas extras suelen ser muy complejas y de varios niveles, aclararemos con usted durante la reunión de configuración qué regulación necesita específicamente y si podemos asignarla para usted en TimeTac.
Evaluación después de 1 año en TimeTac, Marzo 2021
En primavera de 2021, la empleada responsable principal en WWF Austria se fue de baja por maternidad/permiso parental. Con el fin de transferir los conocimientos específicos del usuario clave a la nueva persona responsable de la mejor manera posible y también para evaluar el uso de TimeTac después de un año y seguir adaptándolo a los requisitos actuales en la organización, el cliente solicitó una denominada revisión de cuenta.
"En general, quedamos muy satisfechos con la revisión de la cuenta. Pero nos hemos fijado el objetivo de que nos gustaría obtener evaluaciones aún más detalladas en términos de tiempo de proyecto. Para ello, sin embargo, aún tenemos que esperar a la actualización del software en otoño de 2021, en la que, entre otras cosas, se ampliarán las funciones de elaboración de informes. Ya lo estamos deseando", dice Michael Mayer.
La revisión de cuentas está diseñada para ser muy flexible: El cliente le dice a TimeTac lo que quiere saber. Puede tratarse de una formación normal de administración de usuarios, pero también de preguntas individuales que el cliente especifica de antemano y que luego se responden y repasan juntos en forma de reunión en línea con pantalla compartida. El cliente obtiene una visión en directo. Las configuraciones sencillas de la base de datos se modifican en directo durante la formación, para las configuraciones más complejas se aclara conjuntamente el flujo de trabajo.
El resultado
Michael Mayer sobre los objetivos logrados con TimeTac:
"Gracias a TimeTac, hemos logrado con éxito la mayoría de nuestros objetivos. En particular, hemos reducido significativamente nuestro consumo de papel en el seguimiento de tiempos y gestión de vacaciones. Los empleados ahorran tiempo gracias al seguimiento intuitivo de tiempos y gestión de vacaciones, y tienen transparencia sobre sus horas de trabajo y saldos de vacaciones, lo que ha sido muy apreciado. Además, hemos reducido significativamente nuestra carga administrativa en el equipo de recursos humanos. Las funciones de elaboración de informes nos permiten analizar rápidamente los datos de tiempo, lo que nos ha ayudado a trabajar de manera más eficiente. Sin embargo, nos gustaría ver aún más flexibilidad en las alertas por exceso de tiempo y límites internos para lograr una mayor eficiencia en el futuro."
Otras historias de éxito
Sarah Aichinger
Segafredo
"Antes de hacer un pedido, los proveedores hacen muchas promesas: gran soporte, incorporación sin problemas, total transparencia de costes y simplicidad. Pero con TimeTac, todo eso es realmente así. Estuvimos en línea súper rápido y sin complicaciones. ¡El soporte es realmente excelente! Seguimiento de tiempos y gestión de vacaciones - más fácil que nunca."
Florian Bolka
Greenpeace
"Con la ayuda de TimeTac, por fin pudimos dejar atrás el papeleo y el poco práctico seguimiento del tiempo mediante Excel. Toda la organización aprecia la transparencia en el seguimiento diario del tiempo y la gestión de las bajas".
Viola Wolfisberg
Bel Suisse SA
"Toda la empresa se beneficia de la transparencia y sencillez que nos ofrece TimeTac. Nuestro esfuerzo de administración ha disminuido significativamente desde que implementamos TimeTac!"
Prueba gratuita
Completa este formulario y obtén una cuenta de prueba.
- 30 días de prueba, sin compromiso
- Puedes conservar los datos que ingreses en la cuenta de prueba
- No necesitas proporcionar tus datos bancarios para iniciar el periodo de prueba
- Sin preocupaciones: tu cuenta de prueba se desactivará automáticamente pasados los 30 días.
- Protección de datos: tus datos no serán revelados a terceros.
